Les outils numériques du bailleur

La gestion d'une location passe désormais en grande partie par des outils numériques. La déclaration des revenus, la déclaration d'occupation des logements, le dossier du candidat, la signature du bail, l'envoi d'un courrier recommandé ou la conservation des factures peuvent tous se faire en ligne. Ces outils font gagner du temps, à condition d'en connaître la valeur juridique et les risques.

Le chapitre 143 présente les démarches en ligne de l'État, la signature électronique, la lettre recommandée électronique, la conservation numérique et la protection des données. Ce chapitre-ci les complète par une approche pratique. Il recense les services publics utiles à chaque étape, détaille le choix d'un niveau de signature et d'un prestataire, décrit le coffre-fort numérique, propose une méthode pour choisir un logiciel de gestion et précise les obligations du bailleur en matière de sécurité et de données personnelles. Il ne recommande aucun prestataire.

Les services publics en ligne, étape par étape

L'identification

La plupart des services publics en ligne s'ouvrent avec un identifiant propre au service ou par FranceConnect, dispositif de l'État qui permet de se connecter à de nombreux sites publics avec un compte déjà existant, comme celui de l'espace particulier des impôts. Une seule identification sécurisée évite de multiplier les mots de passe, mais elle rend ce compte d'autant plus précieux. Protégez-le par un mot de passe robuste qui n'est utilisé nulle part ailleurs.

Les services utiles selon l'étape

Ces services évoluent régulièrement. Leur adresse se trouve à partir de service-public.gouv.fr ou du site de l'administration concernée, jamais à partir d'un lien reçu par courriel ou par message.

Les démarches d'urbanisme en ligne

Le dépôt d'une demande de permis de construire ou d'une déclaration préalable peut se faire de façon dématérialisée selon les modalités prévues par la commune, notamment par le service d'assistance en ligne aux demandes d'autorisation d'urbanisme. Une personne morale, comme une société civile immobilière (SCI), qui dépose dans une commune de plus de 3 500 habitants doit utiliser la voie électronique (chapitre 68). Le dépôt en ligne donne un accusé de réception daté, utile pour le calcul des délais d'instruction.

Les démarches fiscales en ligne

L'espace particulier réunit la déclaration de revenus et ses annexes, les avis d'impôt et la messagerie sécurisée. L'espace professionnel sert aux déclarations de résultats d'une SCI ou d'un loueur en meublé au régime réel et au paiement de la cotisation foncière des entreprises (CFE). Le service « Gérer mes biens immobiliers » sert à la déclaration d'occupation de chaque logement. Leur fonctionnement est présenté aux chapitres 126 et 143.

La signature électronique en pratique

Les trois niveaux

Le règlement européen n° 910/2014 du 23 juillet 2014, dit eIDAS, distingue trois niveaux de signature électronique. Tous peuvent être valables en droit français, la signature électronique ayant la même valeur que la signature manuscrite dès lors qu'elle identifie son auteur et garantit l'intégrité de l'acte (articles 1366 et 1367 du Code civil). Seule la signature qualifiée bénéficie d'une présomption de fiabilité, en application du décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017.

Le niveau adapté à chaque document

Pour un bail d'habitation, un état des lieux ou un avenant, une signature simple ou avancée est d'usage courant, à condition que le prestataire conserve un dossier de preuve complet. Ce dossier comprend l'identité déclarée des signataires, les moyens d'authentification utilisés, l'horodatage de chaque étape et l'empreinte du document signé. Plus l'enjeu d'un acte est important, plus un niveau élevé de signature réduit le risque d'une contestation.

L'acte de cautionnement mérite une attention particulière. La caution doit exprimer son engagement dans les formes prévues par le Code civil, notamment par une mention qu'elle appose elle-même (chapitre 100). L'outil de signature doit permettre à la caution de saisir cette mention et l'associer de façon fiable à sa signature.

Ce qu'il faut vérifier chez un prestataire

• Le niveau de signature proposé et, pour une signature qualifiée, l'inscription du prestataire sur la liste de confiance des prestataires qualifiés.
• Le contenu du dossier de preuve et sa durée de conservation par le prestataire.
• La possibilité de télécharger le document signé avec son certificat ou son fichier de preuve.
• Le lieu d'hébergement des documents et des données des signataires.
• Le coût par signature ou par abonnement.

