L'archivage et la conservation des pièces

Un parc de plusieurs dizaines de logements produit chaque année des milliers de documents, des baux, des états des lieux, des factures, des relevés bancaires, des pièces de procédure et des déclarations. Le bailleur professionnel doit pouvoir en présenter une partie à l'administration fiscale pendant six ans au moins, à l'Urssaf, à un locataire ou à un juge pendant d'autres délais. Certains documents doivent même survivre jusqu'à la revente des biens, voire au-delà. L'archivage n'est donc pas une tâche de rangement mais une condition de la déduction des charges et de la défense en cas de litige.

Ce chapitre présente les durées de conservation applicables au loueur professionnel, les formats admis et la valeur probante des copies, la numérisation des factures papier, la conservation des factures électroniques et l'organisation d'un plan d'archivage pour un grand parc. Les bases, valables pour tout bailleur, figurent dans le Guide du bailleur privé, Le contrôle fiscal du bailleur et dans le Guide du bailleur privé, Gérer seul ou déléguer.

Ce qui change pour un professionnel

Un bailleur particulier conserve surtout ses déclarations, ses factures de travaux et ses baux. Le loueur professionnel au régime réel des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) tient en plus une comptabilité complète, avec des livres, un registre des immobilisations et une liasse fiscale. Il peut employer du personnel, travailler avec des prestataires sous contrat et louer à des exploitants. Chacune de ces activités apporte ses propres délais.

Le volume change aussi la méthode. Avec quelques classeurs, un bailleur retrouve une facture en quelques minutes. Avec plusieurs milliers de pièces par an, seule une organisation documentée permet de répondre à une demande de l'administration dans le délai imparti ou de reconstituer le dossier d'un locataire trois ans après son départ.

Les durées de conservation

La durée fiscale de six ans

Les livres, registres, documents et pièces justificatives sur lesquels l'administration peut exercer son droit de contrôle se conservent pendant six ans. Le délai court à compter de la dernière opération mentionnée dans les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis (article L102 B du livre des procédures fiscales, LPF). Cette règle couvre l'impôt sur le revenu en BIC au réel, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la cotisation foncière des entreprises (CFE) et les impôts locaux (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Le délai de six ans est plus long que le délai ordinaire de reprise de l'administration, qui s'étend jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due. Il passe à dix ans en cas d'activité occulte, par exemple une activité non déclarée (entreprendre.service-public.gouv.fr).

La durée comptable de dix ans

Le Code de commerce impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22). Cette durée vise les livres et registres comptables, comme le livre-journal, le grand livre et le livre d'inventaire, ainsi que les pièces justificatives, comme les factures clients et fournisseurs. Les comptes annuels se conservent également dix ans (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Cette obligation s'adresse aux commerçants. Le loueur en meublé professionnel (LMP) n'a pas automatiquement cette qualité (chapitre 1). Retenir dix ans pour la comptabilité et ses pièces reste toutefois la pratique la plus sûre pour un professionnel, d'autant que ces documents servent bien au-delà du délai fiscal, comme on le verra pour les immobilisations et les plus-values. Faites préciser ce point par votre expert-comptable lors de la lettre de mission (chapitre 101).

Les durées qui dépassent ces délais

Plusieurs documents doivent être conservés aussi longtemps qu'ils produisent un effet fiscal, ce qui peut représenter plusieurs décennies.

