Rédiger l'annonce et organiser les visites

Entre le départ d'un locataire et l'arrivée du suivant, deux étapes décident du délai de relocation et de la qualité des candidatures reçues. L'annonce attire ou écarte les candidats, la visite permet de les rencontrer et de les départager sur des critères objectifs.

Ce chapitre traite de la rédaction de l'annonce, de ses mentions obligatoires, des photographies, de la diffusion, du tri des demandes, de l'organisation des visites, de leur sécurité, de l'égalité de traitement et de la réponse aux candidats. La liste des pièces que vous pouvez demander, leur contrôle et les garanties contre l'impayé sont présentés au chapitre 100. La fixation du loyer relève du chapitre 96 et l'encadrement des loyers du chapitre 97.

Avant l'annonce, vérifier que le logement peut être loué

Avant de publier l'annonce, assurez-vous que le logement peut effectivement être loué à la date annoncée et au loyer affiché. Un bail signé sur un logement qui ne remplit pas les conditions légales vous expose à une baisse de loyer, à des travaux imposés ou à la nullité de certaines clauses.

Les points à contrôler sont les suivants.

• La performance énergétique. Depuis le 1er janvier 2025, un logement classé G au diagnostic de performance énergétique (DPE) n'est plus considéré comme décent en métropole pour un nouveau bail. Les logements classés F suivront en 2028. Le calendrier et ses conséquences sont détaillés au chapitre 89.
• Les diagnostics. Le dossier de diagnostic technique doit être complet et valide à la signature du bail (chapitre 87). Le DPE doit exister dès la publication de l'annonce, puisque ses résultats y figurent.
• L'état des risques. Il doit dater de moins de six mois et être remis au candidat dès la première visite, comme expliqué plus loin.
• Le permis de louer. Dans les communes qui ont institué une déclaration ou une autorisation préalable de mise en location, la démarche doit être engagée à temps (chapitre 95).
• Le loyer. En zone tendue, le loyer du nouveau bail est encadré par rapport à celui du locataire précédent. Dans les communes soumises à l'encadrement du niveau des loyers, il doit respecter le loyer de référence majoré, sauf complément de loyer justifié (chapitres 96 et 97).
• La décence. Profitez de la vacance pour vérifier les critères de décence et réaliser les menus travaux qui améliorent la présentation du logement (chapitres 86 et 88).

Les mentions obligatoires de l'annonce

L'article 2-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, introduit par la loi n° 2022-217 du 21 février 2022, dite loi 3DS, impose de faire figurer certaines informations dans toute annonce de location d'un logement, quel que soit son support. Pour les annonces publiées par le propriétaire lui-même, la liste est fixée par un arrêté du 21 avril 2022. Les annonces des agences immobilières relèvent d'un arrêté du 10 janvier 2017, qui leur impose en plus d'indiquer leurs honoraires (service-public.gouv.fr).

Ces règles s'appliquent aux annonces de location d'un logement vide ou meublé loué comme résidence principale, y compris en bail mobilité, ainsi qu'aux annonces de sous-location.

La liste des mentions

La mention relative aux risques vise les biens exposés à des risques naturels, miniers ou technologiques majeurs, au recul du trait de côte ou situés dans un secteur d'information sur les sols. Elle s'impose quel que soit le support de diffusion (service-public.gouv.fr).

Dans les communes soumises à l'encadrement du niveau des loyers

Lorsque le logement se situe dans une commune où le niveau des loyers est encadré, l'annonce comporte en plus les éléments suivants (service-public.gouv.fr).

• La mention « Zone soumise à encadrement des loyers », placée avant les montants qui suivent.
• Le loyer de référence majoré, présenté comme le loyer de base maximal.
• Le loyer de base.
• Le complément de loyer, s'il en existe un.
• L'arrondissement, à Paris et à Lyon.

Le montant du loyer mensuel doit apparaître en caractères plus grands que ceux du loyer de référence majoré, du loyer de base et du complément de loyer. La liste des communes concernées et la méthode pour trouver le loyer de référence figurent au chapitre 97.

