Louer à une société ou loger des salariés

Une entreprise qui recrute, mute un cadre ou accueille un consultant pour plusieurs mois cherche souvent un logement pour son salarié. Elle peut louer elle-même le logement, se porter caution du salarié qui le loue, ou encore loger son personnel dans un bien qu'elle possède. Pour le bailleur, ces situations offrent un locataire en principe solvable, mais elles relèvent de régimes juridiques différents qu'il faut identifier avant de signer.

Ce chapitre présente les trois montages possibles, le régime du bail consenti à une société, le logement de fonction, l'avantage en nature du salarié, les garanties, le rôle d'Action Logement et la fiscalité. Les règles générales des locations régies par le Code civil sont approfondies au chapitre 19 et les premiers repères sur le logement de fonction figurent au chapitre 9.

Trois montages à distinguer

Le régime applicable dépend de la personne qui signe le bail comme locataire et du lien entre le logement et l'emploi. Le nom donné au contrat ne suffit pas.

Le bail consenti à une société

Un bail régi par le Code civil

La loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 s'applique aux locations de logements qui constituent la résidence principale du preneur, occupés au moins huit mois par an (chapitre 9). Une société ne peut pas avoir de résidence principale au sens de cette loi. Le bail qu'elle conclut pour y loger un dirigeant, un salarié ou un stagiaire relève donc en principe du Code civil, à savoir des articles 1709 et suivants sur le louage de choses et des articles 1714 et suivants sur les baux des maisons et des biens ruraux.

Le salarié qui occupe le logement n'est pas locataire. Il est occupant du chef de la société, qui reste seule tenue envers le bailleur du paiement du loyer, de l'entretien et de la restitution des lieux. Les relations entre la société et son salarié relèvent du droit du travail et de leurs accords, pas du bail.

Le Code civil laisse une grande liberté contractuelle. La durée, le loyer, sa révision, le dépôt de garantie, la répartition des charges et des réparations se négocient. Les règles du Code civil ne s'appliquent qu'à défaut de clause, d'où l'importance d'un contrat écrit complet.

Les clauses à prévoir

Un bail à une société doit couvrir tout ce que la loi de 1989 aurait réglé à sa place. Les points suivants sont à traiter par écrit.

• L'identité de la société, son numéro d'immatriculation et le nom de son représentant habilité à signer.
• La désignation du logement, de ses annexes et des équipements, ainsi que sa destination d'habitation exclusive.
• Le nom du ou des occupants autorisés et l'interdiction de toute autre occupation sans accord écrit.
• La durée, la date de prise d'effet, le sort du contrat au terme et les conditions de résiliation anticipée par chaque partie.
• Le loyer, sa date et son mode de paiement, l'indice et la date de révision.
• Les charges, en indiquant si elles sont forfaitaires ou provisionnelles et régularisées.
• Le montant du dépôt de garantie, ses conditions de restitution et les garanties complémentaires.
• La répartition de l'entretien, des réparations et des travaux entre bailleur et société.
• L'obligation d'assurance de la société, couvrant les risques locatifs et sa responsabilité civile.
• L'état des lieux et l'inventaire du mobilier à l'entrée et à la sortie.
• La faculté ou l'interdiction de céder le bail ou de mettre le logement à disposition d'autres personnes.
• La clause résolutoire en cas d'impayé ou de manquement.

La durée et la fin du bail

La durée est libre. Un bail écrit à durée déterminée cesse de plein droit à l'expiration du terme fixé, sans qu'il soit nécessaire de donner congé (article 1737 du Code civil). Si, à l'expiration d'un bail écrit, le preneur reste et est laissé en possession, il s'opère un nouveau bail dont l'effet est réglé par l'article relatif aux locations faites sans écrit (article 1738). Ce nouveau bail est alors à durée indéterminée et prend fin par un congé donné en respectant les délais fixés par l'usage des lieux (article 1736).

