Tenir ses comptes et piloter son patrimoine

Un bailleur tient ses comptes pour deux raisons distinctes. La première est fiscale, puisqu'il doit déclarer des recettes exactes et justifier chaque charge déduite. La seconde est économique, car seuls des chiffres suivis dans la durée montrent quel logement rapporte, lequel coûte et ce qu'il faut prévoir pour les années à venir.

Ce chapitre présente d'abord les gestes de base, à savoir le compte dédié, le rapprochement mensuel et la ventilation des dépenses. Il précise ensuite les obligations comptables propres à chaque régime, puis les indicateurs utiles au pilotage, avec un exemple chiffré sur trois logements et un budget de travaux. Le classement des pièces par logement et les durées de conservation conseillées sont présentés au chapitre 147. Le calcul de la rentabilité d'un projet avant l'achat fait l'objet du chapitre 1.

Le compte bancaire dédié

Un compte réservé à la location reçoit tous les loyers et paie toutes les dépenses des logements, sans aucune opération personnelle. Son intérêt tient au suivi et à la preuve. Chaque ligne du relevé correspond alors à une opération locative, que vous pourrez justifier sans tri préalable en cas de demande de l'administration.

Une société civile immobilière (SCI) est une personne distincte de ses associés. Elle encaisse ses loyers et paie ses charges sur son propre compte, sans mélange avec les comptes personnels des associés (chapitre 128). Lorsque vous détenez des logements en nom propre et en société, ou en location nue et meublée, un compte par structure et par régime fiscal simplifie encore la déclaration.

Le rapprochement mensuel

Le rapprochement consiste à comparer, chaque mois, ce qui devait être encaissé et payé avec ce qui figure réellement sur le relevé bancaire. Il permet de repérer un retard de loyer dès les premiers jours, une aide au logement interrompue, un prélèvement inconnu ou une facture payée deux fois. Une procédure d'impayé engagée tôt a plus de chances d'aboutir (chapitre 111).

La méthode tient en quelques étapes, à répéter chaque mois à date fixe.

1. Lister les sommes attendues. Pour chaque logement, le loyer et les charges appelés, l'aide versée en tiers payant le cas échéant et la part restant due par le locataire.
2. Pointer les encaissements. Associez chaque crédit du relevé à un locataire et à une échéance. Un virement groupé ou partiel se ventile entre les mois qu'il règle.
3. Relever les écarts. Un loyer absent, incomplet ou payé en retard est noté avec son montant et sa date. Relancez le locataire sans attendre, selon la chronologie du chapitre 111.
4. Pointer les décaissements. Associez chaque débit à une facture, un avis d'imposition, un appel de fonds du syndic ou une échéance de prêt. Classez la pièce le jour même.
5. Délivrer les quittances. Une quittance n'est due que pour les sommes effectivement payées. Elle distingue le loyer, les charges et, le cas échéant, l'aide au logement perçue.
6. Reporter le solde. Le total des encaissements et des décaissements du mois alimente le suivi annuel par logement.

Ventiler les dépenses

Ventiler une dépense, c'est l'affecter à un logement et à une catégorie. Cette affectation détermine son traitement fiscal et permet de calculer la rentabilité de chaque lot. Une facture qui concerne plusieurs logements, comme une prime d'assurance multi-lots, se répartit selon une clé simple et constante, par exemple la surface ou le loyer.

En location nue

Les revenus fonciers sont imposés selon les loyers encaissés et les charges effectivement payées au cours de l'année civile (chapitre 120). La ventilation suit donc les dates de paiement, pas les périodes auxquelles les sommes se rapportent. Les catégories utiles correspondent aux lignes de la déclaration n° 2044.

Trois flux ne sont pas des charges. Les charges récupérables payées puis refacturées au locataire s'équilibrent et sont suivies à part, pour la régularisation annuelle (chapitre 96). Le capital remboursé du prêt n'est pas déductible. Les travaux de construction, de reconstruction ou d'agrandissement ne sont pas déductibles des revenus fonciers, mais leurs factures servent au calcul de la plus-value (chapitres 120 et 135).

