Charges, impôts et travaux dans le bail commercial

La répartition des charges, des impôts et des travaux pèse autant que le loyer dans l'économie d'un bail commercial. Pendant longtemps, la liberté contractuelle a permis aux bailleurs de tout transférer au locataire, y compris les plus gros travaux. La loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 relative à l'artisanat, au commerce et aux très petites entreprises, dite loi Pinel, puis son décret d'application ont fixé des limites d'ordre public et imposé une information régulière du locataire.

Ce chapitre explique l'inventaire des charges, les dépenses que le bailleur ne peut jamais refacturer, la taxe foncière et les autres impôts, l'information sur les travaux, la répartition dans un ensemble immobilier ainsi que la régularisation annuelle. La conclusion du bail est traitée au chapitre 42, le loyer au chapitre 43 et la fiscalité des loyers et des charges refacturées au chapitre 52.

Le cadre juridique

Le droit commun du Code civil

À défaut de clause particulière, le Code civil répartit les obligations. Le bailleur doit délivrer le local en bon état de réparations de toute espèce et y faire, pendant la durée du bail, toutes les réparations nécessaires autres que locatives (article 1720 du Code civil). Le locataire supporte les réparations locatives et l'entretien courant.

Ces règles sont supplétives. Le bail commercial peut les aménager et transférer au locataire une partie des charges et des travaux. Cette liberté est cependant encadrée par l'article L. 145-40-2 du Code de commerce et par les articles R. 145-35 à R. 145-37, issus de la loi Pinel et du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014.

Les baux concernés

Ces règles s'appliquent aux baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014 (entreprendre.service-public.gouv.fr). Un bail plus ancien, encore en cours par tacite prolongation, reste en principe régi par ses propres clauses jusqu'à son renouvellement. Le renouvellement fait entrer le bail dans le nouveau régime, ce qui impose souvent de revoir sa clause de charges.

L'inventaire des charges

Une obligation de forme et de fond

Le bail comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. L'inventaire peut figurer dans le bail lui-même ou dans une annexe. Sans inventaire, le bailleur ne peut refacturer aucune charge au locataire (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Le caractère limitatif signifie que tout ce qui n'est pas inscrit reste à la charge du bailleur. Une formule générale, comme « toutes charges de l'immeuble », ne suffit pas. Le juge interprète les clauses de transfert de charges de façon restrictive, en faveur du locataire.

Rédiger l'inventaire

Un inventaire utile suit les grandes familles de dépenses de l'immeuble. Pour chacune, il indique si elle est à la charge du locataire, du bailleur ou partagée, puis selon quelle clé.

L'information en cours de bail

En cours de bail, le bailleur informe le locataire de toute nouvelle charge, de tout nouvel impôt, taxe ou redevance, ainsi que de toute modification de la répartition convenue (entreprendre.service-public.gouv.fr). Cette information ne suffit pas à rendre refacturable une catégorie absente de l'inventaire. Elle permet seulement au locataire de connaître l'évolution de ce qu'il paie déjà.

Les dépenses que le bailleur ne peut jamais refacturer

L'article R. 145-35 du Code de commerce énumère les dépenses qui ne peuvent pas être imputées au locataire, quelle que soit la rédaction du bail. Les points suivants en reprennent le contenu tel que le présente la fiche officielle (entreprendre.service-public.gouv.fr).

• Les grosses réparations au sens de l'article 606 du Code civil, ainsi que les honoraires liés à leur réalisation.
• Les travaux destinés à remédier à la vétusté ou à mettre le local ou l'immeuble en conformité avec la réglementation, dès lors qu'ils relèvent des grosses réparations.
• Les impôts, taxes et redevances dont le bailleur est légalement redevable, sous réserve des exceptions présentées plus loin.
• Les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l'immeuble.
• Dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs aux locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.

Les grosses réparations

L'article 606 du Code civil vise les réparations des gros murs et des voûtes, le rétablissement des poutres et des couvertures entières, des digues, des murs de soutènement et de clôture en entier. La jurisprudence retient une conception qui dépasse cette liste et qualifie de grosses réparations les travaux qui intéressent l'immeuble dans sa structure et sa solidité générale. Ces travaux sont exceptionnels par leur coût et leur ampleur.

La frontière avec l'entretien n'est pas toujours nette. La réfection complète d'une toiture relève des grosses réparations. Le remplacement de quelques tuiles relève de l'entretien. En cas de doute, la qualification dépend des circonstances et du juge, ce qui justifie de rédiger l'inventaire de façon précise.

