L'état des lieux est le seul document qui permet de comparer l'état du logement à l'entrée et à la sortie du locataire. Toute retenue sur le dépôt de garantie, toute demande d'indemnité pour dégradations et toute contestation se jugent à partir de lui. Un état des lieux précis protège autant le bailleur que le locataire, car il sépare ce qui relève de l'usure normale de ce qui relève d'une faute.
Le chapitre 102 présente l'état des lieux d'entrée, son contenu et la méthode pièce par pièce. Le chapitre 114 décrit le déroulement de l'état des lieux de sortie et la restitution du dépôt de garantie, dont les règles sont approfondies au chapitre 104. Ce chapitre reprend le cadre juridique en détail, puis la comparaison entre l'entrée et la sortie, la preuve, la vétusté et son calcul, avec des exemples chiffrés.
Le cadre juridique
L'état des lieux est obligatoire pour la location d'un logement vide ou meublé loué comme résidence principale, ainsi qu'en bail mobilité. Il est établi lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution, de façon contradictoire et amiable, par les parties elles-mêmes ou par un tiers qu'elles mandatent, puis joint au contrat de location (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).
Ses modalités sont fixées par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, entré en vigueur le 1er juin 2016. Ce décret définit aussi la vétusté et encadre les grilles qui permettent de la calculer (anil.org).
| Texte | Ce qu'il apporte |
|---|---|
| Article 3-2 de la loi de 1989 | Obligation d'établir l'état des lieux à l'entrée et à la sortie, recours au commissaire de justice, délais pour le compléter |
| Article 7 de la loi de 1989 | Obligations du locataire, qui répond des dégradations et assume les réparations locatives, sauf vétusté, malfaçon, vice de construction, cas fortuit ou force majeure |
| Décret n° 2016-382 | Forme, contenu, mentions de sortie, définition de la vétusté, grilles de vétusté |
| Articles 1730 à 1732 du Code civil | Restitution du logement tel qu'il a été reçu suivant l'état des lieux, présomption de bon état en l'absence d'état des lieux, responsabilité du preneur pour les dégradations |
| Article 1755 du Code civil | Aucune réparation locative n'est due par le locataire lorsqu'elle est occasionnée par la seule vétusté ou par la force majeure |
| Décret n° 87-712 du 26 août 1987 | Liste des réparations locatives à la charge du locataire (chapitre 106) |
Les formes admises
L'état des lieux peut être établi sur papier ou sous forme électronique. Il prend la forme soit d'un document unique, avec pour chaque pièce une colonne pour l'entrée et une colonne pour la sortie, soit de deux documents distincts de présentation similaire. Dans les deux cas, la présentation doit permettre de comparer l'entrée et la sortie ligne par ligne (anil.org).
Chaque partie, ou son mandataire, reçoit un exemplaire au moment de la signature, en main propre ou par voie dématérialisée. Un état des lieux électronique signé par voie électronique a la même valeur qu'un document papier, dès lors que la signature identifie son auteur et garantit l'intégrité du document (articles 1366 et 1367 du Code civil).
Lorsque les parties confient l'état des lieux à un tiers mandaté, comme un agent immobilier, un notaire ou un professionnel spécialisé, l'identité et le domicile de ce mandataire figurent dans le document.
Le contenu commun et les mentions propres à la sortie
Le décret de 2016 fixe des mentions communes aux deux états des lieux, détaillées au chapitre 102. Il s'agit du type d'état des lieux et de sa date, de la localisation du logement, de l'identité des parties et du domicile du bailleur, du détail des clés et moyens d'accès, de la description pièce par pièce des sols, murs, plafonds, équipements et éléments du logement, ainsi que de la signature des parties. Les relevés des compteurs individuels figurent lorsque le logement en est équipé.
L'état des lieux de sortie comporte en plus les mentions suivantes (anil.org).
- L'adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire.
- La date de l'état des lieux d'entrée.
- Le cas échéant, les évolutions de l'état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l'entrée.
| Mention | Entrée | Sortie |
|---|---|---|
| Type et date du document | Oui | Oui |
| Localisation, parties, mandataire éventuel | Oui | Oui |
| Clés et moyens d'accès | Remis | Restitués |
| Description pièce par pièce | État initial | État final et évolutions depuis l'entrée |
| Relevés des compteurs individuels | Oui, si comptage individuel | Oui, si comptage individuel |
| Date de l'état des lieux d'entrée | Sans objet | Oui |
| Nouvelle adresse du locataire | Sans objet | Oui |
| Signatures | Oui | Oui |
La nouvelle adresse a une portée pratique importante. Sans elle, le bailleur ne peut pas restituer le dépôt de garantie et la majoration pour retard n'est pas due (chapitre 104).
