La relation avec le locataire

Le bail fixe les droits de chacun, mais c'est la relation quotidienne qui détermine si ces droits s'exercent sans heurt. Un bailleur qui répond par écrit, dans un délai raisonnable et sur un ton factuel évite la plupart des conflits. Il se constitue aussi, sans effort particulier, le dossier qui le protégera si un différend arrive devant un conciliateur ou un juge.

Ce chapitre traite de la communication avec le locataire, des délais de réponse, de l'accès au logement, du droit du locataire à une jouissance paisible, de la protection de ses données personnelles et de la gestion des conflits. Il se termine par le contenu attendu des principaux courriers. Les gestes de gestion courante sont décrits au chapitre 105, la répartition des réparations au chapitre 106, les modes amiables et la preuve au chapitre 118.

Communiquer par écrit

Pourquoi l'écrit s'impose

Une conversation téléphonique ne laisse aucune trace. En cas de différend, celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver et celui qui prétend s'en être libéré doit justifier le fait qui l'a éteinte (article 1353 du Code civil). Un bailleur qui ne peut pas montrer qu'il a répondu à une demande, ni à quelle date, se trouve en position défavorable devant le juge, même s'il a réellement agi.

Le téléphone garde son utilité pour l'urgence, pour apaiser une tension ou pour fixer un rendez-vous. Confirmez ensuite l'essentiel par un message écrit, qui reprend ce qui a été dit et décidé. Ce réflexe suffit à transformer un échange oral en pièce datée.

Choisir le bon canal

Le canal dépend de l'enjeu. Les actes qui font courir un délai légal ont une forme imposée, alors que la correspondance ordinaire peut emprunter tout moyen écrit.

La lettre recommandée électronique n'a la valeur d'une lettre recommandée papier que si elle est délivrée par un prestataire qualifié au sens du règlement européen sur l'identification électronique et si le locataire, qui n'est pas un professionnel, a accepté au préalable ce mode d'envoi (service-public.gouv.fr). Recueillez cet accord par écrit, par exemple dans une clause du bail ou un courrier signé.

Le congé et les actes à forme imposée

Le congé du bailleur doit être notifié par lettre recommandée avec avis de réception, par acte de commissaire de justice ou par remise en main propre contre récépissé ou émargement (article 15 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Une notification par courriel simple ne fait courir aucun délai. Les motifs, délais et formes du congé sont détaillés au chapitre 115.

Écrire à un couple

Lorsque le locataire est marié ou lié par un pacte civil de solidarité (PACS), son conjoint ou son partenaire peut être cotitulaire du bail ou solidaire des dettes de loyer (chapitre 105). Les notifications du bailleur sont opposables de plein droit au conjoint ou au partenaire dont l'existence ne lui avait pas été préalablement signalée (article 9-1 de la loi de 1989). Dès que vous en êtes informé, adressez chaque courrier important à chacun des deux, dans des envois séparés.

Les délais de réponse

Ce que la loi impose

La loi ne fixe aucun délai général de réponse au locataire. Elle en prévoit en revanche pour certaines démarches, dont le non-respect a des conséquences précises.

Exemple illustratif. Un bailleur reçoit le mardi 3 mars 2026 une lettre recommandée par laquelle son locataire demande à installer une barre d'appui et un siège de douche, au titre des travaux d'adaptation. Le délai de deux mois expire le 3 mai 2026. S'il entend refuser, il doit le faire par écrit avant cette date, en pratique avant la fin du mois d'avril pour tenir compte de l'acheminement. Le même bailleur adresse le 2 mars 2026 le décompte de charges pour une régularisation au 1er avril et doit tenir les factures à la disposition du locataire jusqu'au 2 septembre 2026.

Des repères pour les autres demandes

Pour les demandes qui ne relèvent d'aucun délai légal, le juge apprécie si le bailleur a réagi dans un délai raisonnable au regard de l'enjeu. Les repères suivants, sans valeur légale, permettent de démontrer votre diligence.

• Un accusé de réception sous un ou deux jours ouvrés, même bref, pour toute demande écrite.
• Une réponse sur le fond sous une semaine pour une question sur le bail, les charges ou un document.
• Une réaction le jour même pour une urgence, au moins par une mesure conservatoire (chapitre 106).
• Une réponse motivée en cas de refus, qui cite la règle appliquée.

