La plupart des bailleurs particuliers gèrent eux-mêmes leurs logements. D'autres confient tout ou partie de la gestion à un professionnel, par manque de temps, par éloignement ou pour un patrimoine qui grandit. Ce chapitre aide à choisir entre ces options, décrit le cadre légal de la délégation, puis présente les démarches en ligne de l'État, la signature électronique, la conservation numérique des documents et la protection des données des locataires.
Gérer seul
Ce que la gestion autonome demande
Gérer seul consiste à assurer toutes les tâches d'un bailleur, que le guide décrit dans l'ordre de la vie d'une location. Il s'agit de sélectionner le locataire (chapitre 9), de rédiger le bail et l'état des lieux (chapitre 10), d'encaisser et réviser les loyers, de régulariser les charges et de faire les réparations (chapitre 13), de traiter les impayés (chapitre 17), la fin du bail (chapitre 18) ainsi que les déclarations fiscales (chapitres 21, 22 et 26).
Le temps et les compétences
Pour un logement loué à un locataire stable, la gestion courante demande peu de temps en dehors de la relocation et de la déclaration annuelle. Le temps se concentre sur la relocation, les sinistres ou travaux et les impayés. La compétence utile est surtout juridique et fiscale, car la plupart des litiges naissent d'un bail mal rédigé, d'un état des lieux incomplet ou d'un délai oublié. La disponibilité compte aussi en cas d'urgence.
L'économie réalisée
L'exemple qui suit est une illustration, avec des honoraires choisis comme hypothèse. Les honoraires de gestion sont libres et se négocient. Pour un logement loué 650 € par mois charges comprises, soit 7 800 € par an, un mandat de gestion facturé 7 % toutes taxes comprises des sommes encaissées coûte 546 € par an. Au régime réel, ces honoraires sont déductibles des revenus fonciers (chapitre 21). Pour un bailleur dont le taux marginal d'imposition est de 30 % et qui supporte 17,2 % de prélèvements sociaux, le coût net après impôt est d'environ 288 € par an. Les frais de mise en location, payés à chaque changement de locataire, s'y ajoutent.
Confier un mandat de gestion
Qui peut gérer pour vous
Seul un professionnel titulaire d'une carte professionnelle portant la mention « gestion immobilière » peut, contre rémunération, gérer habituellement le bien d'autrui (loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet). Selon l'Agence nationale pour l'information sur le logement (ANIL), il peut s'agir d'un administrateur de biens titulaire de cette carte, d'un agent immobilier titulaire des cartes « gestion » et « transaction » ou d'un géomètre-expert autorisé à exercer cette activité (anil.org).
La carte est délivrée par le président de la chambre de commerce et d'industrie (CCI) pour trois ans. Elle suppose une aptitude professionnelle, une assurance de responsabilité civile professionnelle et une garantie financière couvrant les fonds détenus pour le compte des clients (legifrance.gouv.fr). Cette garantie est d'au moins 110 000 € par activité, ou de 30 000 € pendant les deux premières années d'activité (entreprendre.service-public.gouv.fr). Exercer sans carte est puni de six mois d'emprisonnement et de 7 500 € d'amende.
Les vérifications avant de signer
Avant de confier vos clés et vos loyers, contrôlez les points suivants.
- Le numéro de carte professionnelle, la mention « gestion immobilière » et la CCI qui l'a délivrée, affichés en agence et sur les documents.
- Le nom et l'adresse du garant financier ainsi que le montant de la garantie.
- L'assureur de responsabilité civile professionnelle.
- L'étendue précise des missions incluses dans les honoraires et la liste des prestations facturées en plus.
- La fréquence des reversements de loyers et des comptes rendus de gestion.
- La durée du mandat, sa reconduction et les conditions de résiliation.
- Le pouvoir donné ou non d'engager des travaux, avec un plafond au-delà duquel votre accord est requis.
Le contenu du mandat
Le mandat de gestion est un contrat écrit qui précise l'étendue des pouvoirs du mandataire et le montant de sa rémunération. Il peut couvrir tout ou partie de la gestion courante, notamment les réparations à la charge du bailleur, l'encaissement des loyers et charges, les relances en cas d'impayé et la remise des quittances. Depuis la loi pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (ALUR) du 24 mars 2014, le gestionnaire peut aussi rechercher un locataire lorsque cette activité est accessoire au mandat de gestion. Selon l'ANIL, le mandataire ne peut pas agir en justice en votre nom ni vous y représenter et il répond des fautes commises dans l'exécution de son mandat (anil.org).
Comme tout mandataire, le gestionnaire doit vous rendre compte de sa gestion (article 1993 du Code civil). En pratique, il vous adresse un relevé des sommes encaissées, des dépenses engagées et des honoraires prélevés. Il vous reverse les fonds dans les délais prévus au mandat. Vérifiez avant de signer que le mandat fixe la périodicité de ces relevés et des reversements.