Qui établit l'état des lieux et à quel coût
| Intervenant | Coût pour le locataire | Coût pour le bailleur |
|---|---|---|
| Bailleur et locataire ensemble | Aucun | Aucun |
| Professionnel mandaté par le bailleur, à l'entrée | Au plus la moitié des honoraires, dans la limite de 3,03 € toutes taxes comprises (TTC) par m² de surface habitable | Le solde des honoraires |
| Professionnel mandaté par le bailleur, à la sortie | Aucun, toute clause contraire étant abusive | La totalité des honoraires |
| Commissaire de justice, en cas de désaccord ou de refus | La moitié du tarif réglementé | La moitié du tarif réglementé |
Exemple illustratif. Pour un logement de 45 m² dont l'état des lieux d'entrée est facturé 180 € TTC par un professionnel, le plafond réglementaire de la part du locataire atteint 136,35 €, mais sa part ne peut pas dépasser la moitié des honoraires. Le locataire paie donc 90 € et le bailleur 90 €. Pour un logement de 25 m² facturé 170 €, le plafond de 75,75 € s'applique et le bailleur paie 94,25 € (service-public.gouv.fr).
Le commissaire de justice intervient lorsque l'une des parties refuse de se présenter, d'établir ou de signer l'état des lieux. Il convoque les deux parties par lettre recommandée avec avis de réception au moins sept jours à l'avance. En métropole, le constat coûte 132,82 € jusqu'à 50 m², 154,74 € de 50 à 150 m² et 232,12 € au-delà, frais de lettres et de déplacement en sus, le tout partagé par moitié (service-public.gouv.fr). Les tarifs diffèrent en outre-mer.
À la sortie, le constat du commissaire de justice vaut même en l'absence de l'autre partie. Si c'est le bailleur qui ne se présente pas, le locataire peut restituer les clés par lettre recommandée avec avis de réception et il est alors considéré comme ayant rendu le logement en bon état (service-public.gouv.fr). L'absence du bailleur au rendez-vous compromet donc fortement toute retenue pour dégradations.
Compléter l'état des lieux d'entrée
Le locataire peut demander que l'état des lieux d'entrée soit complété dans les dix jours qui suivent son établissement, pour tout élément concernant le logement. Pour les éléments de chauffage, la demande peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe (service-public.gouv.fr). Ces délais existent parce qu'un défaut peut échapper à l'examen le jour de l'entrée, comme une fuite lente ou un radiateur qui ne chauffe pas.
Recevoir une telle demande n'oblige pas à tout accepter, mais impose de l'examiner de bonne foi. La conduite suivante est recommandée.
- Accuser réception par écrit et proposer une visite rapide pour constater les éléments signalés.
- Constater contradictoirement les défauts réels, avec photographies datées.
- Formaliser l'ajout dans une annexe à l'état des lieux d'entrée, datée et signée par les deux parties.
- Refuser par écrit et avec motif les éléments contestés, par exemple un défaut apparu après l'entrée.
- Programmer les réparations qui vous incombent, car un défaut ajouté à l'état des lieux peut aussi révéler une obligation d'entretien du bailleur (chapitre 106).
Si le bailleur refuse de compléter l'état des lieux, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation. Un refus sans motif affaiblira la position du bailleur à la sortie.
L'absence d'état des lieux et la charge de la preuve
L'existence d'un état des lieux détermine qui doit prouver quoi. En son absence, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel, sauf preuve contraire (article 1731 du Code civil). Cette présomption ne profite pas au bailleur qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux.
| Situation à l'entrée | Conséquence à la sortie |
|---|---|
| État des lieux établi et signé | Comparaison ligne par ligne entre les deux documents |
| Bailleur qui refuse malgré une mise en demeure du locataire | Le bailleur doit prouver que le logement a été remis en bon état pour réclamer des dégradations |
| Locataire qui refuse | Présomption de remise en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire apportée par le locataire |
| Aucun état des lieux par négligence des deux parties | Même présomption de bon état au profit du bailleur |
Ces règles ne concernent que les réparations locatives. Pour les autres réparations, notamment celles qui relèvent de la vétusté ou des travaux du bailleur, c'est au bailleur de démontrer la responsabilité du locataire (service-public.gouv.fr).
Comparer l'entrée et la sortie
La méthode ligne par ligne
La comparaison se fait élément par élément, en reprenant l'ordre exact du document d'entrée. Pour chaque ligne, trois conclusions sont possibles, à savoir un état identique, une usure normale liée au temps ou une dégradation imputable au locataire. Seule la troisième ouvre droit à une indemnité, après prise en compte de la vétusté.