La vétusté et la mise en conformité

Les travaux rendus nécessaires par la vétusté, ou par une mise en conformité, restent à la charge du bailleur lorsqu'ils relèvent des grosses réparations. La fiche officielle cite notamment l'accessibilité, l'hygiène, la sécurité incendie et les normes électriques, ainsi que les travaux prescrits par l'administration (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Les travaux de vétusté ou de conformité qui ne relèvent pas des grosses réparations peuvent être transférés au locataire par une clause claire. Le bailleur reste toutefois tenu de son obligation de délivrance, qui lui impose de mettre à disposition un local permettant l'activité prévue au bail. Une clause trop générale ne l'en libère pas.

Les travaux d'embellissement

Les travaux d'embellissement dont le montant excède le coût d'un remplacement à l'identique peuvent être mis à la charge du locataire. Ce point vise par exemple une rénovation décidée pour améliorer l'aspect d'un hall au-delà de sa simple remise en état.

La taxe foncière et les autres impôts

Les impôts refacturables

Les impôts dont le bailleur est le redevable légal ne peuvent en principe pas être refacturés. Certains impôts font toutefois exception et peuvent être mis à la charge du locataire, à condition d'être clairement identifiés dans l'inventaire (entreprendre.service-public.gouv.fr).

• La taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière.
• La taxe d'enlèvement des ordures ménagères et la taxe de balayage.
• La taxe sur les locaux commerciaux, les locaux de stockage et les surfaces de stationnement en Île-de-France.
• La taxe annuelle sur les bureaux en Île-de-France ou en Provence-Alpes-Côte d'Azur.
• Plus largement, les impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou de l'immeuble, ou à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement.

La taxe foncière n'est donc refacturable que si le bail le prévoit expressément. Un bail muet, ou une simple mention générale des « impôts et taxes », ne permet pas de la réclamer. Le calcul de la taxe foncière est détaillé au chapitre 133.

La quote-part refacturée

Dans un immeuble comportant plusieurs locaux, le montant des impôts imputé au locataire correspond strictement au local qu'il occupe et à sa quote-part des parties communes nécessaires à l'exploitation de ce local. Le bailleur ne peut pas lui faire supporter la part des locaux vacants ou des autres occupants.

Les impôts du locataire

Le locataire paie directement les impôts liés à son activité, en particulier la cotisation foncière des entreprises (CFE). Le bail n'a pas à les prévoir. Ils ne transitent pas par le bailleur.

L'information sur les travaux

L'état prévisionnel et l'état récapitulatif

Le bailleur doit informer le locataire des travaux de l'immeuble selon deux documents complémentaires (entreprendre.service-public.gouv.fr).

• Un état prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les trois années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel.
• Un état récapitulatif des travaux réalisés dans les trois années précédentes, précisant leur coût.

Ces états sont communiqués au locataire lors de la conclusion du bail, puis tous les trois ans, dans un délai de deux mois à compter de chaque échéance triennale. À la demande du locataire, le bailleur lui transmet tout document justifiant le montant de ces travaux. Dans un ensemble immobilier, le bail précise la répartition du coût des travaux entre les locataires.

À quoi sert cette information

L'état prévisionnel est une information et non un engagement de réaliser les travaux annoncés. Il permet en revanche au locataire d'anticiper les dépenses qui pourraient lui être refacturées et il limite les contestations. Un bailleur qui refacture des travaux importants jamais annoncés s'expose à un litige difficile à gagner.

Un modèle de présentation

Présentez chaque état sous forme de tableau, avec la nature des travaux, leur localisation, leur coût ou leur budget, leur répartition entre bailleur et locataire et la clé de répartition entre locataires.

Les montants du tableau sont illustratifs.

La répartition dans un ensemble immobilier

La règle de la surface

Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le bail précise la répartition des charges et du coût des travaux entre les différents locataires. Cette répartition est fonction de la surface exploitée (entreprendre.service-public.gouv.fr). Elle peut être affinée par des clés propres à certains équipements, comme un ascenseur qui ne dessert pas le rez-de-chaussée, à condition que le bail le prévoie.

La part des locaux vacants reste à la charge du bailleur. Il ne peut pas la répartir entre les locataires présents. La même règle vaut pour les dépenses imputables à un seul locataire, comme une réparation causée par son activité, qui ne peuvent pas être mises à la charge des autres.

Un exemple chiffré

Prenons un petit immeuble de trois locaux commerciaux en monopropriété. Le local A mesure 120 m², le local B 80 m² et le local C 50 m², soit 250 m² au total. Les baux prévoient un inventaire conforme et une répartition à la surface. Le local C est vacant toute l'année. Les dépenses de l'année sont les suivantes.