Pour éviter cette incertitude, prévoyez dans le bail le sort du contrat à son terme, par exemple une reconduction par périodes d'un an avec un préavis écrit de trois mois de part et d'autre. Prévoyez aussi une faculté de résiliation anticipée pour la société, assortie d'un préavis, puisque la mission du salarié peut s'achever plus tôt que prévu.

Le loyer, les charges et le dépôt

Le loyer est fixé librement. L'encadrement de l'évolution des loyers en zone tendue et l'encadrement du niveau des loyers visent les baux d'habitation de la loi de 1989 et ne s'appliquent donc pas, en principe, à un bail régi par le Code civil (chapitre 97). Le loyer doit toutefois rester cohérent avec le marché, notamment lorsque le bailleur et la société sont liés, comme on le verra pour la fiscalité.

La révision du loyer n'est possible que si le bail la prévoit. L'indice de référence des loyers (IRL) publié par l'Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) est un choix naturel, sans être obligatoire. Les charges sont refacturées selon ce que prévoit le contrat. Le dépôt de garantie est libre, sans plafond légal. Sa restitution suit les modalités convenues.

La décence, les diagnostics et l'assurance

Le bailleur est tenu de délivrer la chose louée, de l'entretenir en état de servir à l'usage prévu et d'en faire jouir paisiblement le preneur (article 1719 du Code civil). Le même article impose la délivrance d'un logement décent lorsque le logement constitue l'habitation principale. Même si le preneur est une société, respectez les critères de décence. Le logement est en réalité habité. Un logement indécent expose à des difficultés avec l'occupant, l'assureur et parfois la mairie (chapitre 88).

Le diagnostic de performance énergétique (DPE) et les autres diagnostics doivent être fournis. Remettez par prudence le même dossier de diagnostic technique que pour un bail de la loi de 1989 (chapitre 87). Les formalités locales de mise en location, comme le permis de louer, sont à vérifier auprès de la mairie selon le régime du bail (chapitre 95).

La société doit justifier d'une assurance couvrant les risques locatifs et sa responsabilité. Demandez l'attestation à la remise des clés puis chaque année. Votre propre assurance de propriétaire non occupant reste utile (chapitre 108).

La soumission volontaire à la loi de 1989

Les parties peuvent convenir de soumettre leur contrat à tout ou partie de la loi de 1989. La clause doit être rédigée sans ambiguïté, car une simple référence au contrat type ou à des notions de la loi de 1989 peut être interprétée comme une soumission volontaire à l'ensemble de ses règles. Une société qui y tient pour protéger son salarié occupant peut demander cette clause. Le bailleur doit alors en mesurer les conséquences sur la durée, le congé et le dépôt.

La société qui sous-loue ou met à disposition

Si la société loge son salarié gratuitement, il s'agit d'une mise à disposition liée au contrat de travail. Si elle lui réclame une contrepartie, la situation se rapproche d'une sous-location. Dans un bail régi par le Code civil, le preneur peut sous-louer et même céder son bail si cette faculté ne lui a pas été interdite (article 1717 du Code civil). Encadrez donc expressément dans le bail l'identité des occupants et la faculté de sous-louer (chapitre 25).

Le bail signé par le salarié

Lorsque le salarié signe lui-même le bail, celui-ci relève de la loi de 1989 dès lors que le logement est sa résidence principale. Toutes les règles ordinaires s'appliquent, de la durée minimale au congé du bailleur, en passant par le dépôt de garantie plafonné et la liste limitative des pièces du dossier (chapitres 11, 12 et 100).

L'entreprise peut intervenir de plusieurs façons sans devenir locataire.

• Comme caution personne morale. Le bailleur peut alors demander un extrait K bis de moins de trois mois, ou tout document prouvant l'existence de la société, ainsi qu'un justificatif d'identité de son représentant (chapitre 100).
• Comme payeur. L'entreprise peut verser le loyer pour le compte du salarié, qui reste seul locataire et débiteur envers le bailleur.
• Comme conseil. Elle peut orienter le salarié vers un logement ou vers les aides d'Action Logement.

