Le RGPD pour le bailleur professionnel

Un loueur professionnel détient des données nombreuses et sensibles sur ses candidats, ses locataires et leurs garants. Pièces d'identité, bulletins de salaire, avis d'imposition, coordonnées bancaires, historique des paiements, échanges sur la santé ou la situation familiale passent chaque jour par ses outils, ses salariés et ses prestataires. Le règlement général sur la protection des données (RGPD), le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, s'applique à tous ces traitements.

Ce chapitre explique la place du loueur comme responsable de traitement, le référentiel publié par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) pour la gestion locative, le registre des traitements, les durées de conservation, les relations avec les sous-traitants, l'analyse d'impact, la gestion des violations de données et la vidéosurveillance des immeubles. Les bases figurent dans le Guide du bailleur privé, Les outils numériques du bailleur et le Guide du bailleur privé, La relation avec le locataire. La sécurité des outils est traitée au chapitre 16, l'automatisation au chapitre 10 et l'archivage des pièces au chapitre 107.

Ce qui change pour un professionnel

Le RGPD s'applique à toute entreprise qui traite des données personnelles, quelle que soit sa taille, y compris pour les fichiers papier (entreprendre.service-public.gouv.fr). Un bailleur particulier y est déjà soumis pour la gestion de son logement. Le professionnel l'est à une autre échelle, avec trois différences.

Il est expressément visé par le référentiel de la CNIL relatif à la gestion locative, qui sert de grille de lecture en cas de contrôle. Son activité étant permanente, il doit tenir un registre des traitements. Enfin, le volume de données financières qu'il traite et l'évaluation systématique des candidats rendent probable l'obligation de réaliser une analyse d'impact.

Le loueur responsable de traitement

Qui est responsable

Le responsable de traitement est la personne qui détermine les finalités et les moyens d'un traitement. Pour un loueur en nom propre, c'est lui-même. Pour une société, c'est la personne morale, représentée par son représentant légal (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Le loueur reste responsable même lorsqu'il confie des tâches à d'autres. Un salarié agit sous son autorité. Un prestataire qui traite des données pour son compte, comme un éditeur de logiciel ou un service de signature électronique, est un sous-traitant. Un mandataire de gestion peut, selon l'étendue de sa mission, choisir lui-même les moyens et les finalités de certains traitements. Le mandat doit alors préciser la répartition des rôles, notamment qui informe les personnes concernées.

Les traitements d'un loueur

Le référentiel de la CNIL distingue quatre familles de traitements, avec une base légale indicative pour chacune. La base légale est le fondement juridique qui autorise le traitement. Pour l'essentiel de la gestion locative, il s'agit des mesures précontractuelles ou de l'exécution du contrat, non du consentement.

À ces traitements propres à la location s'ajoutent ceux de toute entreprise, comme la comptabilité, la gestion des fournisseurs, la paie si vous employez un salarié (chapitre 12), le site internet et la vidéosurveillance éventuelle des immeubles. Chacun fait l'objet d'une fiche du registre.

Le référentiel de la CNIL relatif à la gestion locative

Son champ

La CNIL a adopté le 6 mai 2021 un référentiel relatif aux traitements de données mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative (délibération n° 2021-057, publiée au Journal officiel du 27 mai 2021). Il vise les personnes physiques ou morales qui louent à titre professionnel un logement ou un local mixte constituant la résidence principale du locataire, les professionnels de l'immobilier mandataires et les plateformes de gestion locative. Il exclut les organismes qui gèrent un patrimoine immobilier à caractère social et les locations saisonnières.

Un loueur en meublé professionnel (LMP) qui loue des résidences principales est donc directement visé. Pour ses meublés de tourisme, il applique les principes généraux du RGPD, en s'inspirant du référentiel.

Sa valeur

Le référentiel n'est pas contraignant. Un organisme peut s'en écarter, à condition de justifier ses choix et de démontrer les mesures prises pour garantir la conformité de ses traitements. Le référentiel précise aussi qu'un bailleur en gestion directe présente en principe moins de risques qu'un intermédiaire qui gère pour de nombreux propriétaires, ce qui peut justifier des mesures moins lourdes.

En pratique, suivre le référentiel est le moyen le plus simple de démontrer sa conformité. S'en écarter suppose une justification écrite, conservée avec le registre.