En location meublée

Au régime micro des bénéfices industriels et commerciaux (micro-BIC), seules les recettes comptent pour l'impôt, puisqu'un abattement forfaitaire couvre l'ensemble des charges. Suivre les dépenses reste utile pour mesurer la rentabilité réelle et pour comparer chaque année le micro-BIC et le régime réel.

Au régime réel, chaque dépense est soit une charge de l'année, soit une immobilisation amortie sur plusieurs années, comme le logement lui-même, les gros travaux et le mobilier. La frontière entre les deux et le plan d'amortissement par composants sont présentés au chapitre 121.

La comptabilité selon le régime

Les obligations varient fortement selon le mode de location et la structure de détention. Le tableau suivant les résume.

La location nue

Le bailleur en location nue n'a aucune comptabilité à tenir. La notice de la déclaration n° 2044 lui impose en revanche de pouvoir justifier, à la demande de l'administration, chaque somme portée en déduction (chapitre 120). Un tableau annuel par logement, qui reprend les lignes de la 2044, tient lieu de comptabilité et facilite le passage du micro-foncier au régime réel.

Le micro-BIC

Le régime micro n'impose pas de bilan. L'administration fiscale demande toutefois de tenir un livre-journal des recettes, servi au jour le jour, qui indique la date, le montant et le mode de règlement de chaque encaissement avec la référence de la pièce justificative. Un registre des achats, récapitulé par année, est en outre exigé des entreprises dont l'activité principale consiste à fournir le logement, ce qui est le cas du loueur en meublé (bofip.impots.gouv.fr). Ces documents sont présentés sur demande de l'administration.

Le régime réel de la location meublée

Le loueur en meublé au régime réel tient une comptabilité et dépose chaque année une liasse fiscale, avec un bilan, un compte de résultat et le tableau des immobilisations et des amortissements (chapitre 121). Les entreprises relevant du régime réel simplifié peuvent tenir une comptabilité de trésorerie en cours d'exercice, les créances et les dettes étant enregistrées à la clôture (bofip.impots.gouv.fr). En pratique, la liasse devant être télétransmise, la plupart des loueurs passent par un expert-comptable ou un prestataire en ligne habilité.

La société civile immobilière

Les gérants d'une société civile doivent rendre compte de leur gestion aux associés au moins une fois par an, par un rapport écrit (article 1856 du Code civil). Une SCI à l'impôt sur le revenu dépose la déclaration n° 2072, qui répartit le résultat entre les associés. Une comptabilité tenue même simplement est donc nécessaire pour établir ce rapport, calculer le résultat et suivre les comptes courants des associés.

La SCI à l'impôt sur les sociétés tient une comptabilité complète selon les règles commerciales, amortit ses immeubles et dépose la déclaration n° 2065 avec ses annexes. Ses comptes sont approuvés chaque année par les associés (chapitre 128). Le recours à un expert-comptable y est en pratique la règle.

Les indicateurs de pilotage

Cinq indicateurs suffisent à suivre un patrimoine locatif. Calculez-les chaque année, logement par logement puis pour l'ensemble, toujours avec la même méthode afin de pouvoir comparer les années entre elles.

Le coût total d'un logement comprend son prix, les frais d'acquisition, les travaux initiaux et le mobilier (chapitre 1). Les charges du propriétaire sont celles qui ne sont pas récupérées sur le locataire, comme la taxe foncière hors ordures ménagères, l'assurance, les charges de copropriété non récupérables, la garantie des loyers impayés (GLI), la cotisation foncière des entreprises (CFE) en meublé et l'entretien.

Le tableau de bord annuel

Le tableau de bord annuel est un document simple, tenu sur un tableur ou sur papier, qui reprend pour chaque logement les données de l'année et les cinq indicateurs. Il s'établit en janvier, après le dernier rapprochement de décembre. Il sert ensuite à préparer la déclaration de revenus du printemps.