Le bail mobilité pour une mutation ou une mission

Le salarié en mutation professionnelle ou en mission temporaire peut signer un bail mobilité de un à dix mois, sans dépôt de garantie et avec un forfait de charges (chapitre 13). C'est le salarié qui signe et qui doit justifier de sa situation à la date de prise d'effet du bail, par exemple par une attestation de l'employeur. Ce bail convient bien à une période d'intégration avant l'installation définitive de la famille.

Visale pour les salariés

La garantie Visale d'Action Logement est ouverte aux jeunes de moins de 30 ans ainsi qu'aux salariés du secteur privé de 30 ans ou plus, soit titulaires d'une promesse d'embauche prenant effet dans les trois mois, soit en poste avec un salaire net mensuel ne dépassant pas 1 710 €. Dans ce second cas, la demande doit être faite dans les six mois de l'embauche ou d'une mutation au sein de l'entreprise ou du groupe. Le bail doit comporter une clause résolutoire (service-public.gouv.fr).

Visale est conçue pour le locataire lui-même et ne couvre donc pas, en principe, un bail signé par la société. Les plafonds de loyer et le fonctionnement de la garantie côté bailleur sont présentés au chapitre 100.

Le logement de fonction

Ce qui caractérise un logement de fonction

La loi de 1989 ne s'applique pas aux logements attribués ou loués en raison de l'exercice d'une fonction ou de l'occupation d'un emploi (article 2 de la loi). Le logement de fonction suppose un lien réel entre l'occupation et le contrat de travail. La Cour de cassation examine notamment l'identité du bailleur et de l'employeur, la référence du bail au contrat de travail, le lien entre la durée de l'occupation et celle de l'emploi et la nature du loyer.

Dans un arrêt du 6 mai 2021 (Cass. civ. 3e, n° 20-10.869), elle a écarté cette qualification. Le bailleur n'était pas l'employeur, le bail ne renvoyait pas au contrat de travail, sa durée n'était pas liée à l'emploi et le loyer ne présentait pas le caractère d'un avantage professionnel. Elle y rappelle qu'un bail consenti par l'employeur à son salarié constitue un logement de fonction lorsqu'une clause lie la location à l'emploi (Cass. soc., 12 décembre 2012, n° 11-20.653), selon l'analyse publiée par l'Agence nationale pour l'information sur le logement ou ANIL (anil.org).

Le bailleur particulier qui loge son salarié

Le logement de fonction ne concerne pas seulement les grandes entreprises. Un particulier employeur, par exemple d'un gardien de propriété ou d'un employé agricole, peut loger son salarié dans un bien qu'il possède. Une entreprise individuelle peut aussi loger un apprenti ou un saisonnier. Dans ces cas, le contrat doit lier expressément l'occupation à l'emploi, préciser si le logement est gratuit ou moyennant une redevance et organiser la libération des lieux à la fin du contrat de travail.

Lorsque l'occupant reste longtemps après la fin de son emploi en versant des sommes en contrepartie de l'occupation, le juge peut considérer qu'un bail d'habitation soumis à la loi de 1989 s'est substitué au logement de fonction (chapitre 9). Organisez donc le départ dès la rupture du contrat de travail, ou concluez un bail d'habitation en bonne et due forme si l'ancien salarié doit rester.

L'avantage en nature pour le salarié

Lorsque l'employeur fournit un logement gratuitement ou contre un loyer inférieur à sa valeur, le salarié bénéficie d'un avantage en nature. Cet avantage fait partie de sa rémunération. Il est soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu, puis figure sur le bulletin de paie.

L'avantage est évalué par l'employeur, soit selon un forfait mensuel qui dépend de la rémunération du salarié et du nombre de pièces du logement, soit d'après la valeur locative du logement. Les barèmes et les conditions sont publiés par l'Urssaf. Si le salarié verse une participation, elle vient en déduction de l'avantage.