• Entretien et consommations des parties communes, contrats d'entretien et assurance de l'immeuble, pour 10 000 €, inscrits à l'inventaire.
• Taxe foncière, pour 7 500 €, inscrite nommément à l'inventaire.
• Honoraires de gestion locative, pour 1 800 €, non imputables.
• Réfection complète de la toiture, pour 30 000 €, grosse réparation non imputable.

Le bailleur supporte donc la part du local vacant, soit 3 500 €, les honoraires de gestion de 1 800 € et la toiture de 30 000 €. Il refacture 14 000 € aux deux locataires présents sur 17 500 € de charges et de taxe foncière. L'exemple est illustratif. Pour simplifier, la quote-part des impôts est ici calculée à la surface, alors que la règle vise le local occupé et sa quote-part des parties communes nécessaires à son exploitation.

Le local situé en copropriété

Lorsque le local est un lot de copropriété, le bailleur reçoit les appels de fonds du syndic pour l'ensemble de ses charges. Il ne refacture au locataire que les catégories inscrites à l'inventaire, selon la quote-part de son lot. Les travaux votés en assemblée générale qui relèvent des grosses réparations, comme un ravalement lourd touchant la structure ou une réfection de toiture, restent à sa charge (chapitre 109).

L'état récapitulatif annuel est alors adressé au locataire dans un délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété de l'exercice (entreprendre.service-public.gouv.fr). Conservez le décompte du syndic, qui justifie la répartition.

Les provisions et la régularisation annuelle

Les provisions

Le bail prévoit en général que le locataire verse, avec chaque terme de loyer, une provision sur les charges et les impôts refacturables. Son montant est fixé d'après le budget prévisionnel ou les dépenses de l'année précédente. Un forfait est aussi possible, mais il ne donne alors lieu à aucune régularisation.

L'état récapitulatif annuel

Chaque année, le bailleur adresse au locataire un état récapitulatif comportant la liquidation et la régularisation des comptes de charges. Il doit le faire au plus tard le 30 septembre de l'année qui suit celle au titre de laquelle les comptes sont arrêtés (entreprendre.service-public.gouv.fr). À la demande du locataire, il lui communique tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances.

Reprenons le local A de l'exemple précédent. Son locataire a versé une provision de 2 000 € par trimestre, soit 8 000 € sur l'année. Sa part réelle s'élève à 8 400 €. Le bailleur lui réclame donc un complément de 400 € avec l'état récapitulatif. Si la part réelle avait été de 7 600 €, le bailleur lui aurait restitué 400 € ou les aurait imputés sur la prochaine échéance, selon les termes du bail. L'exemple est illustratif.

La régularisation pas à pas

La régularisation suit chaque année le même ordre.

1. Arrêter les comptes de l'immeuble. Rassemblez les factures, les contrats, l'avis de taxe foncière et, en copropriété, le décompte du syndic.
2. Écarter les dépenses non imputables. Retirez les grosses réparations, les honoraires de gestion des loyers et toute dépense absente de l'inventaire.
3. Appliquer les clés de répartition. Calculez la part de chaque local selon la surface ou les clés prévues au bail, en gardant à votre charge la part des locaux vacants.
4. Déduire les provisions versées. Comparez la part réelle de chaque locataire aux provisions qu'il a payées.
5. Établir l'état récapitulatif. Présentez le détail par catégorie, les clés, les provisions et le solde.
6. L'adresser dans le délai. Envoyez-le au plus tard le 30 septembre de l'année suivante ou, en copropriété, dans les trois mois de la reddition des comptes du syndic.
7. Réajuster les provisions. Adaptez le montant des provisions de l'année en cours au montant réel constaté.
8. Conserver les justificatifs. Tenez-les à la disposition du locataire, qui peut les demander.

Les conséquences d'une régularisation absente ou irrégulière

Un bailleur qui ne produit pas l'état récapitulatif ou qui ne peut pas justifier les charges s'expose à devoir restituer tout ou partie des provisions perçues. Les sommes refacturées sans fondement dans l'inventaire, ou relevant des dépenses non imputables, peuvent également être réclamées par le locataire. Le délai pour agir dépend du fondement de l'action. En cas de litige, consultez un avocat sans tarder.

Rédiger la clause de travaux

Ce que le locataire peut prendre en charge

Au-delà des charges courantes, le bail répartit les travaux eux-mêmes. Le locataire peut, par une clause claire, supporter les dépenses suivantes, dans la limite des règles d'ordre public.

