Les charges récupérables sont les dépenses que le bailleur avance puis se fait rembourser par le locataire. Leur liste est fixée par décret et elle est limitative, ce qui signifie qu'une dépense qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur, même si elle profite au locataire et même si le bail prévoit le contraire. C'est l'une des premières sources de litige entre bailleurs et locataires.
Le chapitre 96 présente le choix entre provisions et forfait ainsi que les grandes rubriques. Ce chapitre reprend la liste ligne par ligne, traite les dépenses de personnel et les contrats d'entreprise, recense les cas tranchés par les juges, puis détaille le décompte annuel et ses justificatifs, avec un exemple complet.
Le cadre juridique
Les trois catégories de la loi
L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 définit trois catégories de charges récupérables, à savoir les services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée, les dépenses d'entretien courant et les menues réparations sur les éléments d'usage commun, ainsi que les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement. La liste précise de ces charges figure dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui s'applique aux locations vides comme aux locations meublées (service-public.gouv.fr).
Le décret ne fixe pas de montant. Il désigne des natures de dépenses, regroupées en huit rubriques numérotées de I à VIII, ainsi qu'un article 2 consacré au personnel. Le montant récupérable est celui que le bailleur a réellement payé pour ces natures de dépenses, au prorata de la part du logement.
Une liste limitative d'interprétation stricte
La Cour de cassation juge de longue date que cette liste est limitative et d'interprétation stricte. Elle a ainsi refusé la récupération des frais de débouchage des vide-ordures et de la main-d'œuvre de désinsectisation et de désinfection (troisième chambre civile, 10 mars 1999, anil.org), puis celle des frais de dératisation (troisième chambre civile, 29 janvier 2002, anil.org).
Le bailleur ne peut pas contourner la liste par un autre fondement juridique. Il a été jugé qu'un bailleur ne pouvait pas réclamer des frais de gardiennage de nuit et de week-end en invoquant la gestion d'affaires, puisqu'il doit lui-même au locataire la jouissance paisible des lieux (troisième chambre civile, 19 mars 2008, n° 07-10.794, anil.org).
Les contrats d'entreprise
Lorsque le bailleur ou le syndic confie une tâche récupérable à une entreprise, par exemple le nettoyage des parties communes, le coût de la prestation est récupérable pour sa totalité, toutes taxes comprises. Cette règle, introduite dans l'article 23 de la loi de 1989 par la loi du 13 juillet 2006 portant engagement national pour le logement (loi ENL), a mis fin à une jurisprudence qui excluait la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la marge de l'entreprise (anil.org).
La règle vaut pour les seules tâches récupérables. Si un contrat couvre à la fois le nettoyage des parties communes et des prestations qui ne figurent pas dans le décret, seule la part correspondant aux premières peut être refacturée. Demandez à l'entreprise ou au syndic une facture qui distingue les postes.
La liste ligne par ligne
Les tableaux qui suivent reprennent le contenu de chaque rubrique du décret, sous une forme résumée, avec les exclusions les plus fréquentes. Pour un cas précis, la lecture du texte intégral du décret sur Légifrance reste nécessaire.
I. Ascenseurs et monte-charge
| Nature | Récupérable |
|---|---|
| Électricité | Oui |
| Exploitation | Visites périodiques, nettoyage et graissage des organes mécaniques, examen des câbles et vérification des parachutes, nettoyage de la cuvette, du dessus de cabine et de la machinerie, dépannage et remise en marche |
| Fournitures | Petit matériel d'entretien comme chiffons, graisses et huiles, lampes d'éclairage de la cabine |
| Menues réparations | Petites pièces de la cabine et des paliers, comme les boutons, contacts de portes, ferme-portes et serrures électromécaniques, balais du moteur et fusibles |
Le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur n'est pas récupérable (service-public.gouv.fr). Il en va de même des travaux de modernisation et de mise aux normes, ainsi que du remplacement des pièces importantes comme le moteur, les câbles ou les portes, qui relèvent de l'entretien du propriétaire.
II. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
| Nature | Récupérable |
|---|---|
| Eau | Eau froide et chaude des occupants, eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes et des espaces extérieurs |
| Assainissement | Taxes et redevances d'assainissement liées à la consommation d'eau |
| Traitement | Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau |
| Énergie | Fourniture d'énergie, quelle que soit sa nature |
| Compteurs | Exploitation des compteurs généraux et individuels |
| Exploitation et entretien | Entretien courant de la chaufferie, des brûleurs, de la régulation, des pompes, des pompes à chaleur et des capteurs solaires, relevés de compteurs |
| Menues réparations | Réparation des fuites sur raccords et joints, remplacement des joints, clapets et presse-étoupes, purge des points de chauffage, ramonage des chaudières et conduits de fumée, entretien de l'épurateur de fumée |
Les gros travaux de la chaufferie, comme le remplacement d'une chaudière collective, restent à la charge du propriétaire. Il en va de même de la part d'un contrat d'exploitation qui couvre le gros entretien et le renouvellement du matériel. Le coût de pose des compteurs et répartiteurs reste également au propriétaire. La récupération de leur location ou du relevé des répartiteurs, que le décret ne vise pas expressément, mérite d'être vérifiée auprès de l'agence départementale d'information sur le logement (ADIL) avant toute refacturation.
III. Installations individuelles
Cette rubrique vise le chauffage, la production d'eau chaude et la distribution d'eau dans les parties privatives, lorsque le bailleur en supporte la dépense. Elle ne joue donc que si le bailleur paie lui-même ces postes avant de les refacturer.
| Nature | Récupérable |
|---|---|
| Combustible | Dépenses d'alimentation commune en combustible |
| Exploitation et entretien | Réglage de débit et de température, dépannage, contrôle des raccordements et de l'alimentation des chauffe-eau électriques, vérification, nettoyage et graissage des organes |
| Menues réparations | Petites pièces des appareils à gaz, rinçage des corps de chauffe, joints et clapets des robinets, joints et flotteurs des chasses d'eau |
En pratique, le locataire d'un logement à chauffage individuel souscrit lui-même son contrat d'énergie et fait entretenir sa chaudière, ce qui relève de ses obligations d'entretien (chapitre 106). Si le bailleur a souscrit le contrat d'entretien de la chaudière individuelle et en paie la facture, il peut en récupérer le coût au titre de cette rubrique.
IV. Parties communes intérieures
| Nature | Récupérable |
|---|---|
| Électricité | Éclairage et appareils des parties communes |
| Fournitures | Produits d'entretien, balais et petit matériel nécessaires à la propreté, sel |
| Entretien courant | Minuterie, tapis, vide-ordures, réparation des appareils de nettoyage comme l'aspirateur |
| Personnel | Frais de personnel d'entretien, dans les limites de l'article 2 du décret |
V. Espaces extérieurs
Cette rubrique vise les voies de circulation, les aires de stationnement, les abords et espaces verts ainsi que les aires et équipements de jeux pour enfants (service-public.gouv.fr). Elle concerne surtout les résidences dotées d'abords communs.
| Nature | Récupérable |
|---|---|
| Consommations | Électricité, essence et huile des engins d'entretien |
| Fournitures | Petit matériel, produits et plantes de remplacement, hors réfection des massifs ou des haies |
| Entretien courant | Coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage des allées, espaces verts, aires de jeux, bassins, caniveaux et évacuations des eaux pluviales |
| Menues réparations | Peinture et petites réparations des bancs, des équipements de jeux et des grillages |
La création ou la réfection complète d'un espace vert, l'abattage d'arbres et le remplacement d'un équipement de jeux restent au propriétaire. Dans une maison individuelle, le locataire assure lui-même l'entretien courant du jardin privatif, qui relève des réparations locatives (chapitre 26).
VI. Hygiène
| Nature | Récupérable |
|---|---|
| Fournitures | Sacs nécessaires à l'élimination des déchets, produits de désinsectisation et de désinfection, y compris pour les colonnes de vide-ordures |
| Entretien courant | Entretien et vidange des fosses d'aisances, entretien des appareils de conditionnement des ordures |
| Personnel | Frais de personnel affecté à l'élimination des déchets, dans les limites de l'article 2 |
La rubrique vise les produits de désinsectisation, non la main-d'œuvre de l'entreprise qui les applique, ni la dératisation, que les juges ont refusé de mettre à la charge du locataire (voir plus haut). Demandez à l'entreprise une facture qui isole le prix des produits.
VII. Équipements divers
| Nature | Récupérable |
|---|---|
| Ventilation | Énergie de la ventilation mécanique, entretien de la ventilation et ramonage des conduits de ventilation |
| Accès | Entretien des dispositifs d'ouverture automatique ou codée et des interphones |
| Façades vitrées | Visites, nettoyage et graissage de l'appareillage fixe de manutention des nacelles, hors contrôles réglementaires de sécurité |
| Téléphone | Abonnement des postes de téléphone mis à la disposition des locataires |
VIII. Impositions et redevances
| Nature | Récupérable |
|---|---|
| Ordures ménagères | Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères |
| Balayage | Taxe de balayage, là où la commune la perçoit |
| Droit de bail | Ligne devenue sans objet, cet impôt n'étant plus perçu |
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) figure sur l'avis de taxe foncière du propriétaire. C'est la seule partie de cet avis qui puisse être refacturée, hors frais de confection des rôles, que la Cour de cassation a exclus des charges récupérables le 24 mars 2004 (anil.org). La taxe foncière elle-même n'est jamais récupérable sur le locataire d'un logement (chapitre 133).