Les données à collecter et celles à exclure

Le principe de minimisation

Seules les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire à la finalité peuvent être collectées. Pour la sélection, la liste des pièces exigibles du candidat et de sa caution est fixée de façon limitative par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Le référentiel de la CNIL en tire les conséquences pour la protection des données.

Les données exclues

Le référentiel considère qu'aucune information supplémentaire, comme des documents bancaires, n'est en principe pertinente pour apprécier la solvabilité. Il exclut notamment les éléments suivants.

• La carte d'assuré social.
• L'extrait de casier judiciaire.
• Le dossier médical.
• Les documents relatifs aux pensions alimentaires.
• Le contrat de mariage.
• Le certificat de concubinage.
• Toute donnée sur la situation professionnelle ou financière au stade de la simple recherche d'un logement.

Les pièces superflues reçues spontanément doivent être supprimées ou renvoyées au candidat. Les données de santé ne peuvent être traitées que dans les cas prévus par les textes, par exemple un justificatif permettant au locataire de bénéficier d'un préavis réduit.

Les fichiers de locataires à éviter

Le référentiel ne prévoit aucun fichier partagé de mauvais payeurs ou de locataires à éviter. Constituer une telle liste, l'alimenter avec d'autres bailleurs ou la consulter avant de répondre à un candidat sort des finalités qu'il décrit et expose à un risque juridique sérieux, au regard du RGPD comme des règles de non-discrimination (chapitre 110). Les informations sur un impayé restent dans le dossier du locataire concerné, pour la durée nécessaire au recouvrement et à la défense de vos droits.

Les durées de conservation

Les durées du référentiel

Le référentiel fixe des durées indicatives, sauf disposition légale ou réglementaire contraire. Il distingue la base active, consultée pour la gestion courante, de l'archivage intermédiaire, réservé à un accès limité pour des besoins de preuve.

La durée de trois ans en gestion directe correspond au délai de prescription des actions nées du bail d'habitation. Les pièces comptables et les justificatifs fiscaux suivent leurs propres durées légales, présentées au chapitre 107. La conservation peut être prolongée lorsqu'une obligation légale l'impose ou pour se constituer une preuve, dans la limite de la prescription.

L'anonymisation

Des données réellement anonymisées échappent au RGPD et peuvent être conservées sans limite, par exemple pour suivre des statistiques de vacance ou de rotation. Le référentiel rappelle que supprimer les noms et prénoms ne suffit pas. Une donnée qui permet encore d'identifier une personne par recoupement, comme l'adresse du lot associée à une date d'entrée, reste une donnée personnelle.

Un exemple de calendrier

Exemple illustratif. Un loueur attribue un studio le samedi 12 septembre 2026 après avoir reçu quatorze dossiers. Les treize dossiers non retenus sont supprimés dès l'attribution et au plus tard le samedi 12 décembre 2026, trois mois après.

Dans le même parc, un autre locataire a quitté son logement le 30 juin 2026. Le dépôt de garantie est restitué et les comptes sont soldés le vendredi 31 juillet 2026. Son dossier passe alors en archivage intermédiaire, accessible au seul gestionnaire chargé des contentieux, jusqu'au mardi 31 juillet 2029. Seules les pièces comptables liées au bail restent conservées au-delà, selon les durées comptables et fiscales.

Un exemple de volume

Exemple illustratif. Un loueur réalise 120 relocations par an et reçoit en moyenne huit dossiers complets par lot. Il traite donc 960 dossiers de candidature par an, dont 840 ne sont pas retenus. Avec une purge trimestrielle, environ 210 dossiers sont supprimés à chaque échéance. Si chaque dossier non retenu comporte en moyenne deux personnes, le candidat et un garant, ce sont 1 680 jeux de pièces d'identité et de justificatifs de ressources qui ne doivent plus exister dans aucun outil au terme de l'année.

Ce volume explique pourquoi la purge ne peut pas reposer sur la mémoire d'un salarié. Elle doit porter aussi sur les copies que les messageries, les téléchargements et les dossiers partagés conservent en dehors du logiciel de gestion.