• L'entretien courant et les menues réparations du local, comme les peintures, les revêtements de sol, les sanitaires, les compteurs et les fermetures extérieures.
• L'entretien et le remplacement des équipements propres à son activité, lorsqu'ils ne relèvent pas des grosses réparations.
• Les travaux de mise en conformité qui ne relèvent pas des grosses réparations et qui sont liés à son activité.
• Les travaux d'embellissement dont le montant excède le coût d'un remplacement à l'identique.

Ce qui reste au bailleur

Le bailleur conserve les grosses réparations, les travaux de vétusté et de mise en conformité qui en relèvent ainsi que les honoraires liés à ces travaux. Il conserve aussi, à défaut de clause contraire, toutes les réparations autres que locatives prévues par l'article 1720 du Code civil. Une clause qui ne vise que « les travaux » sans autre précision sera interprétée restrictivement.

Les bonnes pratiques de rédaction

Décrivez les travaux transférés par catégories et par équipements plutôt que par une formule générale. Distinguez l'entretien, la réparation et le remplacement, qui n'ont pas le même coût. Prévoyez la procédure d'autorisation des travaux du locataire, la remise des attestations d'assurance de ses entreprises et la transmission des plans et certificats de conformité en fin de chantier. Ces précisions évitent les discussions au moment du départ du locataire ou du renouvellement.

Les cas particuliers

Les travaux imposés par l'administration

Les travaux prescrits par une autorité administrative, comme une mise en sécurité ou une mise en accessibilité, sont à la charge du bailleur lorsqu'ils relèvent des grosses réparations. Lorsqu'ils n'en relèvent pas, leur sort dépend de la clause du bail. L'obligation de délivrance du bailleur demeure, ce qui rend inefficace une clause qui ferait peser sur le locataire tous les travaux nécessaires à l'exercice même de l'activité autorisée.

Les travaux liés à l'activité du locataire

Les aménagements propres à l'activité du locataire, comme une cuisine professionnelle, une chambre froide ou une installation d'extraction, sont réalisés et payés par lui, avec l'accord du bailleur lorsque le bail l'exige. Leur entretien et leur mise en conformité lui incombent en principe. Le sort de ces aménagements en fin de bail dépend de la clause d'accession (chapitre 42).

Le bail renouvelé et le loyer

La répartition des charges influe sur la valeur locative. Un bail qui transfère au locataire la taxe foncière et l'essentiel des travaux justifie un loyer moindre qu'un bail où le bailleur les supporte. Lors du renouvellement, toute modification de la répartition doit être mesurée en même temps que le loyer (chapitre 43).

Le traitement fiscal

Les charges refacturées et la taxe foncière remboursée par le locataire ont des conséquences sur le calcul des revenus fonciers ou des bénéfices du bailleur et, le cas échéant, sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Ces règles sont présentées au chapitre 52.

Les erreurs fréquentes

Les erreurs suivantes sont à l'origine de la plupart des contentieux sur les charges.

• Signer ou renouveler un bail sans inventaire, ou avec une formule générale du type « toutes charges ».
• Refacturer la taxe foncière sans clause qui la vise expressément.
• Refacturer la réfection d'une toiture, d'une façade structurelle ou d'un gros mur au titre des charges.
• Répartir la part d'un local vacant entre les locataires présents.
• Facturer au locataire les honoraires du gestionnaire qui encaisse les loyers.
• Oublier l'état récapitulatif annuel ou l'adresser après le 30 septembre.
• Ne jamais communiquer l'état prévisionnel et l'état récapitulatif des travaux.
• Reprendre au renouvellement une clause de charges ancienne devenue partiellement inapplicable.

Liste de contrôle

• Le bail ou son annexe contient un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances.
• Chaque catégorie indique sa répartition entre le bailleur et le locataire et sa clé.
• La taxe foncière et la taxe d'enlèvement des ordures ménagères figurent nommément si elles sont refacturées.
• Les grosses réparations, les honoraires de gestion des loyers et la part des locaux vacants restent à la charge du bailleur.
• La répartition dans l'ensemble immobilier est fonction de la surface exploitée.
• L'état prévisionnel et l'état récapitulatif des travaux sont remis à la signature puis tous les trois ans, dans les deux mois de l'échéance.
• Le locataire est informé de toute nouvelle charge ou modification de répartition.
• Les provisions sont ajustées chaque année au montant réel.
• L'état récapitulatif annuel est adressé au plus tard le 30 septembre de l'année suivante, ou dans les trois mois de la reddition des comptes de copropriété.
• Les justificatifs sont conservés et communiqués sur demande.
• La clause de charges est revue à chaque renouvellement.