Le silence n'est pas une réponse. Pour une demande de transformation du logement autre que les travaux d'adaptation ou de rénovation énergétique, l'accord du bailleur doit être écrit (article 7 f de la loi de 1989). Votre silence ne vaut donc pas accord, mais il prive le locataire d'une réponse claire et ouvre la voie au malentendu.

L'accès au logement

Le principe

Le logement loué est le domicile du locataire, qui en a la jouissance exclusive. Le bailleur ne peut pas y entrer sans son accord, même s'il a conservé un jeu de clés (service-public.gouv.fr). Il ne s'agit pas d'un droit de visite au sens strict, mais d'un droit d'accès limité aux circonstances qui l'exigent (service-public.gouv.fr).

La violation de domicile est punie par l'article 226-4 du Code pénal. La loi n° 2023-668 du 27 juillet 2023 a porté la peine à trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (anil.org). Sur le plan civil, la Cour de cassation a condamné à des dommages-intérêts un bailleur qui avait visité le logement sans l'accord du locataire, sur le fondement du respect de la vie privée de l'article 9 du Code civil, sans que le locataire ait à prouver une faute (troisième chambre civile, 25 février 2004, anil.org).

Les cas où le locataire doit permettre l'accès

Les visites pour la vente ou la relocation supposent en pratique qu'un congé ait été donné. Les jours et heures se fixent d'un commun accord (service-public.gouv.fr). Une clause qui imposerait des visites un jour férié ou plus de deux heures les jours ouvrables est réputée non écrite (service-public.gouv.fr).

La visite de contrôle

La loi ne prévoit pas de visite périodique de contrôle du logement par le bailleur. La Cour de cassation juge d'ailleurs que le bailleur n'a pas l'obligation de faire des contrôles périodiques des lieux loués (troisième chambre civile, 15 septembre 2010, n° 09-67.192, chapitre 106). Une visite reste possible avec l'accord du locataire, sollicité par écrit avec un motif, une date et une durée.

Organiser une visite pas à pas

1. Demandez par écrit, en indiquant le motif, deux ou trois créneaux et la durée prévue.
2. Attendez l'accord du locataire, de préférence écrit, puis confirmez le créneau retenu.
3. Présentez-vous à l'heure, avec les seules personnes annoncées. N'ouvrez jamais avec votre clé en son absence sans accord exprès.
4. Limitez la visite à son objet. N'ouvrez pas les placards et ne photographiez pas les effets personnels du locataire sans son accord.
5. Résumez par écrit ce qui a été constaté et la suite prévue.

En cas de refus persistant d'un accès que le locataire doit permettre, n'entrez pas. Adressez une mise en demeure qui rappelle le fondement de votre demande, puis saisissez le juge des contentieux de la protection si le refus se prolonge.

Le droit à une jouissance paisible

Ce que le bailleur doit garantir

Le bailleur est obligé d'assurer au locataire la jouissance paisible du logement pendant toute la durée du bail (article 6 b de la loi de 1989 et article 1719 du Code civil). Cette obligation vise d'abord son propre comportement. Des visites répétées, des appels insistants, une présence non sollicitée ou des travaux imposés hors des conditions légales peuvent constituer un trouble de jouissance ouvrant droit à des dommages-intérêts.

Le bailleur répond aussi des troubles causés par ses autres locataires et des désordres venant des parties communes, sauf force majeure (troisième chambre civile, 9 juillet 2021, n° 20-12.347, anil.org). Il n'est en revanche pas tenu de garantir le locataire contre les troubles que des tiers apportent par voies de fait à sa jouissance (article 1725 du Code civil). Les nuisances et la procédure à suivre sont traitées au chapitre 119.

Les travaux et le calme

Les travaux que le locataire doit laisser exécuter ne peuvent pas lui être imposés les samedis, dimanches et jours fériés. S'ils durent plus de vingt et un jours, le loyer est diminué à proportion du temps et de la partie du logement dont il a été privé. Le juge peut interrompre ou interdire des travaux abusifs, vexatoires, non conformes à la notification ou qui rendent le logement inhabitable ou dangereux (service-public.gouv.fr). La conduite d'un chantier en logement occupé est décrite au chapitre 105.