La lettre recommandée électronique

Les conditions de validité

La lettre recommandée électronique a la même valeur juridique qu'une lettre recommandée sur papier si elle est acheminée par un prestataire de services de confiance qualifié. Un destinataire particulier, comme un locataire, doit avoir donné son accord préalable pour la recevoir sous cette forme. Il est informé par courriel et dispose de quinze jours, à compter du lendemain de cette information, pour l'accepter ou la refuser. Un refus ou une absence de réaction n'empêche pas la lettre d'être considérée comme notifiée. L'expéditeur reçoit une preuve de dépôt qu'il doit conserver au moins un an (service-public.gouv.fr).

La mise en œuvre

La liste des prestataires qualifiés est publiée par l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI), sur son site cyber.gouv.fr, à la rubrique consacrée au service d'envoi recommandé électronique. Vérifiez qu'un prestataire y figure avant de l'utiliser pour un courrier qui doit produire un effet juridique.

Recueillez l'accord du locataire par écrit, par exemple dans une clause du bail ou un document distinct, en indiquant l'adresse électronique à laquelle il accepte de recevoir les lettres recommandées. Demandez-lui de vous signaler tout changement d'adresse. Sans accord préalable, utilisez la lettre recommandée sur papier, l'acte de commissaire de justice ou la remise en main propre contre récépissé, selon ce que prévoit le texte applicable à l'acte (chapitre 143).

Le coffre-fort numérique

La définition légale

L'article L103 du Code des postes et des communications électroniques définit le service de coffre-fort numérique. Ce service doit permettre de recevoir, conserver, effacer et transmettre des fichiers électroniques en garantissant leur intégrité et leur provenance. Il tient un journal des opérations effectuées, identifie l'utilisateur à chaque connexion et réserve l'accès aux données à l'utilisateur et aux tiers qu'il autorise. L'utilisateur doit pouvoir récupérer ses documents dans un format ouvert et facilement réutilisable.

Le service peut faire l'objet d'une certification, selon un cahier des charges proposé par l'ANSSI. Ses modalités de mise en œuvre sont précisées par un décret. Tous les espaces de stockage en ligne ne sont donc pas des coffres-forts numériques au sens de la loi. Un service de stockage ordinaire ne garantit pas nécessairement l'intégrité des fichiers, le journal des opérations ni la récupération dans un format ouvert.

L'usage pour le bailleur

Un coffre-fort numérique convient aux documents dont il faut pouvoir démontrer qu'ils n'ont pas été modifiés, comme les baux signés électroniquement, les états des lieux, les dossiers de preuve de signature, les preuves de dépôt des lettres recommandées électroniques et les factures reçues sous forme électronique. Il ne remplace pas la conservation des originaux papier des actes importants, comme l'acte d'achat ou un bail signé sur papier (chapitres 143 et 147).

L'organisation des dossiers

Reprenez dans l'outil numérique le classement présenté au chapitre 147, avec un dossier par logement et un dossier fiscal par année. Une règle unique de nommage des fichiers, par exemple le logement, la date et la nature du document, permet de retrouver une pièce en quelques secondes et de la transmettre à un expert-comptable ou à l'administration.

Choisir un logiciel de gestion locative

Les catégories d'outils

Beaucoup de bailleurs combinent plusieurs outils. L'essentiel est que les données circulent sans ressaisie et qu'elles restent récupérables si vous changez d'outil.

Avant de vous engager, testez l'outil sur un seul logement pendant une période d'essai. Saisissez un bail réel, une révision de loyer et une régularisation de charges, puis exportez les données obtenues. Ce test montre en peu de temps si l'outil correspond à votre façon de travailler et si vous pourrez en sortir sans perte.