- Relire l'état des lieux d'entrée et ses éventuels compléments avant le rendez-vous, ainsi que l'inventaire en meublé.
- Décrire l'état de sortie avec les mêmes qualificatifs et la même précision qu'à l'entrée, en indiquant la nature, la taille et l'emplacement de chaque défaut.
- Photographier sous le même angle qu'à l'entrée lorsque c'est possible, avec un repère d'échelle pour les défauts.
- Qualifier chaque écart comme usure normale, salissure, défaut d'entretien, dégradation ou perte.
- Chiffrer après la visite les seuls écarts imputables, à partir de devis ou de factures, puis appliquer la vétusté.
Les catégories d'écarts
| Écart constaté | Exemple | Qui supporte le coût |
|---|---|---|
| Usure normale | Peinture ternie après plusieurs années, moquette tassée dans les zones de passage | Le bailleur |
| Salissure | Four encrassé, traces de calcaire, logement non nettoyé | Le locataire, sans abattement de vétusté |
| Défaut d'entretien courant | Joints de silicone noircis faute d'entretien, évacuation bouchée | Le locataire, au titre des réparations locatives |
| Dégradation | Trous multiples, brûlure, porte enfoncée, vitre cassée | Le locataire, après abattement de vétusté |
| Perte | Clé, badge ou télécommande non restitués, élément de l'inventaire manquant | Le locataire, à la valeur de remplacement ou à la valeur résiduelle |
| Force majeure ou fait d'un tiers | Dégât des eaux venu d'un voisin, effraction | Ni le locataire ni sa retenue, la question relève des assurances (chapitre 108) |
Un exemple de comparaison
Exemple illustratif. Le tableau suivant reprend quelques lignes du séjour d'un logement, telles qu'elles apparaissent dans les deux documents.
| Élément | Entrée | Sortie | Qualification |
|---|---|---|---|
| Murs | Peinture blanche neuve, aucun trou | Peinture ternie, huit trous de cheville sur le mur de la fenêtre | Usure normale pour la teinte, dégradation pour les trous |
| Sol | Parquet vitrifié en bon état | Rayures profondes sur 2 m² devant le canapé | Dégradation |
| Fenêtre | Fonctionne, poignée en bon état | Poignée cassée | Dégradation |
| Radiateur | Fonctionne | Fonctionne, poussiéreux | Salissure |
La vétusté
La définition
Le décret de 2016 définit la vétusté comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipement dont est constitué le logement (anil.org). Le locataire ne doit pas les réparations occasionnées par la vétusté (article 7 de la loi de 1989 et article 1755 du Code civil).
La vétusté joue de deux façons. Elle exonère le locataire de l'usure normale. Elle réduit aussi l'indemnité due pour une dégradation, car le bailleur ne peut pas obtenir un élément neuf à la place d'un élément qui avait déjà vieilli.
Les grilles issues d'accords collectifs
Les parties peuvent convenir, dès la signature du bail, d'appliquer une grille de vétusté. Le décret de 2016 prévoit qu'elle est choisie parmi les grilles ayant fait l'objet d'un accord collectif de location, conclu soit au niveau national au sein de la Commission nationale de concertation en application de l'article 41 ter de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986, soit au niveau local en application de l'article 42 de la même loi. Ce choix reste possible même si le logement n'entre pas dans le champ d'application de l'accord (anil.org).
La grille définit au minimum, pour les principaux matériaux et équipements du logement, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaires annuels applicables au prix des réparations locatives. Annexée au bail et signée, elle s'impose aux deux parties et rend le calcul prévisible.
Sans grille convenue, le juge apprécie la vétusté au cas par cas, à partir de l'âge des éléments, de leur état d'entrée et de la durée d'occupation. Une grille n'est pas obligatoire, mais elle évite la plupart des discussions de sortie.
Les paramètres du calcul
Un calcul de vétusté repose sur les données suivantes.
- La date de pose ou de dernière réfection de l'élément, à noter dans l'état des lieux d'entrée.
- Le coût de remise en état, établi par devis ou facture.
- La durée de vie théorique, au terme de laquelle l'élément est réputé usé.
- La franchise, période pendant laquelle l'élément est réputé neuf.
- L'abattement annuel, appliqué après la franchise.
- La valeur résiduelle minimale, en dessous de laquelle la part du locataire ne descend pas, car un élément âgé conserve une valeur d'usage.