Durée et résiliation
Le mandat est conclu pour une durée déterminée, souvent d'un an, puis se reconduit en général tacitement. La loi Hoguet et son décret d'application encadrent la rédaction de ces mandats, y compris leurs clauses de durée et de reconduction. Lisez attentivement la durée, les conditions de reconduction et le préavis de résiliation prévus au mandat. Le bailleur particulier, considéré comme un consommateur, bénéficie en outre de l'obligation d'information sur la reconduction prévue par l'article L. 215-1 du Code de la consommation. Le professionnel doit l'informer par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date limite de résiliation, de sa faculté de ne pas reconduire le contrat. À défaut, le consommateur peut résilier à tout moment, sans frais (service-public.gouv.fr).
Le coût et sa déduction
Les honoraires de gestion sont libres. Ils sont le plus souvent exprimés en pourcentage des sommes encaissées, auquel s'ajoutent des frais pour la mise en location, la rédaction du bail, l'état des lieux ou la gestion d'un sinistre. Lors d'une relocation, la part de ces frais que le professionnel peut facturer au locataire est plafonnée et ne peut jamais dépasser celle du bailleur (chapitre 10).
Au régime réel, les frais de gérance et les honoraires versés à un administrateur de biens se déduisent des revenus fonciers sur la ligne prévue à cet effet de la déclaration n° 2044, en plus du forfait de 20 € par local qui couvre les frais de correspondance et de déplacement (chapitre 21). Au micro-foncier, ils sont réputés couverts par l'abattement de 30 %.
Les délégations partielles
Entre la gestion autonome et le mandat complet, plusieurs formules permettent de ne confier que certaines tâches.
Le mandat de location seul
Un agent immobilier titulaire de la carte « transactions » peut être chargé de trouver le locataire, d'organiser les visites, de constituer le dossier, de rédiger le bail et d'établir l'état des lieux d'entrée, sans gérer ensuite la location. Ses honoraires sont fixés librement mais la part refacturée au locataire obéit aux plafonds présentés au chapitre 10. Le bailleur reprend la gestion dès la remise des clés.
L'état des lieux par un commissaire de justice
Lorsque l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable, notamment parce qu'une partie refuse d'y participer ou ne se présente pas, l'une ou l'autre peut faire appel à un commissaire de justice. Celui-ci convoque les deux parties par lettre recommandée avec avis de réception au moins sept jours à l'avance et ses frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
| Surface du logement | Coût total TTC en métropole, depuis mars 2026 |
|---|---|
| Jusqu'à 50 m² | 162,16 € |
| De 50 à 150 m² | 184,08 € |
| Plus de 150 m² | 261,46 € |
Ces montants comprennent l'émolument, les lettres de convocation et les frais de déplacement fixés par un arrêté du 25 février 2026 (service-public.gouv.fr). Hors de ce cas, un bailleur éloigné peut confier l'état des lieux à un professionnel à ses frais, la part refacturable au locataire restant plafonnée (chapitre 10).
Les autres prestations ponctuelles
D'autres tâches se délèguent à la carte, notamment les visites confiées à un tiers de confiance, l'entretien courant par contrat, la garantie des loyers impayés souscrite directement (chapitre 9) ou la tenue de la comptabilité d'un meublé au réel par un expert-comptable (chapitre 22). Une aide gratuite et occasionnelle d'un proche ne relève pas de la loi Hoguet, contrairement à une prestation rémunérée et habituelle de recherche de locataire ou de gestion.
Les conciergeries pour le meublé de tourisme
En location meublée de tourisme, de nombreux bailleurs confient l'accueil des voyageurs, le ménage, le linge et la gestion des annonces à une conciergerie. Lorsque la conciergerie se limite à des prestations matérielles, elle n'a pas besoin de carte. Lorsqu'elle recherche les clients, fixe les prix ou encaisse les loyers pour le compte du propriétaire, elle exerce une activité d'entremise ou de gestion qui suppose en principe une carte professionnelle. Avant de signer, demandez-lui le numéro de sa carte, délivrée par la chambre de commerce et d'industrie. Les obligations propres au meublé de tourisme sont présentées au chapitre 30.
Comparer les formules
| Formule | Ce que vous gardez | Coût indicatif |
|---|---|---|
| Gestion autonome | Toutes les tâches et toutes les décisions | Aucun honoraire, outils éventuels |
| Délégations ponctuelles | La gestion courante et les décisions | Au cas par cas, à chaque intervention |
| Mandat de location seul | La gestion après la remise des clés | À chaque relocation |
| Mandat de gestion | Les décisions importantes et le contrôle | Pourcentage des loyers plus frais annexes |
| Intermédiation locative | Le choix initial, pour une durée longue | Selon l'organisme, avec garanties (chapitre 23) |
Les démarches en ligne de l'État
L'espace particulier sur impots.gouv.fr
L'espace particulier du site de l'administration fiscale réunit la déclaration de revenus et ses annexes, les avis d'impôt et de taxe foncière, la gestion du prélèvement à la source et la messagerie sécurisée. La déclaration en ligne est la règle. La messagerie sécurisée garde une trace datée de vos échanges.