Le registre des traitements

L'obligation

Les entreprises d'au moins deux cent cinquante salariés tiennent un registre des traitements. Les plus petites y sont aussi tenues lorsque le traitement n'est pas occasionnel, présente un risque pour les droits et libertés ou porte sur des données sensibles ou relatives aux condamnations pénales (entreprendre.service-public.gouv.fr). La gestion d'un parc locatif étant une activité permanente, le loueur professionnel tient ce registre.

Son contenu

Le registre est écrit, sur papier ou sous forme électronique. Chaque fiche décrit un traitement avec les éléments suivants.

• L'identité et les coordonnées du responsable de traitement.
• Les finalités du traitement.
• Les catégories de personnes concernées et de données traitées.
• Les destinataires, y compris les sous-traitants.
• Les durées de conservation.
• Les mesures de sécurité.
• Les éventuels transferts hors de l'Union européenne.

Un registre type

Exemple illustratif de registre simplifié pour un loueur de quarante logements meublés.

Le registre se met à jour à chaque nouvel outil, nouveau prestataire ou nouvelle finalité. Il sert aussi de base à la notice d'information remise aux personnes.

L'information des personnes

Ce qu'il faut dire

Les personnes doivent être informées au moment de la collecte de l'identité du responsable, de la finalité, de la base légale, des destinataires, de la durée de conservation, de leurs droits et de la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL. En cas de collecte indirecte, l'information intervient au plus tard dans le mois (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Comment le dire

Le référentiel recommande une politique de confidentialité jointe à la liste des pièces demandées aux candidats, avec un lien dans l'annonce, les courriels et le formulaire de contact. Pour les locataires, une clause du bail ou une notice annexée complète cette information. Les garants, dont les données vous parviennent par le candidat, sont informés dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois après réception du dossier, éventuellement par l'intermédiaire du candidat s'il s'engage à leur transmettre la notice.

L'absence d'information est sanctionnée par une amende pénale pouvant atteindre 1 500 € pour un entrepreneur individuel et 7 500 € pour une société (entreprendre.service-public.gouv.fr). Cette sanction s'ajoute à celles que peut prononcer la CNIL.

Les droits des personnes

Les droits à connaître

Les candidats, locataires et garants disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement dans les cas prévus, de limitation, de portabilité et d'opposition. Le droit d'opposition ne joue que pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime, comme l'envoi de propositions de logements. Il ne s'applique pas aux traitements nécessaires à l'exécution du bail ou imposés par la loi.

Le droit à l'effacement ne s'étend pas aux données que vous devez conserver pour respecter une obligation légale ou pour la défense de vos droits, par exemple pendant la prescription des actions nées du bail. Un ancien locataire qui demande la suppression de son dossier peut donc recevoir une réponse partielle, motivée par ces obligations.

Répondre à une demande pas à pas

1. Enregistrer. Notez la date de réception, qui fait courir le délai d'un mois.
2. Vérifier l'identité. Assurez-vous que la demande émane bien de la personne concernée, sans exiger plus d'informations que nécessaire.
3. Rechercher. Recensez les données détenues dans tous vos outils, dossiers papier et messageries, y compris chez vos sous-traitants.
4. Répondre. Transmettez gratuitement une copie des données et les informations sur leur traitement dans le délai d'un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre des demandes, à condition d'en informer la personne dans le premier mois.
5. Tracer. Conservez la demande, la réponse et sa date d'envoi.

Une demande manifestement infondée ou excessive peut être refusée. Le refus doit être motivé et c'est à vous de démontrer son caractère abusif.

Les sous-traitants et les destinataires

Le contrat de sous-traitance

Le recours à un sous-traitant exige un contrat qui précise l'objet, la nature, la finalité et la durée du traitement, les catégories de données et les obligations de chaque partie. Le sous-traitant assure la sécurité des données, aide le responsable à respecter les droits des personnes, tient son propre registre et obtient une autorisation écrite avant de recourir lui-même à un autre sous-traitant (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Pour un parc, dressez la liste des prestataires qui accèdent à des données de locataires. Vérifiez pour chacun l'existence de ces clauses, le lieu d'hébergement et le sort des données en fin de contrat.