Les critères de choix

1. Le périmètre fonctionnel. Vérifiez que l'outil couvre votre mode de location, nu, meublé, saisonnier ou colocation, ainsi que votre régime fiscal et votre structure de détention.
2. La conformité des documents. Les baux doivent reprendre le contrat type prévu par la réglementation pour la location vide ou meublée de résidence principale, avec les annexes obligatoires (chapitre 102).
3. La mise à jour. Les indices de révision, les plafonds fiscaux et les formulaires changent chaque année. Vérifiez la date des dernières mises à jour.
4. L'export des données. Vous devez pouvoir récupérer vos données et vos documents dans des formats courants, comme un tableur et des fichiers PDF, à tout moment et à la résiliation.
5. L'hébergement. Le pays où sont hébergées les données et les garanties prévues en cas de transfert hors de l'Union européenne doivent figurer dans les conditions du service.
6. La sécurité. L'authentification à deux facteurs, le chiffrement des échanges et des données stockées ainsi que les sauvegardes doivent être décrits.
7. Le contrat de sous-traitance. Lorsque l'outil traite les données de vos locataires pour votre compte, ses conditions doivent comporter les clauses prévues par le règlement général sur la protection des données (RGPD).
8. Le coût total. Comparez l'abonnement, le coût par lot, les options payantes et les frais de résiliation.
9. La continuité. Renseignez-vous sur ce que deviennent vos données si l'éditeur cesse son activité.

La sécurité informatique du bailleur

Les menaces les plus fréquentes

Le bailleur manipule des données qui intéressent les fraudeurs, comme les pièces d'identité, les bulletins de salaire et les avis d'imposition de ses candidats, ainsi que ses propres coordonnées bancaires. Plusieurs fraudes le visent directement.

• L'hameçonnage, par un courriel ou un message qui imite un service public, une banque ou un logiciel pour obtenir un mot de passe.
• La fraude au changement de coordonnées bancaires, par un faux message du bailleur demandant au locataire de payer sur un nouveau compte, ou d'un faux artisan demandant au bailleur de régler une facture sur un autre compte.
• L'usurpation d'identité, par la réutilisation des pièces d'un dossier de candidature volé pour louer un autre logement ou ouvrir un compte.
• Le faux dossier de candidature, traité au chapitre 100.
• Le piratage d'une messagerie, qui donne accès à l'ensemble des échanges et des pièces jointes.

Les mesures de base

1. Un mot de passe différent par service, long et conservé dans un gestionnaire de mots de passe.
2. L'authentification à deux facteurs sur la messagerie, la banque, l'espace fiscal et le logiciel de gestion.
3. Des mises à jour régulières du téléphone, de l'ordinateur et des applications.
4. Des sauvegardes sur un support distinct, dont vous vérifiez de temps en temps qu'elles se restaurent.
5. Un contrôle par un autre canal de toute demande de changement de coordonnées bancaires, en rappelant l'interlocuteur à un numéro que vous connaissez déjà.
6. Aucune pièce sensible dans la boîte de courriels, les dossiers des candidats étant rangés dans un espace protégé puis supprimés à l'issue du délai de conservation.

Le dispositif public cybermalveillance.gouv.fr informe les particuliers et les entreprises sur ces risques et les oriente vers des prestataires en cas d'incident.

Le RGPD appliqué au bailleur

Le bailleur responsable de traitement

Le bailleur qui collecte des données sur ses candidats, ses locataires et leurs cautions détermine pourquoi et comment ces données sont utilisées. Il est à ce titre responsable du traitement au sens du RGPD. Il ne collecte que les pièces autorisées par le décret de 2015 (chapitre 100), ne les utilise que pour la sélection et la gestion de la location et les conserve pendant une durée limitée (chapitre 143).

L'information des personnes

Le RGPD impose d'informer les personnes, au moment de la collecte, de l'identité du responsable, de la finalité du traitement, des destinataires des données, de la durée de conservation et de leurs droits (article 13). Une courte notice remise avec la liste des pièces demandées aux candidats, puis une clause du bail ou un document annexe pour le locataire, remplissent cette obligation.

Les droits des personnes

Les candidats et locataires disposent notamment d'un droit d'accès à leurs données, d'un droit de rectification et, dans certaines conditions, d'un droit à l'effacement (articles 15 à 17). Une demande se traite en principe dans le délai d'un mois. Le droit à l'effacement ne joue pas pour les données que le bailleur doit conserver pour respecter une obligation légale ou pour se défendre en justice, par exemple pendant le délai de prescription des actions nées du bail.