Gérer mes biens immobiliers
Le service « Gérer mes biens immobiliers », accessible depuis l'espace particulier, permet de consulter les caractéristiques de vos locaux et de déposer la déclaration d'occupation. Celle-ci indique, pour chaque logement, s'il est occupé par vous, loué ou vacant au 1er janvier et, en cas de location, l'identité des occupants. Elle est à mettre à jour après chaque changement, au plus tard le 1er juillet de l'année suivante, soit le 1er juillet 2026 pour les changements intervenus en 2025 (service-public.gouv.fr). Les règles et la sanction sont présentées au chapitre 26.
L'espace professionnel et les démarches d'entreprise
Une société civile immobilière (SCI) et un loueur en meublé au régime réel disposent d'un espace professionnel sur impots.gouv.fr. Il sert à télétransmettre les déclarations de résultats, comme la déclaration n° 2072 d'une SCI ou la liasse n° 2031 d'un meublé, à consulter le compte fiscal et à payer la cotisation foncière des entreprises (CFE). Une SCI accède aussi à « Gérer mes biens immobiliers » depuis cet espace.
Le loueur en meublé déclare son début d'activité sur le guichet unique des formalités des entreprises, géré par l'Institut national de la propriété industrielle (INPI), dans les quinze jours de la première location, pour obtenir un numéro SIRET (chapitre 22).
Les autres services utiles
- Le téléservice national des meublés de tourisme, prévu par la loi Le Meur, dont l'état d'ouverture est suivi au chapitre 30.
- L'Observatoire DPE de l'Agence de la transition écologique (ADEME), qui permet de vérifier qu'un diagnostic de performance énergétique est bien enregistré et d'obtenir l'attestation de reclassement d'un logement (chapitre 5).
- Les agences départementales d'information sur le logement (ADIL), qui donnent gratuitement des consultations juridiques, financières et fiscales aux bailleurs, en ligne, par téléphone ou en rendez-vous. Le réseau est coordonné par l'ANIL sur anil.org.
La signature et les envois électroniques
La signature électronique
Un bail, un acte de cautionnement, un état des lieux ou un avenant peuvent être signés électroniquement. La signature électronique a la même valeur que la signature manuscrite dès lors qu'elle identifie son auteur et garantit l'intégrité de l'acte (articles 1366 et 1367 du Code civil). Seule la signature électronique qualifiée, au sens du règlement européen eIDAS, est présumée fiable jusqu'à preuve contraire (décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017). Pour une signature d'un niveau inférieur, c'est à celui qui s'en prévaut de prouver sa fiabilité en cas de contestation, d'où l'intérêt d'un prestataire qui conserve un dossier de preuve, avec l'horodatage et l'identification des signataires.
La lettre recommandée électronique
La lettre recommandée électronique a la même valeur juridique qu'une lettre recommandée papier si elle est envoyée par un prestataire de services de confiance qualifié. Lorsque le destinataire est un particulier, comme un locataire, il doit avoir donné son accord préalable pour la recevoir sous cette forme. Il est informé par courriel et dispose de quinze jours pour l'accepter ou la refuser. Un refus ou une absence de réaction n'empêche pas la lettre d'être considérée comme notifiée. L'expéditeur conserve la preuve de dépôt au moins un an (service-public.gouv.fr).
Conserver ses documents sous forme numérique
Le principe est de conserver l'original dans sa forme d'origine. Un document reçu sur papier se garde sur papier, un scan n'en étant qu'une copie. Un document électronique, comme un bail signé électroniquement, se garde sous forme électronique, une impression n'en étant qu'une copie. Une copie peut néanmoins servir de preuve si elle est fiable, ce qui est présumé lorsque la reproduction électronique respecte les exigences d'intégrité et de sécurité fixées par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. L'administration peut toutefois exiger l'original (service-public.gouv.fr).
En pratique, numérisez chaque pièce papier dès sa réception pour disposer d'une copie de travail, mais conservez les originaux papier des actes importants, à savoir l'acte d'achat, les baux et actes de cautionnement signés sur papier ainsi que les états des lieux signés. Les durées de conservation sont présentées aux chapitres 20 et 34.
Protéger les données des locataires
Le bailleur qui collecte des informations sur ses candidats et ses locataires traite des données personnelles. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose de ne collecter que les informations nécessaires, de les conserver de manière sécurisée et pendant une durée limitée et d'informer les personnes de l'usage qui en est fait. La liste des pièces que le bailleur peut demander est elle-même limitée par la loi (chapitre 9).
La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) a publié en 2021 un référentiel relatif à la gestion locative. Il vise les bailleurs qui louent à titre professionnel, mais ses durées constituent des repères utiles pour tous. Les dossiers des candidats non retenus peuvent être conservés trois mois. Les données du locataire sont conservées pendant le bail jusqu'à la clôture de ses comptes, puis archivées trois ans en gestion directe, soit la durée de prescription des actions nées du bail. Cette durée est de cinq ans en gestion déléguée. Un délai plus long reste possible en cas d'obligation légale ou de contentieux.
Stockez les dossiers dans un espace protégé plutôt que dans une boîte de courriels et ne transmettez les données du locataire qu'aux personnes qui en ont besoin, comme l'assureur ou le commissaire de justice.