Un exemple d'annonce conforme

Exemple illustratif. Un bailleur particulier loue un deux-pièces vide situé hors zone d'encadrement du niveau des loyers, au loyer de 560 € hors charges avec 40 € de provisions mensuelles. Le logement est classé D au DPE. Il n'est exposé à aucun risque qui imposerait la mention Géorisques. Le tableau suivant montre le contenu de l'annonce, rubrique par rubrique.

L'annonce ne mentionne pas de frais d'état des lieux, puisque le bailleur l'établit lui-même gratuitement avec le locataire (chapitre 102).

Rédiger une description exacte et utile

La description doit être exacte, car le candidat qui découvre un écart entre l'annonce et la réalité perd confiance et peut, une fois locataire, contester ce qui lui a été présenté.

Ce que la description doit dire

Les informations suivantes répondent aux questions que se posent tous les candidats et réduisent les appels inutiles.

• La surface et la distribution. Nombre de pièces, surface de chacune lorsqu'elle est connue, orientation, étage et présence d'un ascenseur.
• Le chauffage et l'eau chaude. Mode individuel ou collectif et énergie utilisée, ce qui pèse dans le budget du locataire.
• Le contenu des charges. Ce que couvrent les provisions ou le forfait, par exemple l'eau froide, l'entretien des parties communes ou le chauffage collectif (chapitre 98).
• Les annexes. Cave, parking, balcon, jardin, local à vélos, avec leur inclusion ou non dans le loyer.
• L'équipement. Pour un meublé, les éléments fournis au-delà de la liste réglementaire (chapitre 94). Pour un logement vide, la cuisine équipée ou non.
• Le type et la durée du bail. Bail vide de trois ans, bail meublé d'un an, bail étudiant de neuf mois ou bail mobilité (chapitres 11, 12 et 13).
• La date de disponibilité. Une date précise permet au candidat de calculer son propre préavis.
• L'environnement. Commerces, transports, établissements d'enseignement, décrits de façon vérifiable, par exemple « arrêt de tramway à 200 mètres » plutôt que « proche de tout ».

Ce que la description peut annoncer sur la sélection

Vous pouvez indiquer dès l'annonce les critères objectifs que vous appliquerez à tous, comme un niveau de ressources rapporté au loyer ou le type de garantie accepté. Cette transparence évite des visites inutiles et vous permet ensuite de justifier vos choix. Les critères doivent rester compatibles avec le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, qui fixe la liste limitative des pièces exigibles, ainsi qu'avec l'interdiction des discriminations détaillée plus loin (chapitre 100).

Les formulations à éviter

Certaines formulations sont interdites, d'autres sont inutiles car elles annoncent des clauses que la loi prive d'effet. Le tableau suivant donne des exemples et une alternative.

Les photographies, le plan et la visite virtuelle

Les photographies doivent montrer le logement tel qu'il sera loué, sans le flatter au point de décevoir lors de la visite.

Réussir les photographies

Photographiez de jour, une fois le logement nettoyé et rangé. Prenez une vue d'ensemble de chaque pièce, puis les éléments qui comptent pour un locataire, comme la cuisine, la salle d'eau, les rangements et les annexes.

Évitez les grands angles déformants et les retouches qui changent la couleur des murs ou la taille des pièces. Un plan simple, coté ou au moins indiquant la surface de chaque pièce, complète utilement les photographies et réduit les questions.

Photographier un logement encore occupé

Si le locataire sortant est encore dans les lieux, son accord est nécessaire pour prendre des photographies, car le logement reste son domicile et ses effets personnels relèvent de sa vie privée, protégée par l'article 9 du Code civil. Convenez avec lui d'un rendez-vous et ne photographiez ni personnes, ni documents, ni objets permettant de l'identifier. À défaut d'accord, utilisez des photographies prises lors d'une précédente vacance, en le signalant dans l'annonce.