Les comportements à proscrire

Certains comportements constituent des infractions pénales, quelles que soient les raisons du bailleur.

• Entrer dans le logement sans l'accord du locataire ou sans décision de justice, ce qui relève de la violation de domicile.
• Contraindre le locataire à partir par des manœuvres, menaces, voies de fait ou contraintes, comme changer la serrure ou couper l'eau ou l'électricité, ce que l'article 226-4-2 du Code pénal punit de trois ans d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende (chapitre 111).
• Refuser une quittance au locataire qui a intégralement payé et la demande, alors qu'elle est due gratuitement (article 21 de la loi de 1989).
• Exiger des frais de relance ou des pénalités, que le bail ne peut pas prévoir (service-public.gouv.fr).

Les données personnelles du locataire

Les principes

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre l'utilisation des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Les règles exposées par l'administration à l'intention des entreprises donnent la mesure des obligations, à savoir informer les personnes lors de la collecte, définir une durée de conservation dès la mise en place du traitement, supprimer les données une fois l'objectif atteint, sécuriser le traitement et répondre aux demandes d'accès, de rectification et d'effacement (entreprendre.service-public.gouv.fr).

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) a adopté le 6 mai 2021 un référentiel relatif à la gestion locative (délibération n° 2021-057). Il vise les personnes qui louent des logements à titre professionnel ainsi que les plateformes de gestion locative et précise les données pouvant être collectées et leurs durées de conservation. Un bailleur particulier n'est pas directement visé, mais il peut s'en inspirer pour fixer ses propres pratiques.

Les règles pratiques du bailleur

• Ne collectez que les pièces autorisées. La liste des pièces qui peuvent être demandées au candidat et à sa caution est limitative (décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, chapitre 100).
• Supprimez les dossiers des candidats non retenus dès que la location est conclue, sauf accord du candidat pour les conserver en vue d'une autre location.
• Conservez les pièces du locataire le temps du bail puis des délais de prescription, sans excéder ce qui est nécessaire (chapitre 118).
• Protégez les fichiers, par un mot de passe sur les documents et une messagerie sécurisée. Ne laissez pas un dossier papier accessible à des tiers.
• Ne transmettez que le nécessaire. Un artisan a besoin du nom et du numéro de téléphone du locataire pour fixer un rendez-vous, avec son accord, mais pas de ses revenus ni de son avis d'imposition.
• Évitez les groupes de messagerie réunissant plusieurs locataires, qui exposent les coordonnées de chacun aux autres sans leur accord.
• Ne communiquez aucune information sur le locataire à un voisin, à un autre locataire ou à un futur bailleur sans son accord.

Le locataire peut vous demander l'accès aux données que vous détenez sur lui. Répondez dans le mois, en lui transmettant une copie des informations conservées.

Prévenir et gérer les conflits

Les sources habituelles de conflit

La plupart des conflits naissent de quelques situations récurrentes, à savoir une demande de réparation restée sans réponse, une régularisation de charges incomprise, une hausse de loyer mal expliquée, une retenue sur le dépôt de garantie contestée ou un trouble de voisinage. Dans chacune, l'information donnée tôt et par écrit désamorce l'essentiel de la tension.

• Expliquez chaque calcul, qu'il s'agisse d'une révision de loyer ou d'une régularisation, avec l'indice ou les factures utilisés.
• Annoncez à l'avance ce qui va se produire, comme des travaux, une visite ou une hausse de charges votée en assemblée générale.
• Reconnaissez vos torts lorsqu'ils existent, par exemple un retard d'intervention, puis proposez une solution concrète.
• Séparez les sujets. Un différend sur une réparation ne justifie pas un retard de paiement du locataire, ni un refus de quittance du bailleur.

La gradation de la réponse

Face à un désaccord, suivez une gradation qui laisse chaque fois une chance à la solution amiable et constitue en même temps votre dossier.

1. L'échange direct, par téléphone ou rencontre, suivi d'un message qui en résume l'issue.
2. Le courrier explicatif, qui expose la règle applicable, les pièces et la solution que vous proposez.
3. La consultation de l'agence départementale d'information sur le logement (ADIL), gratuite, qui aide chacune des parties à vérifier ses droits.
4. La conciliation, devant un conciliateur de justice ou la commission départementale de conciliation, toutes deux gratuites (chapitre 118).
5. La mise en demeure, par lettre recommandée avec avis de réception, qui précise le manquement, le délai laissé et la suite envisagée.
6. La saisine du juge, après une tentative de résolution amiable lorsqu'elle est obligatoire, notamment pour une demande en paiement de 5 000 € au plus (chapitre 118).