Les sous-traitants

Le prestataire qui traite les données pour le compte du bailleur, comme un logiciel de gestion, un service de signature ou un coffre-fort numérique, est un sous-traitant. L'article 28 du RGPD impose un contrat qui fixe l'objet du traitement, sa durée, les mesures de sécurité et le sort des données à la fin du service. Les conditions générales des prestataires sérieux comportent en général un accord de traitement des données qui reprend ces clauses.

La violation de données

La perte d'un ordinateur contenant des dossiers de candidats, le piratage d'une messagerie ou l'envoi d'un dossier au mauvais destinataire constituent des violations de données. Lorsqu'elle présente un risque pour les personnes, la violation doit être notifiée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) dans les soixante-douze heures après en avoir pris connaissance (article 33). Les personnes concernées doivent aussi être informées lorsque le risque est élevé (article 34).

Les repères de durée

Le référentiel de la CNIL relatif à la gestion locative, publié en 2021, vise les bailleurs qui louent à titre professionnel, mais ses durées servent de repères pour tous. Les dossiers des candidats non retenus peuvent être conservés trois mois. Les données du locataire sont conservées pendant le bail puis archivées pendant le délai de prescription applicable (chapitre 143).

La facturation électronique

La généralisation de la facturation électronique entre entreprises a été fixée par l'article 91 de la loi de finances pour 2024. Elle commence le 1er septembre 2026, d'abord pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, puis s'étend aux petites et moyennes entreprises et aux micro-entreprises à compter du 1er septembre 2027. De nouvelles mentions deviennent obligatoires sur les factures, comme le numéro SIREN du client lorsqu'il s'agit d'une entreprise (entreprendre.service-public.gouv.fr).

La réforme concerne d'abord les échanges entre entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). La situation d'un loueur en meublé, d'une SCI ou d'un bailleur de locaux professionnels dépend de son statut au regard de la TVA et de ses opérations. Interrogez votre service des impôts des entreprises ou votre expert-comptable pour savoir si vous devez recevoir ou émettre des factures électroniques et à quelle date. Les factures que vous recevez de vos artisans pourront en tout état de cause arriver sous forme électronique. Conservez-les sous cette forme.

Les erreurs fréquentes

1. Envoyer un congé par simple courriel ou par un service non qualifié, puis perdre le bénéfice de la date prévue (chapitre 115).
2. Utiliser une lettre recommandée électronique sans l'accord préalable du locataire.
3. Imprimer un bail signé électroniquement et supprimer le fichier original et son dossier de preuve.
4. Garder les dossiers des candidats dans la boîte de courriels, sans délai de suppression.
5. Choisir un logiciel sans vérifier la possibilité d'exporter ses données ni le lieu de leur hébergement.
6. Payer une facture ou accepter un changement de compte bancaire sur la foi d'un seul courriel.
7. Se connecter à un service public à partir d'un lien reçu par message plutôt qu'en saisissant l'adresse officielle.
8. Considérer qu'un logiciel est responsable du contenu d'un bail ou d'une déclaration fiscale.

Liste de contrôle

• Vos comptes de messagerie, de banque, d'espace fiscal et de logiciel de gestion sont protégés par un mot de passe unique et l'authentification à deux facteurs.
• Les services publics utiles à votre situation sont identifiés et leurs adresses officielles enregistrées.
• Le niveau de signature électronique est choisi selon l'enjeu de chaque acte et le dossier de preuve est conservé.
• L'accord écrit du locataire pour recevoir des lettres recommandées électroniques est recueilli, avec son adresse électronique.
• Le prestataire de lettre recommandée électronique figure sur la liste des prestataires qualifiés publiée par l'ANSSI.
• Les originaux électroniques sont conservés dans un espace sécurisé et les originaux papier des actes importants sont gardés.
• Le logiciel de gestion permet l'export de vos données et indique leur lieu d'hébergement.
• Les conditions de chaque prestataire comportent les clauses de sous-traitance prévues par le RGPD.
• Les candidats et locataires reçoivent une information sur l'usage de leurs données.
• Les dossiers des candidats non retenus sont supprimés à l'issue du délai de conservation.
• Toute demande de changement de coordonnées bancaires est vérifiée par un autre canal.
• Votre situation au regard de la facturation électronique a été vérifiée auprès de votre service des impôts ou de votre expert-comptable.