Protéger vos photographies

Des annonces frauduleuses reprennent parfois les photographies de vrais logements pour encaisser des sommes auprès de candidats. Une marque discrète sur vos images limite ce risque. Si vous découvrez une copie de votre annonce, signalez-la au site qui la publie.

La visite virtuelle

Une visite filmée permet à un candidat éloigné de se faire une première idée, sans remplacer la visite physique. Méfiez-vous d'un candidat qui veut signer sans visite, ce comportement accompagnant souvent les dossiers falsifiés (chapitre 100).

Choisir où diffuser l'annonce

Le canal de diffusion dépend du public visé. Une même annonce peut être publiée sur plusieurs supports, à condition que chacun comporte les mentions obligatoires et que les informations soient identiques partout.

Le bon moment

Publiez l'annonce dès que la date de départ du locataire est connue, c'est-à-dire à la réception de son congé (chapitre 114). Pendant le préavis, les visites sont possibles dans les conditions prévues au bail, sans pouvoir avoir lieu les jours fériés ni durer plus de deux heures les jours ouvrables (article 4 de la loi du 6 juillet 1989). Organisées tôt, elles permettent souvent une entrée du nouveau locataire le lendemain du départ.

Le coût d'une semaine de retard

Chaque jour de vacance coûte le loyer de ce jour ainsi que les charges qui restent à votre charge en l'absence de locataire. Exemple illustratif. Pour un loyer de 560 € hors charges et 40 € de provisions, un mois de vacance représente 600 € perdus, soit environ 8,3 % des sommes encaissées sur une année. Rapporté à la journée, le loyer seul représente environ 18,40 €. Publier l'annonce une semaine plus tôt et regrouper les visites pendant le préavis réduit directement ce coût.

Trier les demandes

Une annonce bien diffusée peut susciter des dizaines de messages en quelques heures. Un tri méthodique, identique pour tous, vous fait gagner du temps et protège votre décision.

Une réponse type et des questions préalables

Préparez une réponse type qui rappelle le loyer charges comprises, la date de disponibilité, le type de bail, les critères annoncés et la liste des pièces qui seront demandées. Ajoutez quelques questions neutres posées à tous, comme la date d'entrée souhaitée, le nombre d'occupants et le type de garantie envisagé.

Ne demandez pas de pièces justificatives à ce stade si vous ne pouvez pas les traiter. Les données collectées doivent rester limitées à ce qui est utile à la sélection et leur conservation est encadrée par le règlement général sur la protection des données (RGPD), comme expliqué au chapitre 100. Un candidat peut aussi vous adresser un dossier déjà vérifié par le service public DossierFacile.

Tenir un registre des contacts

Notez pour chaque demande la date, le canal, la réponse apportée et la suite donnée, visite proposée ou non et pour quel motif. Ce registre vous permet de vérifier que vous traitez tous les candidats de la même façon et de répondre à un candidat qui conteste votre décision.

Aucune somme avant la signature

Aucune somme ne peut être exigée d'un candidat pour visiter le logement, réserver le logement ou déposer un dossier. À la signature du bail, seuls peuvent être encaissés le loyer, le dépôt de garantie et, si un professionnel intervient, ses honoraires dans la limite réglementaire. Exiger une autre somme comme condition de la signature est interdit, même si le bail le prévoit (service-public.gouv.fr).

Organiser les visites

Visites individuelles ou groupées

Les deux formules sont licites. Le choix dépend du nombre de demandes, de votre disponibilité et de l'occupation du logement.

Lorsque le logement est encore occupé, privilégiez des créneaux courts et regroupés, convenus par écrit avec le locataire sortant. Le bailleur ne peut pas entrer dans le logement sans l'accord de l'occupant, même s'il dispose d'un jeu de clés (chapitre 105).

Préparer le dossier de visite

Préparez pour chaque visite les documents que le candidat doit recevoir ou pouvoir consulter.