La médiation

La médiation fait intervenir un tiers neutre, choisi par les parties ou désigné par le juge, qui les aide à trouver elles-mêmes un accord. Le conciliateur de justice est bénévole et son intervention gratuite. Le médiateur est un professionnel rémunéré, dont les honoraires sont en principe partagés. Un accord constaté par écrit peut être soumis au juge pour homologation, ce qui lui donne force exécutoire (chapitre 118).

La commission départementale de conciliation, composée à parts égales de représentants des bailleurs et des locataires, convient bien aux litiges sur les charges, les réparations, l'état des lieux, le dépôt de garantie ou la décence. Elle rend un accord ou un avis dans les deux mois de sa saisine. Même lorsque sa saisine est facultative, elle oblige chacun à exposer ses arguments par écrit, ce qui suffit souvent à rapprocher les positions.

Le locataire injoignable ou hostile

Un locataire qui ne répond plus doit recevoir des courriers par lettre recommandée, à l'adresse du logement, avec copie par courriel. Si le logement semble abandonné, la procédure de constat d'abandon est la seule voie (chapitre 105). Face à un locataire agressif ou menaçant, ne vous rendez pas seul dans le logement, limitez les échanges à l'écrit et déposez plainte en cas de menaces ou de violences.

Les courriers clés

Le tableau suivant indique, pour les courriers les plus fréquents, le contenu attendu et le mode d'envoi conseillé. Ce ne sont pas des modèles, mais des listes d'éléments à ne pas oublier.

Rédigez chaque courrier sur un ton neutre, sans adjectif ni reproche, en citant les dates et les pièces. Le juge lit vos courriers comme des pièces du dossier. Un courrier courtois et précis plaide pour vous, un courrier agressif contre vous.

Les bonnes pratiques

• Remettez à l'entrée une fiche de contact avec vos coordonnées, le canal à utiliser pour chaque type de demande et les numéros d'urgence (chapitre 106).
• Utilisez un canal principal convenu avec le locataire, par exemple le courriel, plutôt que plusieurs messageries dispersées.
• Archivez chaque échange par logement et par date, dans le journal de gestion décrit au chapitre 105.
• Traitez tous vos locataires selon les mêmes règles. L'égalité de traitement protège contre tout soupçon de discrimination (chapitre 100).
• Faites le point une fois par an, à l'anniversaire du bail, sur l'assurance, les entretiens, les éventuels travaux et les questions en suspens.
• Orientez le locataire en difficulté vers les aides et interlocuteurs présentés au chapitre 110, dès les premiers signes.

Les erreurs fréquentes

• Gérer par téléphone sans jamais confirmer par écrit.
• Laisser une demande sans réponse, qui devient ensuite la preuve de votre inaction.
• Entrer dans le logement en l'absence du locataire, même pour une raison légitime.
• Notifier un congé par courriel ou par lettre simple.
• Laisser passer le délai de deux mois pour répondre à une demande de travaux d'adaptation.
• Conserver indéfiniment les dossiers des candidats non retenus.
• Mélanger les sujets en conditionnant une réparation au paiement d'un arriéré.

Liste de contrôle

• Une fiche de contact et d'urgence a été remise au locataire à l'entrée.
• Le canal principal de communication est convenu et l'accord pour la lettre recommandée électronique, si vous l'utilisez, est écrit.
• Chaque demande reçoit un accusé de réception puis une réponse écrite et datée.
• Les délais légaux de réponse sont repérés dès la réception du courrier.
• Aucune visite n'a lieu sans l'accord du locataire, sauf décision de justice.
• Les travaux sont notifiés par écrit avant leur début et respectent les jours de repos.
• Les courriers importants sont adressés à chacun des époux ou partenaires.
• Les dossiers des candidats non retenus sont supprimés.
• Les données du locataire ne sont transmises qu'aux personnes qui en ont besoin.
• Toute difficulté sérieuse est soumise à l'ADIL ou à un conciliateur avant la voie judiciaire.