Les destinataires légitimes

Le référentiel admet la transmission de données à certains destinataires, dans la limite de ce qui leur est nécessaire. Il cite notamment l'assureur de la garantie des loyers impayés, l'administration fiscale, un nouveau gestionnaire, la cellule de renseignement financier Tracfin dans les cas prévus par la loi et, sous conditions, le syndic ou les entreprises de travaux. Chaque transmission doit répondre à une finalité identifiée et ne porter que sur les données utiles.

Les transferts hors de l'Union européenne

Un transfert vers un pays tiers est libre lorsque ce pays bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. À défaut, il doit reposer sur des garanties appropriées, comme les clauses contractuelles types. Un outil hébergé ou maintenu hors de l'Union n'est pas interdit, mais vous devez connaître le mécanisme utilisé et pouvoir le documenter.

La sécurité

Le référentiel détaille des mesures de sécurité adaptées à la gestion locative. Les plus utiles pour un loueur professionnel sont les suivantes.

• Un identifiant unique par utilisateur, une politique de mots de passe robuste et des habilitations revues au moins une fois par an.
• Des courriels groupés envoyés en copie cachée, afin de ne pas exposer les adresses des locataires les uns aux autres.
• Aucune donnée d'identification inutile sur les appels de charges ou les affichages dans les parties communes.
• Un canal sécurisé pour le dépôt des dossiers de candidature, plutôt que des pièces envoyées en clair par messagerie.
• Le verrouillage automatique et le chiffrement des postes et des téléphones utilisés.
• Des sauvegardes régulières et une destruction sécurisée des documents papier.
• Une charte informatique et un engagement de confidentialité signés par les salariés.

Les mesures techniques et d'organisation propres à un grand parc, comme la revue des accès et la procédure de changement de coordonnées bancaires, sont présentées au chapitre 16. La fraude qui vise ces coordonnées est traitée au chapitre 112.

L'analyse d'impact et le délégué

L'analyse d'impact

Une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) est obligatoire avant la mise en œuvre d'un traitement susceptible d'engendrer un risque élevé. C'est le cas lorsque le traitement figure sur la liste publiée par la CNIL ou réunit au moins deux des neuf critères de risque, parmi lesquels l'évaluation des personnes, la décision automatisée, les données à caractère hautement personnel, le traitement à grande échelle et les personnes vulnérables.

Le référentiel considère qu'une AIPD paraît en principe nécessaire pour la gestion locative, car plusieurs de ces critères sont réunis, en particulier les données financières et l'évaluation des candidats. Si le risque résiduel reste élevé après les mesures prévues, la CNIL doit être consultée avant la mise en œuvre du traitement.

Réaliser l'analyse pas à pas

1. Décrire le traitement à partir de la fiche du registre, avec ses finalités, ses données, ses outils et ses destinataires.
2. Justifier la nécessité et la proportionnalité de chaque donnée, au regard du décret de 2015 et du référentiel.
3. Identifier les risques, comme l'accès illégitime aux dossiers, leur modification ou leur disparition.
4. Prévoir les mesures qui réduisent chaque risque, en reprenant celles du référentiel.
5. Conclure sur le risque résiduel, puis consulter la CNIL s'il reste élevé.
6. Réviser l'analyse à chaque changement d'outil ou de processus.

La CNIL met à disposition un logiciel gratuit d'aide à l'analyse d'impact, dit PIA, sur son site. Le référentiel de la gestion locative fournit la plupart des éléments à y reporter.

Le délégué à la protection des données

La désignation d'un délégué à la protection des données (DPO) est obligatoire lorsque l'activité de base consiste en un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle ou en un traitement à grande échelle de données sensibles ou de condamnations pénales. Un loueur en gestion directe se trouve rarement dans ce cas, mais la désignation reste encouragée (entreprendre.service-public.gouv.fr). À défaut de délégué, désignez au moins une personne référente pour les données, connue des salariés et des prestataires.

Les violations de données

Ce qu'est une violation

La perte d'un ordinateur portable contenant des dossiers, le piratage d'une messagerie, l'envoi d'un avis d'imposition au mauvais destinataire ou l'accès d'un ancien salarié à un outil sont des violations de données. Toutes doivent être consignées dans un registre interne des violations, avec leurs effets et les mesures prises.

La notification

Lorsque la violation présente un risque pour les droits et libertés des personnes, elle est notifiée à la CNIL dans les soixante-douze heures après en avoir pris connaissance (article 33 du RGPD). Lorsque le risque est élevé, les personnes concernées sont également informées (article 34).