• L'état des risques. Le propriétaire le remet au candidat lors de la première visite, lorsqu'une visite a lieu. Il est ensuite annexé au bail, daté et signé par le locataire (service-public.gouv.fr).
• Le DPE, dont les classes figurent déjà dans l'annonce.
• Une fiche récapitulative reprenant le loyer, les charges et leur contenu, le dépôt de garantie, la date d'entrée, le type de bail, les critères de sélection et la liste des pièces du dossier.
• Le plan du logement, si vous en disposez.
• En copropriété, les règles de l'immeuble utiles au candidat, comme les horaires de collecte des déchets ou l'usage des parties communes, sachant que les extraits du règlement de copropriété seront annexés au bail (chapitre 102).

Conduire la visite

Arrivez avant le candidat pour aérer et vérifier que tout fonctionne. Suivez toujours le même parcours, puis montrez les compteurs, le tableau électrique, le chauffage et la ventilation. Indiquez les défauts connus plutôt que d'attendre qu'ils soient découverts, car un candidat informé ne se sentira pas trompé et l'état des lieux d'entrée les mentionnera de toute façon (chapitre 103).

Répondez de la même façon à tous. À la fin, remettez la fiche récapitulative et indiquez le délai de votre réponse ainsi que la façon de vous transmettre le dossier.

La sécurité des visites

Une visite met en présence des personnes qui ne se connaissent pas, dans un logement parfois vide. Quelques précautions protègent le bailleur, le locataire en place et les candidats.

Pour le bailleur

• Convenez des rendez-vous par écrit, avec le nom et le numéro de téléphone du candidat que vous rappelez la veille.
• Évitez de faire visiter seul un logement vide en soirée. Faites-vous accompagner si vous le jugez utile.
• Ne confiez jamais les clés à un candidat pour une visite libre et n'utilisez pas de boîte à clés pour des visites, car un logement vide auquel un tiers a eu accès est plus exposé à une occupation illicite (chapitre 117).
• Vérifiez à la fin de chaque visite que fenêtres, robinets et porte sont fermés.
• Assurez-vous que votre assurance de propriétaire non occupant (PNO) couvre votre responsabilité civile pendant la vacance (chapitre 108).

Pour le locataire en place

Ne laissez pas les candidats circuler seuls dans le logement occupé et demandez au locataire de mettre à l'abri ses objets de valeur. Respectez strictement les créneaux convenus.

Pour les candidats

Les candidats craignent les annonces frauduleuses. Présentez-vous avec une pièce d'identité et rappelez que vous ne demandez aucune somme avant la signature du bail. Cette transparence rassure les bons candidats.

L'égalité de traitement

Ce que la loi interdit

Aucune personne ne peut se voir refuser la location d'un logement pour un motif discriminatoire (article 1er de la loi du 6 juillet 1989). Les critères interdits sont énumérés par l'article 225-1 du Code pénal. Ils comprennent notamment l'origine, le sexe, la situation de famille, la grossesse, l'apparence physique, le nom, le lieu de résidence, l'état de santé, le handicap, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, les opinions politiques, la religion ou la langue parlée (service-public.gouv.fr).

La discrimination à la location est punie de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende. La victime peut porter plainte dans un délai de six ans à compter des faits ou saisir gratuitement le Défenseur des droits, qui peut proposer une médiation ou une transaction. Le refus de location peut être établi par la méthode du test de situation, encadrée par l'article 225-3-1 du Code pénal.

La preuve

Le candidat qui s'estime discriminé présente des éléments de fait qui laissent supposer une discrimination, comme des messages, des captures d'écran ou des témoignages. Il revient alors au bailleur de prouver que sa décision était justifiée par des éléments objectifs (service-public.gouv.fr). C'est pourquoi la constance des critères et la trace écrite de leur application vous protègent.

Ce que vous pouvez faire

Le bailleur choisit librement son locataire sur des critères objectifs, comme le niveau et la stabilité des ressources, la qualité de la garantie ou la cohérence du dossier. Il peut aussi refuser un candidat qui souhaite exercer une activité professionnelle dans le logement. Fixez vos critères par écrit avant la première visite, appliquez-les à tous et conservez les éléments qui ont fondé votre choix.