Pour le bailleur qui loue à une société, l'avantage en nature ne change rien. Le loyer qu'il perçoit reste un loyer. C'est à l'employeur de déclarer l'avantage consenti à son salarié. La question ne le concerne directement que s'il est lui-même l'employeur, par exemple lorsqu'il loge un salarié de son entreprise ou lorsqu'il loue un bien personnel à la société qu'il dirige pour s'y loger.

Les garanties

Vérifier la solvabilité de la société

Pour un bail régi par le Code civil, la liste limitative des pièces fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 ne s'applique pas. Vous pouvez demander à la société un extrait K bis récent, ses statuts, ses derniers comptes et le pouvoir de son signataire. Consultez aussi les annonces légales pour vérifier qu'elle ne fait pas l'objet d'une procédure collective.

Une petite société récente ou sans actifs présente un risque comparable à celui d'un particulier. Une filiale peut être garantie par sa société mère. Adaptez donc le niveau des garanties à la surface financière réelle de la société plutôt qu'à sa seule notoriété.

Les garanties possibles

Le cautionnement d'une personne physique doit comporter la mention, apposée par la caution elle-même, du montant maximal garanti, selon les règles du Code civil (chapitre 100). Un engagement mal rédigé risque d'être inefficace au moment où il serait utile.

Si la société est en difficulté

L'ouverture d'une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire contre la société locataire limite fortement les droits du bailleur. Les poursuites individuelles sont suspendues et les créances antérieures doivent être déclarées au mandataire judiciaire dans les délais. Les règles des procédures collectives s'imposent à tous les créanciers de la société, y compris au bailleur d'un logement (chapitre 48). Une caution personnelle du dirigeant ou une garantie bancaire prennent alors toute leur valeur.

Le rôle d'Action Logement

Action Logement est un organisme paritaire financé par la participation des employeurs à l'effort de construction. Il propose aux salariés des entreprises concernées plusieurs dispositifs utiles au bailleur.

• La garantie Visale, gratuite pour le bailleur et le locataire, présentée plus haut et au chapitre 100.
• L'avance Loca-Pass, qui finance le dépôt de garantie du locataire sous forme de prêt sans intérêts (chapitre 110).
• Des aides à la mobilité et un accompagnement des salariés en difficulté, selon les conditions de l'organisme.
• Un accès à des logements réservés pour les salariés des entreprises cotisantes.

Ces dispositifs bénéficient au salarié locataire. Ils supposent donc en général un bail signé par le salarié. Renseignez-vous auprès d'Action Logement, dont les conditions évoluent chaque année.

La fiscalité pour le bailleur

Louer à une société ne crée pas de régime fiscal particulier pour le bailleur particulier. Le régime dépend du caractère nu ou meublé de la location.

Un logement loué nu produit des revenus fonciers. Le micro-foncier s'applique lorsque les revenus fonciers bruts du foyer ne dépassent pas 15 000 € par an, avec un abattement forfaitaire de 30 % (service-public.gouv.fr). Un logement loué meublé produit des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), imposés au micro-BIC avec un abattement de 50 % lorsque les recettes de location meublée de longue durée ne dépassent pas 83 600 € pour les revenus de 2026 (service-public.gouv.fr). Les régimes réels sont présentés aux chapitres 120 et 121.

La location d'un logement à usage d'habitation est en principe exonérée de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), que le locataire soit un particulier ou une société. Une location meublée assortie de prestations de type hôtelier peut toutefois y être soumise (chapitre 123).

Lorsque le bailleur et la société sont liés, par exemple quand le bailleur dirige la société, le loyer doit correspondre à la valeur du marché. Un loyer excessif peut être remis en cause dans les comptes de la société. Un loyer anormalement bas peut limiter les charges déductibles du bailleur en location nue (chapitre 120). L'avis d'un expert-comptable est utile dans ce cas.