Exemple illustratif. Le vendredi 6 novembre 2026 à 17 heures, un salarié constate que le dossier partagé contenant les candidatures de la rentrée était accessible par un simple lien public. Le délai de soixante-douze heures expire le lundi 9 novembre 2026 à 17 heures, week-end compris. Le loueur doit donc, dès le vendredi soir, fermer l'accès, évaluer les données exposées et préparer la notification, quitte à la compléter ensuite.

Traiter une violation pas à pas

1. Contenir l'incident, en fermant l'accès, en changeant les mots de passe ou en bloquant le compte concerné.
2. Évaluer les données exposées, le nombre de personnes, la durée de l'exposition et le risque pour elles, comme une usurpation d'identité à partir de pièces d'identité.
3. Décider de la notification à la CNIL dans les soixante-douze heures lorsque la violation présente un risque, en complétant ensuite si toutes les informations ne sont pas encore connues.
4. Informer les personnes lorsque le risque est élevé, en leur indiquant les précautions à prendre, comme la vigilance sur les demandes de changement de coordonnées bancaires.
5. Prévenir les sous-traitants concernés et exiger d'eux les informations utiles.
6. Consigner l'incident dans le registre interne des violations, même lorsqu'aucune notification n'est faite, avec la justification de ce choix.
7. Corriger la cause, par exemple en supprimant les liens de partage publics ou en revoyant les habilitations.

La vidéosurveillance et le contrôle d'accès

Un loueur propriétaire d'un immeuble entier peut installer des caméras dans les parties communes, comme le hall, le parking, le local à vélos ou la cour. Les caméras ne doivent filmer ni les portes des logements, ni les balcons, terrasses ou fenêtres. Dans un immeuble en copropriété, l'installation relève d'un vote de l'assemblée générale. Aucune caméra ne peut filmer l'intérieur d'un logement loué, dont le locataire a la jouissance.

L'accès aux images est réservé à quelques personnes habilitées, comme le gestionnaire ou le gardien, en principe en cas d'incident. La CNIL indique que leur conservation ne devrait pas excéder un mois, quelques jours suffisant généralement. La capacité de l'enregistreur ne peut pas servir à fixer cette durée. Des panneaux visibles et permanents informent les personnes de la finalité, de la durée de conservation, du contact du responsable et de leurs droits.

Les lieux non ouverts au public, comme un hall fermé par un digicode, ne demandent aucune formalité auprès de la CNIL. Un espace ouvert au public nécessite une autorisation préfectorale. Le traitement figure dans votre registre et les locataires en sont informés à l'entrée dans les lieux.

Le site internet et la prospection

Un loueur qui commercialise ses logements sur son propre site collecte des données par ses formulaires et ses traceurs. Les traceurs non essentiels, comme ceux de mesure d'audience publicitaire, supposent le consentement préalable du visiteur. Les données des prospects qui ont demandé à être informés de vos disponibilités se conservent trois ans après le dernier contact selon le référentiel. La personne peut s'opposer à tout moment à l'envoi de propositions. La commercialisation sous une marque est traitée au chapitre 50.

Les situations particulières

Le couple et l'indivision

Lorsque plusieurs propriétaires gèrent ensemble, ils déterminent ensemble les finalités et les moyens des traitements. Désignez par écrit celui qui tient le registre, répond aux demandes et notifie les violations, afin que les personnes concernées aient un interlocuteur unique. Les dossiers ne doivent pas être dupliqués dans les messageries personnelles de chacun.

La colocation

En colocation, chaque colocataire ne doit accéder qu'à ses propres données. Les justificatifs de ressources d'un colocataire ne se transmettent pas aux autres, même lorsque la clause de solidarité les engage pour la totalité du loyer. Un décompte de charges ou une relance adressée à tous les colocataires d'un bail unique se limite aux montants dus au titre du bail commun.

La vente d'un immeuble occupé

À la vente d'un immeuble loué, les baux se poursuivent avec l'acquéreur, qui devient responsable des traitements liés à leur exécution. Transmettez-lui les seules données nécessaires à la gestion des baux en cours, comme les baux, les états des lieux, l'état des paiements et les dépôts de garantie. Les dossiers des candidats et les données des anciens locataires dont les comptes sont soldés restent sous votre responsabilité, pour leur durée de conservation.