Répondre aux candidats

Retenir un candidat

Lorsque vous retenez un dossier, informez le candidat par écrit que votre accord porte sur la signature d'un bail sous réserve de la vérification des pièces et de la mise en place de la garantie. Si le candidat bénéficie de Visale, le contrat de cautionnement doit être validé en ligne avant la signature du bail, faute de quoi la garantie ne peut pas être accordée (chapitre 100). Fixez ensuite la date de signature et celle de l'état des lieux d'entrée.

Avec leur accord, conservez en attente un ou deux autres dossiers au cas où le premier candidat se désisterait.

Refuser un candidat

Répondez à chaque candidat qui a visité, même par un message bref. Un refus fondé sur les critères annoncés, comme des revenus inférieurs au niveau attendu ou l'absence de garantie, suffit en pratique. Évitez toute formule qui pourrait laisser croire que le refus tient à un critère interdit.

Supprimez ensuite les dossiers des candidats non retenus, dans le délai prévu par le référentiel de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) présenté au chapitre 100. Retirez aussi l'annonce de tous les supports dès la signature du bail, car une annonce restée en ligne peut être reprise par des fraudeurs.

Un calendrier type de relocation

Exemple illustratif. Le locataire d'un deux-pièces vide situé en zone tendue donne congé avec un préavis d'un mois. Sa lettre est reçue le 2 novembre et son départ est prévu le 2 décembre. Le tableau suivant montre comment organiser la relocation sans vacance.

Les erreurs fréquentes

• Publier une annonce sans les classes du DPE ou sans l'estimation des dépenses d'énergie.
• Oublier les mentions propres aux communes soumises à l'encadrement du niveau des loyers.
• Afficher un loyer sans préciser s'il s'entend charges comprises ou hors charges.
• Indiquer une surface approximative, différente de la surface habitable mentionnée au bail.
• Annoncer un critère de sélection fondé sur l'âge, la situation de famille ou l'origine.
• Demander des frais de dossier, un chèque de réservation ou des relevés bancaires.
• Oublier de remettre l'état des risques lors de la première visite.
• Imposer des visites au locataire en place en dehors des créneaux convenus ou des limites légales.
• Laisser des candidats sans réponse et conserver leurs dossiers sans limite de durée.

Liste de contrôle de l'annonce et des visites

1. Logement louable. Le DPE permet la location à la date prévue, les diagnostics sont valides et le permis de louer est obtenu s'il est exigé.
2. Loyer. Le loyer respecte l'encadrement de l'évolution et, le cas échéant, le loyer de référence majoré.
3. Mentions. L'annonce indique le loyer par mois et charges comprises, les charges, le dépôt, le caractère meublé, la commune, la surface habitable, les classes énergie et climat et les dépenses estimées.
4. Mentions particulières. La mention de logement à consommation énergétique excessive, la mention Géorisques et les mentions de l'encadrement figurent lorsqu'elles s'appliquent.
5. Description. Elle est exacte, vérifiable et sans critère interdit.
6. Photographies. Elles sont récentes, fidèles et prises avec l'accord du locataire en place.
7. Diffusion. L'annonce est identique sur tous les supports et publiée dès la réception du congé.
8. Tri. Une réponse type et des questions identiques sont adressées à tous et un registre des contacts est tenu.
9. Visites. Les créneaux sont convenus par écrit avec le locataire en place et l'état des risques est remis à chaque candidat lors de la première visite.
10. Sécurité. Aucune clé n'est confiée et le logement est refermé après chaque visite.
11. Aucune somme. Rien n'est demandé avant la signature du bail.
12. Réponses. Chaque candidat reçoit une réponse, le dossier retenu est confirmé sous réserve et les dossiers non retenus sont supprimés.
13. Clôture. L'annonce est retirée de tous les supports après la signature.