La part du locataire se calcule alors en appliquant au coût de remise en état un coefficient égal à 100 % moins l'abattement annuel multiplié par le nombre d'années écoulées après la franchise, sans descendre sous la valeur résiduelle. Convenez à l'avance du mode de décompte des années, par exemple en années complètes à la date de sortie.
Une grille illustrative
La grille suivante sert uniquement aux exemples de ce chapitre. Ses durées et taux sont des hypothèses et ne constituent pas une référence réglementaire. Seule une grille issue d'un accord collectif et annexée au bail engage les parties.
| Élément | Durée de vie | Franchise | Abattement annuel | Valeur résiduelle |
|---|---|---|---|---|
| Peintures et papiers peints | 8 ans | 1 an | 15 % | 10 % |
| Moquette | 7 ans | 1 an | 15 % | 10 % |
| Vitrification de parquet | 10 ans | 2 ans | 10 % | 20 % |
| Robinetterie | 10 ans | 2 ans | 10 % | 20 % |
| Mobilier d'un meublé | 8 ans | 1 an | 15 % | 10 % |
Des exemples de calcul
Une location vide de quatre ans
Exemple illustratif. Un locataire quitte un logement vide après quatre années complètes. À son entrée, les peintures du séjour et la vitrification du parquet venaient d'être refaites, la moquette de la chambre avait deux ans et la robinetterie de la cuisine huit ans. L'état des lieux de sortie révèle des trous et des taches sur les murs du séjour, des rayures profondes du parquet, une moquette brûlée et un mitigeur cassé.
| Élément | Âge à la sortie | Coût sur devis | Coefficient | Part du locataire |
|---|---|---|---|---|
| Peinture du séjour | 4 ans | 1 200 € | 100 % moins 3 × 15 %, soit 55 % | 660 € |
| Moquette de la chambre | 6 ans | 600 € | 100 % moins 5 × 15 %, soit 25 % | 150 € |
| Vitrification du parquet | 4 ans | 900 € | 100 % moins 2 × 10 %, soit 80 % | 720 € |
| Mitigeur de la cuisine | 12 ans | 150 € | Plancher de 20 % | 30 € |
| Total | 2 850 € | 1 560 € |
Sur 2 850 € de remise en état, 1 560 € sont imputables au locataire et 1 290 € restent à la charge du bailleur au titre de la vétusté. Le mitigeur montre l'effet de la valeur résiduelle, puisque l'élément avait dépassé sa durée de vie mais que le locataire doit tout de même une part de son remplacement.
Un élément déjà ancien à l'entrée
Exemple illustratif. Les peintures d'une chambre avaient été refaites trois ans avant l'entrée du locataire, qui reste quatre ans. À la sortie, elles ont donc sept ans. Le locataire a percé de nombreux trous et taché un mur et le devis de réfection s'élève à 1 000 €. Le coefficient calculé, 100 % moins 6 × 15 %, donne 10 %, ce qui correspond à la valeur résiduelle. La part du locataire est de 100 €.
Cet exemple montre l'intérêt de noter la date de dernière réfection dans l'état des lieux d'entrée. Sans cette date, la discussion porte sur l'âge réel des peintures et le juge l'estimera à partir des éléments disponibles.
Un meublé
Exemple illustratif. Dans un studio meublé, un canapé acheté 900 € trois ans avant l'entrée du locataire est rendu déchiré et inutilisable, deux ans plus tard. Âgé de cinq ans, il a perdu quatre années après la franchise, soit 60 %. La part du locataire est de 40 % de 900 €, soit 360 €. Si le canapé avait été remplacé par un modèle plus cher, le surcoût resterait à la charge du bailleur, car l'indemnité répare le dommage sans enrichir le bailleur.
Le nettoyage d'un logement rendu sale ou le remplacement d'une clé perdue ne se calculent pas avec la vétusté. Ils se chiffrent au coût réel, sur facture ou devis.
Les cas particuliers
Le meublé et son inventaire
En location meublée, l'inventaire et l'état détaillé du mobilier sont établis à l'entrée puis à la restitution des clés, dans les mêmes formes que l'état des lieux (chapitre 102). Indiquez pour chaque élément son année d'achat, qui servira au calcul de la vétusté. Un élément de l'inventaire manquant se chiffre à sa valeur résiduelle plutôt qu'au prix d'un élément neuf.
La colocation
En colocation à bail unique, l'état des lieux de sortie est établi au départ du dernier colocataire. En pratique, le départ d'un colocataire en cours de bail ne met pas fin au bail, qui continue avec les autres, si bien que les dégradations s'apprécient au départ du dernier (chapitre 15). Avec des baux individuels, chaque colocataire fait l'objet d'un état des lieux pour sa chambre. Les parties communes sont alors décrites de façon à pouvoir répartir les dégradations, ce qui reste délicat en pratique.