Pour chaque logement, il réunit les éléments suivants.

• Les loyers potentiels sur douze mois, les loyers appelés et les loyers encaissés.
• Le nombre de mois loués et les dates des changements de locataire.
• Les sommes restant dues au 31 décembre et l'état de leur recouvrement.
• Les charges du propriétaire, ventilées par catégorie.
• Les travaux réalisés, en distinguant l'entretien et l'amélioration.
• Les mensualités de crédit, en distinguant les intérêts et le capital remboursé.
• Le capital restant dû et, une fois par an, une estimation prudente de la valeur du logement.

La comparaison avec l'année précédente compte davantage que le niveau absolu de chaque indicateur. Une hausse du coût d'entretien sur deux années de suite annonce souvent un équipement en fin de vie.

Un exemple de tableau de bord sur trois logements

L'exemple qui suit est une illustration. Les montants sont des hypothèses et ne valent pas calcul pour votre situation.

Un bailleur détient trois logements. Le logement A est une maison louée nue 550 € par mois, sans crédit, occupée toute l'année. Le logement B est un deux-pièces en copropriété loué nu 680 € par mois, financé à crédit et resté vide un mois entre deux locataires. Le logement C est un studio meublé loué 470 € par mois à des étudiants, financé à crédit, loué onze mois, dont le dernier locataire est parti en laissant un mois de loyer impayé.

Les indicateurs qui en découlent sont les suivants.

La lecture est la suivante. La maison A, sans crédit, porte à elle seule le cash-flow de l'ensemble, qui serait négatif sans elle. Le deux-pièces B et le studio C ont des rendements nets proches, autour de 4,2 à 4,3 %. Tous deux dégagent un cash-flow négatif. Le deux-pièces affiche toutefois un taux d'impayé nul et un entretien modéré. Le studio C cumule un impayé et un coût d'entretien au mètre carré très supérieur aux autres, conséquence de la rotation annuelle et du mobilier (chapitre 14). Pour le studio, la priorité porte donc sur les garanties et la relocation plutôt que sur le loyer.

Le budget prévisionnel de travaux

Les dépenses lourdes ne surviennent pas chaque année, ce qui les rend faciles à oublier dans le calcul du cash-flow. Un budget prévisionnel recense les travaux connus ou probables sur cinq ans et calcule la somme à mettre de côté chaque mois pour les financer.

Quatre sources alimentent ce budget.

• La copropriété. Le plan pluriannuel de travaux, les travaux votés en assemblée générale et le fonds de travaux annoncent les appels de fonds à venir (chapitre 109).
• La performance énergétique. Le calendrier d'interdiction de louer les logements les moins bien classés au diagnostic de performance énergétique (DPE) impose de programmer les travaux nécessaires avant l'échéance (chapitres 86 et 90).
• Les équipements. Chaudière, chauffe-eau, menuiseries et toiture ont une durée de vie que l'âge de chaque équipement permet d'anticiper.
• La location meublée. Le mobilier, la literie et l'électroménager se renouvellent plus souvent lorsque les locataires changent chaque année.

Dans l'exemple précédent, le bailleur prévoit les dépenses suivantes de 2027 à 2031.

Lissé sur cinq ans, ce programme représente 1 940 € par an, soit environ 162 € par mois. Le cash-flow avant impôt de l'ensemble n'atteint que 1 436 €, si bien qu'il manque environ 500 € par an pour financer les travaux, avant même l'impôt sur les revenus locatifs. Les dépenses étant concentrées sur 2027 à 2029, une épargne de précaution constituée dès maintenant évite de recourir à un crédit ou de différer des travaux nécessaires.

En location nue au régime réel, une somme mise de côté n'est pas déductible. Seuls les travaux payés le sont, l'année de leur paiement, ainsi que les cotisations au fonds de travaux de la copropriété selon les règles du chapitre 120. Le calendrier des travaux peut donc aussi se raisonner en fonction du déficit foncier (chapitre 138).