Les dépenses de personnel
Gardien, employé d'immeuble et entreprise
Seuls le salaire brut et les charges sociales et fiscales qui s'y rattachent entrent dans le calcul. Restent toujours à la charge du propriétaire le salaire en nature, comme le logement de fonction, l'intéressement et la participation, les indemnités de départ à la retraite et de licenciement, la mutuelle prise en charge par l'employeur et la cotisation à la médecine du travail (service-public.gouv.fr).
| Situation | Part récupérable |
|---|---|
| Gardien qui assure l'entretien des parties communes et la sortie des déchets | 75 % |
| Gardien qui n'assure que l'une de ces deux tâches | 40 % |
| Couple de gardiens sous contrat commun assurant les deux tâches | 75 %, traité comme un seul salaire |
| Employé d'immeuble sans logement de fonction | Totalité |
| Entreprise prestataire pour des tâches récupérables | Totalité de la facture toutes taxes comprises (TTC) |
Source service-public.gouv.fr. La répartition de 75 % s'applique aussi lorsqu'un tiers remplace le gardien pendant ses repos ou congés, en cas de force majeure ou lorsque le gardien ne peut temporairement pas assurer seul les deux tâches.
Exemple illustratif. Un gardien logé assure le nettoyage des parties communes et la sortie des conteneurs d'un immeuble en copropriété. Son salaire brut et les charges qui s'y rattachent représentent 36 000 € par an, hors avantage en nature du logement. La part récupérable s'élève à 75 %, soit 27 000 €. Pour un lot qui supporte 450 millièmes de cette charge, le bailleur peut réclamer au locataire 27 000 × 0,045, soit 1 215 €. Si le gardien n'assurait que le nettoyage, la part récupérable tomberait à 40 %, soit 648 € pour le même lot.
Les cas litigieux
Le tableau suivant regroupe les dépenses qui posent le plus souvent question. Il ne remplace pas la lecture du décret ni l'avis de l'ADIL pour un cas particulier.
| Dépense | Récupérable | Fondement |
|---|---|---|
| Dératisation | Non | Absente du décret, jurisprudence de 2002 |
| Main-d'œuvre de désinsectisation | Non | Seuls les produits sont visés, jurisprudence de 1999 |
| Débouchage des vide-ordures | Non | Jurisprudence de 1999 |
| Gardiennage de nuit ou de week-end | Non | Jurisprudence de 2008 |
| Contrôle quinquennal de l'ascenseur | Non | Fiche officielle des charges |
| Ligne de téléalarme de l'ascenseur | Non | Jurisprudence de 2004 |
| Gestion, télégestion et surveillance confiées à un prestataire | Non | Jurisprudence de 2004 |
| Frais de rôle de la TEOM | Non | Jurisprudence de 2004 |
| Nettoyage par une entreprise | Oui, TTC | Article 23 de la loi de 1989 |
| Contrat d'entretien de la chaudière individuelle payé par le bailleur | Oui | Rubrique III |
| Remplacement d'une chaudière collective | Non | Gros travaux du propriétaire |
| Honoraires du syndic et frais de gestion | Non | Absents du décret |
| Assurance de l'immeuble | Non | Absente du décret |
| Cotisation au fonds de travaux | Non | Absente du décret |
| Taxe foncière hors TEOM | Non | Absente du décret |
| Frais d'envoi des quittances | Non | Quittance gratuite, article 21 de la loi de 1989 |
| Pose de compteurs ou de répartiteurs | Non | Investissement du propriétaire |
Les décisions de 2004 citées dans le tableau sont deux arrêts de la troisième chambre civile des 23 et 24 mars 2004, qui ont écarté les missions de gestion, de télégestion et de surveillance, les dépenses de la ligne de téléalarme de l'ascenseur et les frais de rôle de la TEOM (anil.org). Ils confirment la lecture stricte du décret.