La taxe d'habitation sur les logements qui ne constituent pas une résidence principale peut être due par celui qui a la disposition du logement au 1er janvier. Précisez dans le bail qui la supporte. Les règles sont présentées au chapitre 132.

Un exemple chiffré

Exemple illustratif, sans valeur de calcul pour votre situation. Un appartement de trois pièces est recherché par une entreprise pour un cadre détaché pendant deux ans. Le bailleur compare deux offres. Dans la première, la société loue le logement nu par un bail civil de deux ans à 950 € par mois hors charges, avec un dépôt de deux mois et la caution personnelle de son dirigeant. Dans la seconde, la société loue le logement meublé, aménagé par le bailleur pour 6 000 €, à 1 100 € par mois hors charges. Dans les deux cas, le bailleur n'a pas d'autres revenus locatifs.

En bail de la loi de 1989 au nom du salarié, le dépôt aurait été plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide, soit 950 €. Il aurait été plafonné à deux mois en location meublée. Le bail vide aurait duré au moins trois ans avec un congé du bailleur strictement encadré. Le bail civil donne donc au bailleur une durée adaptée à la mission et une garantie plus forte, en contrepartie d'une protection moindre pour l'occupant.

L'option meublée procure un revenu imposable plus faible et un loyer plus élevé, mais elle suppose un investissement en mobilier et son renouvellement. Le choix entre régimes réels et forfaitaires se compare avec les outils présentés aux chapitres 120 et 121.

Les erreurs fréquentes

• Utiliser le contrat type de la loi de 1989 pour un bail à une société, ce qui crée une ambiguïté sur le régime applicable.
• Omettre de prévoir le sort du bail à son terme, ce qui laisse jouer la reconduction en bail sans écrit.
• Laisser la société loger d'autres personnes que le salarié prévu sans clause qui l'encadre.
• Accepter une société récente sans caution du dirigeant ni garantie bancaire.
• Faire signer le bail par la société alors que le salarié paie en réalité le loyer.
• Laisser un ancien salarié logé dans un logement de fonction se maintenir en versant des sommes, au risque de créer un bail d'habitation.
• Fixer entre personnes liées un loyer sans rapport avec le marché.

Liste de contrôle

1. Montage. Il est identifié, à savoir bail à la société, bail au salarié ou logement de fonction.
2. Régime. Le régime du Code civil ou de la loi de 1989 est retenu en connaissance de cause et le contrat est rédigé en conséquence.
3. Société. Son extrait K bis, ses comptes récents, l'absence de procédure collective et le pouvoir du signataire sont vérifiés.
4. Occupants. Leurs noms figurent au bail et toute autre occupation est soumise à accord écrit.
5. Durée. Le terme, le sort du contrat à l'échéance et la faculté de résiliation anticipée sont écrits.
6. Loyer. Son montant, sa révision et son indice sont précisés, à un niveau cohérent avec le marché.
7. Charges. Le mode de refacturation, forfait ou provisions régularisées, est fixé.
8. Garanties. Le dépôt, la caution du dirigeant ou de la société mère, ou la garantie bancaire sont en place.
9. Décence et diagnostics. Le logement est décent et le dossier de diagnostic technique est remis.
10. Assurance. L'attestation de la société est obtenue à la remise des clés puis chaque année.
11. État des lieux. Il est établi à l'entrée et à la sortie, avec l'inventaire en meublé.
12. Salarié signataire. Si le salarié signe, le bail respecte la loi de 1989 ou le régime du bail mobilité et Visale est validée avant la signature.
13. Logement de fonction. Le lien avec le contrat de travail et le départ en fin d'emploi sont organisés.
14. Fiscalité. Les loyers sont déclarés en revenus fonciers ou en location meublée selon le cas. La charge de la taxe d'habitation est fixée au bail.