Conserver et numériser les pièces

Les pièces se classent par logement et par année fiscale, selon l'organisation et les durées présentées au chapitre 147. Deux règles complètent ce classement pour les loueurs en meublé et les sociétés.

Les livres, registres et pièces justificatives se conservent pendant six ans au titre du droit fiscal, en principe à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date d'établissement des documents (article L102 B du livre des procédures fiscales). Le Code de commerce impose aux commerçants une durée de dix ans pour les documents comptables (entreprendre.service-public.gouv.fr). Un amortissement ou un déficit reporté se justifie en outre aussi longtemps qu'il produit un effet (chapitre 147).

Numériser chaque pièce dès sa réception fournit une copie de travail facile à retrouver et à transmettre. Le document original reste toutefois la référence. Gardez les originaux papier des actes importants, comme l'acte d'achat, les baux signés sur papier et les états des lieux. Conservez sous forme électronique les documents nés électroniques (chapitre 143). Nommez les fichiers selon une règle unique, par exemple le logement, la date et la nature du document. Sauvegardez-les sur deux supports distincts.

La revue annuelle et les arbitrages

Une fois par an, après l'établissement du tableau de bord et avant la déclaration de revenus, consacrez une séance à l'examen de votre patrimoine. Elle porte sur les questions suivantes.

1. Le régime fiscal. Le micro-foncier, le micro-BIC ou le régime réel reste-t-il le plus adapté à vos chiffres de l'année (chapitres 120, 121 et 138) ?
2. Les seuils. Vos recettes approchent-elles d'un seuil qui changera votre régime ou votre statut l'an prochain (chapitre 147) ?
3. Les loyers. Chaque loyer a-t-il été révisé à sa date et reste-t-il cohérent avec le marché et les règles locales (chapitre 96) ?
4. Les garanties. Les attestations d'assurance des locataires sont-elles à jour et les contrats d'assurance et de GLI sont-ils adaptés au parc (chapitre 108) ?
5. Le financement. Le taux du crédit justifie-t-il une renégociation ou un remboursement anticipé (chapitre 3) ?
6. Les travaux. Le budget prévisionnel est-il à jour et l'épargne correspondante constituée ?
7. Les lots faibles. Un logement présente-t-il durablement un rendement net, un taux d'occupation ou un coût d'entretien moins bons que les autres ?

Un lot durablement moins performant n'appelle pas forcément une vente. La réponse peut être un changement de mode de location, des travaux, une baisse de loyer pour réduire la vacance ou une autre garantie. La vente ne s'envisage qu'après avoir chiffré l'impôt sur la plus-value, les frais de vente et d'acquisition et les éventuelles indemnités de remboursement anticipé du prêt (chapitres 135 et 140). Le chapitre 1 permet de comparer, sur les mêmes bases, le lot conservé et l'investissement qui le remplacerait.

Liste de contrôle

1. Compte. Un compte bancaire dédié reçoit tous les loyers et paie toutes les dépenses locatives, avec un compte distinct pour chaque société.
2. Rapprochement. Le relevé est pointé chaque mois, loyer par loyer et dépense par dépense.
3. Relances. Tout écart de loyer est relancé dans les jours qui suivent le rapprochement.
4. Ventilation. Chaque dépense est affectée à un logement et à une catégorie, avec sa pièce justificative classée le jour même.
5. Obligations. Les documents exigés par votre régime sont tenus, du simple justificatif en location nue à la comptabilité complète en SCI à l'impôt sur les sociétés.
6. Tableau de bord. Il est établi en janvier pour chaque logement, avec les cinq indicateurs.
7. Travaux. Le budget prévisionnel sur cinq ans est à jour et l'épargne mensuelle correspondante est constituée.
8. Conservation. Les pièces sont numérisées, nommées selon une règle unique et sauvegardées sur deux supports, les originaux importants étant conservés.
9. Revue annuelle. Le régime fiscal, les seuils, les loyers, les garanties, le financement et les lots faibles ont été examinés avant la déclaration de revenus.