Lorsqu'un locataire refuse de se raccorder à une antenne collective de télévision par câble, il n'est pas tenu de participer aux frais d'installation, d'entretien et de remplacement, en application de la loi du 2 juillet 1966 relative à l'installation d'antennes réceptrices de radiodiffusion (anil.org). Le bailleur ne peut donc répartir ces frais qu'entre les locataires raccordés.
Le chauffage collectif et l'eau
Dans un immeuble à chauffage collectif, la dépense récupérable comprend l'énergie, l'entretien courant de l'installation et les menues réparations. Lorsque l'installation est confiée à un exploitant, le contrat distingue souvent la fourniture d'énergie, la conduite et l'entretien courant, puis le gros entretien et le renouvellement du matériel. Seules les deux premières parts correspondent à des dépenses visées par le décret. La troisième, qui finance le remplacement des équipements, reste au propriétaire.
L'individualisation des frais de chauffage, lorsqu'elle s'impose, répartit en principe 70 % des frais de combustible selon les consommations relevées et 30 % au titre des frais communs (chapitre 96). Le bailleur joint au décompte une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collectifs (article 6-2 de la loi de 1989). Lorsque les appareils sont relevables à distance, les informations de consommation sont communiquées chaque mois à l'occupant (service-public.gouv.fr).
Exemple illustratif. Dans une copropriété équipée de répartiteurs, la dépense de combustible de l'année s'élève à 48 000 €. La part liée aux consommations, soit 70 % ou 33 600 €, se répartit selon les relevés. Le lot du bailleur totalise 3,2 % des unités relevées, soit 1 075,20 €. La part des frais communs, soit 30 % ou 14 400 €, se répartit selon les millièmes de chauffage, dont le lot détient 4,5 %, soit 648 €. Le contrat d'entretien courant de 6 000 € ajoute 270 € pour le lot. La part du contrat consacrée au gros entretien et au renouvellement, de 4 000 €, soit 180 € pour le lot, reste au bailleur. Le chauffage récupérable s'élève donc à 1 993,20 €.
Pour l'eau, lorsque le contrat de fourniture n'est pas individualisé, le bailleur communique chaque année au locataire la facture d'eau de l'immeuble et les informations sur la qualité de l'eau (article 6-3 de la loi de 1989). La consommation de chaque logement se calcule à partir des compteurs divisionnaires lorsqu'il en existe. À défaut, la répartition suit la clé prévue par le règlement de copropriété ou, en monopropriété, par le bail.
Le décompte annuel et les justificatifs
Les obligations de forme
Les charges réglées par provisions donnent lieu à une régularisation au moins une fois par an. Un mois avant cette régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements. Il tient ensuite les pièces justificatives à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte (service-public.gouv.fr).
Le décompte doit permettre au locataire de vérifier chaque ligne. Une simple mention « charges de copropriété » suivie d'un montant ne suffit pas. Indiquez pour chaque nature de dépense le montant total, la clé de répartition, la quote-part du logement et, le cas échéant, le prorata d'occupation.
La procédure pas à pas
- Rassemblez les pièces. En copropriété, attendez l'approbation des comptes par l'assemblée générale et récupérez le relevé individuel des dépenses du lot (chapitre 109). En monopropriété, réunissez les factures de l'année.
- Écartez les dépenses non récupérables. Reprenez le relevé ligne par ligne et ne conservez que les natures de dépenses visées par le décret.
- Appliquez les clés de répartition. Utilisez les millièmes ou les compteurs en copropriété puis la clé prévue au bail en monopropriété, le plus souvent la surface ou les compteurs divisionnaires.
- Ajoutez la TEOM figurant sur l'avis de taxe foncière, au prorata si plusieurs logements partagent le même avis.
- Calculez le prorata d'occupation si le locataire est entré ou sorti en cours d'année.
- Comparez avec les provisions effectivement encaissées sur la même période.
- Envoyez le décompte avec la note sur le chauffage et l'eau chaude collectifs s'il y a lieu, puis réclamez le complément ou remboursez le trop-perçu un mois plus tard.
- Ajustez la provision de l'année suivante sur la base des dépenses réelles.
- Conservez les justificatifs et tenez-les à disposition pendant six mois au moins, puis archivez-les jusqu'à l'expiration du délai de prescription.