Les transformations faites par le locataire
Le locataire ne peut pas transformer le logement sans l'accord écrit du bailleur. À défaut d'accord, le bailleur peut, au départ du locataire, soit conserver les transformations sans indemnité, soit exiger la remise en l'état aux frais du locataire (article 7 de la loi de 1989). L'état des lieux de sortie doit décrire précisément la transformation, comme une cloison supprimée ou une couleur de mur très foncée, pour fonder l'une ou l'autre option.
Les relevés de compteurs et le chauffage
Lorsque le logement dispose d'un chauffage ou d'une production d'eau chaude à comptage individuel, les relevés de chaque énergie figurent dans l'état des lieux d'entrée et de sortie. Un extrait de ces relevés est remis au professionnel qui établit le diagnostic de performance énergétique (DPE) (service-public.gouv.fr).
Le sinistre pendant la location
Un dommage causé par un sinistre, comme un dégât des eaux venu de l'appartement voisin, relève des assurances et non d'une retenue sur le dépôt de garantie. Conservez la déclaration de sinistre et le rapport éventuel de l'expert, afin de pouvoir distinguer ce dommage des dégradations imputables au locataire (chapitre 108).
La contestation et la preuve devant le juge
Un litige sur l'état des lieux se règle d'abord à l'amiable. Pour un litige de 5 000 € ou moins, une tentative de conciliation ou de médiation est obligatoire avant de saisir le juge, devant la commission départementale de conciliation, un conciliateur de justice ou un médiateur. Le juge compétent est ensuite le juge des contentieux de la protection, qui peut être saisi dans un délai de trois ans (service-public.gouv.fr). Les règles de procédure sont détaillées au chapitre 118.
L'analyse de l'Agence nationale pour l'information sur le logement (ANIL) relève plusieurs solutions utiles au bailleur (anil.org).
- Le bailleur doit justifier les sommes retenues et ne peut pas pratiquer de retenue forfaitaire.
- Un devis suffit à justifier les sommes dues (Cour de cassation, troisième chambre civile, 3 avril 2001, n° 99-13.668).
- Le juge n'est pas lié par un devis qu'il estime excessif et vérifie si les désordres relèvent des réparations locatives.
- En l'absence de justificatifs, le juge peut évaluer lui-même le dommage dont il constate l'existence.
Les erreurs fréquentes
- Établir l'état des lieux d'entrée sans noter la date de pose ou de réfection des revêtements et équipements.
- Utiliser des qualificatifs différents à l'entrée et à la sortie.
- Retenir le prix d'un élément neuf sans appliquer la vétusté.
- Appliquer la vétusté à un nettoyage ou à une clé perdue, alors qu'ils se chiffrent au coût réel.
- Facturer l'usure normale, comme une peinture ternie après plusieurs années.
- Ignorer une demande de complément reçue dans les dix jours.
- Pratiquer une retenue forfaitaire sans devis ni facture.
- Annexer une grille de vétusté rédigée librement, alors que le décret prévoit le choix d'une grille issue d'un accord collectif.
Liste de contrôle de l'état des lieux
- Forme. Le document permet de comparer l'entrée et la sortie ligne par ligne, sur papier ou sous forme électronique.
- Mentions communes. Type, date, localisation, parties, clés, description pièce par pièce, relevés et signatures figurent dans les deux documents.
- Mentions de sortie. La nouvelle adresse du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée et les évolutions constatées figurent dans l'état des lieux de sortie.
- Dates des travaux. La date de pose ou de réfection des principaux revêtements et équipements est notée à l'entrée.
- Grille. Une grille issue d'un accord collectif est annexée au bail et signée, si les parties en ont convenu.
- Compléments. Les demandes reçues dans les dix jours, ou pendant le premier mois de chauffe, ont reçu une réponse écrite.
- Comparaison. Chaque écart est qualifié comme usure normale, salissure, défaut d'entretien, dégradation ou perte.
- Chiffrage. Les retenues reposent sur des devis ou des factures et appliquent la vétusté aux seules dégradations.
- Coûts. Aucun frais n'est facturé au locataire hors l'état des lieux d'entrée établi par un professionnel, dans la limite réglementaire, ou la moitié du constat d'un commissaire de justice.
- Conservation. Les deux documents, les photographies, les devis et le calcul sont conservés au moins trois ans après la restitution du dépôt de garantie.