Le changement de mandataire ou d'outil

À la fin d'un mandat de gestion ou d'un abonnement à un logiciel, le sort des données doit être réglé. Le contrat de sous-traitance prévoit leur restitution, puis leur suppression chez l'ancien prestataire. Exigez une attestation de suppression et vérifiez que l'export obtenu est complet avant de résilier.

Petit parc et grand parc

Les sanctions

La CNIL peut prononcer un rappel à l'ordre, une injonction de mise en conformité, le cas échéant sous astreinte, une limitation du traitement et une amende administrative. Selon le manquement, l'amende peut atteindre 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial. Elle peut aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % de ce chiffre d'affaires pour les manquements les plus graves, le montant le plus élevé étant retenu. Pour les dossiers les plus simples, une procédure simplifiée permet de prononcer une amende plafonnée à 20 000 € et une astreinte plafonnée à 100 € par jour, selon les documents publiés par la CNIL.

Des sanctions pénales sont aussi prévues par les articles 226-16 à 226-24 du Code pénal. Au-delà des montants, une plainte d'un locataire ou d'un candidat à la CNIL déclenche une procédure qui mobilise du temps et peut aboutir à un contrôle de l'ensemble de vos traitements.

Les erreurs fréquentes

• Conserver indéfiniment les dossiers des candidats non retenus dans une messagerie ou un dossier partagé.
• Demander un relevé bancaire ou une pièce exclue par le décret de 2015 et le référentiel.
• Partager un tableau de locataires à éviter avec d'autres bailleurs.
• Utiliser un logiciel ou un service en ligne sans contrat de sous-traitance.
• Envoyer un message groupé aux locataires avec toutes les adresses visibles.
• Ne pas tenir de registre des traitements au motif que l'entreprise n'a pas de salarié.
• Laisser un ancien salarié ou un ancien prestataire conserver ses accès aux outils.
• Filmer la porte d'un logement ou conserver les images aussi longtemps que l'enregistreur le permet.
• Découvrir la procédure de notification d'une violation le jour de l'incident.
• Transmettre les justificatifs de ressources d'un colocataire aux autres colocataires.
• Remettre à l'acquéreur d'un immeuble les dossiers des candidats et des anciens locataires.
• Résilier un logiciel sans export complet ni attestation de suppression des données.
• Omettre la notice destinée aux garants, ce qui expose à une amende pénale pouvant atteindre 1 500 € pour un entrepreneur individuel et 7 500 € pour une société.

Liste de contrôle

1. Rôles. Vous êtes identifié comme responsable de traitement et les rôles de chaque mandataire et prestataire sont écrits.
2. Registre. Un registre des traitements existe, à jour, avec une fiche par traitement.
3. Collecte. Seules les pièces du décret de 2015 sont demandées et les pièces superflues sont supprimées ou renvoyées.
4. Information. Une notice est remise aux candidats avec la liste des pièces, aux garants dans le mois et aux locataires avec le bail.
5. Durées. Les dossiers non retenus sont supprimés dans les trois mois et les dossiers des anciens locataires archivés puis supprimés à l'échéance.
6. Purge. Une purge périodique est planifiée et consignée.
7. Sous-traitants. Chaque prestataire qui traite des données a signé les clauses de l'article 28 et son hébergement est connu.
8. Sécurité. Les accès sont nominatifs et revus au moins chaque année. Les postes sont protégés.
9. Droits. Une procédure permet de répondre à toute demande dans le délai d'un mois.
10. Analyse d'impact. L'AIPD a été réalisée ou l'absence d'analyse est justifiée par écrit.
11. Violations. Un registre des violations existe et la procédure de notification sous soixante-douze heures est écrite.
12. Vidéosurveillance. Les caméras ne filment que les parties communes autorisées, les panneaux sont posés et la conservation est limitée.
13. Interlocuteur. En couple ou en indivision, une personne désignée répond aux demandes et notifie les violations.
14. Colocation. Chaque colocataire n'accède qu'à ses propres données.
15. Fin de contrat. La vente d'un immeuble, la fin d'un mandat ou d'un abonnement règle le sort des données par écrit.