Exemple complet dans un petit immeuble en monopropriété
Exemple illustratif. Un bailleur possède seul un immeuble de quatre appartements totalisant 180 m² habitables. Le bail de l'appartement du deuxième étage, de 45 m², prévoit une répartition des charges communes au prorata des surfaces, soit un quart, ainsi qu'une répartition de l'eau selon des compteurs divisionnaires. Le locataire a versé 80 € de provisions par mois en 2025, soit 960 €.
| Nature | Dépense de l'immeuble | Clé | Part du logement |
|---|---|---|---|
| Électricité des parties communes | 480,00 € | Surface, 45/180 | 120,00 € |
| Nettoyage par une entreprise, TTC | 2 400,00 € | Surface, 45/180 | 600,00 € |
| Produits de désinsectisation | 60,00 € | Surface, 45/180 | 15,00 € |
| TEOM de l'immeuble | 1 120,00 € | Surface, 45/180 | 280,00 € |
| Eau et assainissement | Selon facture | 38 m³ à 4,60 € | 174,80 € |
| Total récupérable | 1 189,80 € | ||
| Provisions versées | 960,00 € | ||
| Complément dû | 229,80 € |
La facture de l'entreprise de désinsectisation, de 340 € pour l'intervention, n'apparaît pas dans le décompte, puisque seule la fourniture des produits est récupérable. La facture de dératisation et l'assurance de l'immeuble en sont également exclues. Le bailleur peut porter la provision à 99 € par mois, soit environ le douzième des dépenses réelles. Si le locataire était entré le 1er avril 2025, la part annuelle serait ramenée à 1 189,80 × 9 ÷ 12, soit 892,35 €, à comparer aux neuf provisions versées.
Régularisation tardive, prescription et contestation
Le bailleur peut réclamer des charges impayées pendant trois ans. Le locataire dispose du même délai pour demander le remboursement de charges indûment payées (service-public.gouv.fr). Au-delà, la créance est prescrite.
Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut demander que le complément soit échelonné sur douze mois, par lettre recommandée avec avis de réception. Le juge des contentieux de la protection peut en outre refuser une régularisation tardive jugée déloyale et brutale, imputable à la faute du bailleur, par exemple lorsqu'il a ignoré les demandes répétées du locataire (service-public.gouv.fr).
En cas de désaccord sur une ligne du décompte, le locataire peut demander à consulter les justificatifs, puis saisir la commission départementale de conciliation (CDC) ou le conciliateur de justice, avant le juge. Les modes de règlement amiable sont présentés au chapitre 118.
Forfait de charges et colocation
En location meublée, le bail peut prévoir un forfait de charges plutôt que des provisions. Son montant est fixé au bail, ne donne lieu à aucune régularisation et ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges payées par le précédent locataire. Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer. Le bail mobilité impose le forfait (service-public.gouv.fr).
Le forfait est aussi possible en colocation à bail unique (chapitre 15). Même dans ce cas, le décompte des charges récupérables de l'année précédente reste l'outil de référence pour fixer un forfait cohérent.
Les erreurs fréquentes
- Refacturer la taxe foncière entière au lieu de la seule TEOM.
- Reporter sans tri l'appel de fonds du syndic, qui mélange charges récupérables, honoraires, assurance et fonds de travaux.
- Récupérer à 100 % le salaire d'un gardien logé.
- Facturer la main-d'œuvre de désinsectisation ou la dératisation.
- Récupérer le contrôle quinquennal ou la modernisation de l'ascenseur.
- Omettre la note sur le chauffage collectif ou la facture d'eau de l'immeuble.
- Envoyer un décompte global sans détail par nature de charges.
- Laisser passer plusieurs années sans régularisation, puis réclamer d'un coup.
- Appliquer des clés de répartition différentes selon les baux d'un même immeuble.
- Oublier le prorata d'occupation à l'entrée ou à la sortie du locataire.
Liste de contrôle
- Bail. Le mode de paiement des charges, provisions ou forfait, est indiqué et la clé de répartition précisée en monopropriété.
- Tri. Chaque dépense refacturée correspond à une ligne du décret n° 87-713.
- Personnel. Les frais de gardien sont retenus à 75 %, 40 % ou 0 % selon ses tâches, hors salaire en nature.
- Entreprises. Les factures distinguent les tâches récupérables des autres.
- Chauffage. La part de gros entretien du contrat d'exploitation est écartée.
- TEOM. Seule cette ligne de l'avis de taxe foncière est refacturée.
- Décompte. Il détaille chaque nature de charge, la clé et la quote-part du logement.
- Notes jointes. La note sur le chauffage collectif et la facture d'eau sont jointes s'il y a lieu.
- Délai. Le décompte est envoyé un mois avant la régularisation.
- Justificatifs. Ils restent à disposition pendant six mois puis sont archivés.
- Rythme. La régularisation intervient chaque année, sans attendre la fin du délai de prescription.
- Provision. Elle est ajustée chaque année au douzième des dépenses réelles.