• Les justificatifs des immobilisations. L'acte d'acquisition, la ventilation du prix, les factures de travaux immobilisés et le plan d'amortissement par composants servent à justifier chaque dotation annuelle et, à la cession, la valeur nette comptable qui entre dans le calcul de la plus-value professionnelle (chapitres 76, 78 et 104).
• Les justificatifs des déficits reportés. Un déficit peut être examiné l'année où il s'impute, même si l'année de sa naissance est prescrite. Les pièces qui l'ont créé se conservent donc jusqu'à l'expiration du délai de reprise de l'année de sa dernière imputation (chapitre 77).
• Les justificatifs d'une exonération de plus-value. Les exonérations professionnelles reposent sur des conditions de durée d'activité et de recettes appréciées sur plusieurs années (chapitre 79). Les éléments qui les établissent se gardent jusqu'à l'expiration du délai de reprise de l'année de la cession.
• Les titres de propriété. Le Service public indique une durée de trente ans pour les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, en référence à l'article 2272 du Code civil (entreprendre.service-public.gouv.fr). En pratique, les titres se gardent pendant toute la détention du bien.
• Les documents techniques et administratifs du bien. Le diagnostic de performance énergétique (DPE) est valable dix ans, sous réserve des règles transitoires applicables aux diagnostics anciens (Guide du bailleur privé, Les diagnostics immobiliers en détail). Il se garde au moins jusqu'à son remplacement et tant qu'il figure en annexe d'un bail en cours. Les autorisations, comme un permis de louer, une autorisation de changement d'usage ou une déclaration de division, se conservent pendant toute la détention, car elles conditionnent la location et la valeur du bien (chapitre 108).

Les durées civiles et locatives

Les actions nées d'un bail d'habitation se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Les baux, les états des lieux, les quittances, les décomptes de charges et les échanges avec le locataire se conservent donc au moins trois ans après la fin du bail et la clôture du compte du locataire. Un contentieux en cours prolonge ce délai jusqu'à son terme, puis jusqu'à l'extinction des mesures d'exécution, un jugement pouvant s'exécuter pendant dix ans (Guide du bailleur privé, Impayés et contentieux).

Les contrats commerciaux et la correspondance commerciale se conservent cinq ans, comme les documents bancaires (entreprendre.service-public.gouv.fr). La garantie décennale des constructeurs court dix ans à compter de la réception des travaux, ce qui justifie de garder le procès-verbal de réception, les contrats de travaux et les attestations d'assurance des entreprises au moins pendant cette durée (chapitre 72).

Les durées sociales

Le loueur qui emploie un salarié, par exemple un gardien ou un assistant, conserve le double des bulletins de paie pendant cinq ans. Le registre unique du personnel se garde cinq ans à compter du départ du salarié. Les contrats de travail et les documents relatifs aux salaires se conservent cinq ans et les documents relatifs aux cotisations sociales trois ans (entreprendre.service-public.gouv.fr). Les obligations de l'employeur sont présentées au chapitre 12.

Le LMP lui-même cotise comme travailleur indépendant (chapitre 91). Conservez les appels de cotisations, les déclarations de revenus professionnels et les justificatifs de paiement au moins pendant le délai de contrôle de l'Urssaf.

Les données personnelles

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose à l'inverse de ne pas conserver indéfiniment les données des candidats et des locataires. Le référentiel de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) relatif à la gestion locative retient trois mois pour les dossiers des candidats non retenus. Les données du locataire se conservent pendant le bail puis sont archivées pendant la durée de prescription des actions, trois ans en gestion directe (Guide du bailleur privé, Gérer seul ou déléguer). L'application de ces règles à un parc professionnel fait l'objet du chapitre 111.

Le bailleur professionnel concilie donc deux exigences opposées. Il doit garder les pièces utiles à ses obligations fiscales et à sa défense, tout en supprimant les données personnelles qui ne sont plus nécessaires. La solution consiste à distinguer, dans le dossier du locataire, les pièces comptables et contractuelles, conservées selon les délais légaux, des pièces de candidature, supprimées à l'issue du délai.

Le tableau de conservation du loueur professionnel

Le tableau suivant rassemble les durées utiles. Les durées présentées comme conseillées tiennent compte de l'effet fiscal prolongé de certains documents. Elles ne dispensent pas d'examiner un cas particulier avec votre expert-comptable.

Les situations particulières

Le couple et l'indivision

Lorsque des lots appartiennent à deux époux ou à plusieurs indivisaires, chacun déclare sa part du résultat et doit pouvoir justifier les montants qui la composent. Les pièces sont pourtant uniques. Désignez celui qui tient les originaux et donnez aux autres un accès permanent aux copies. En cas de divorce, de sortie d'indivision ou de partage, les dossiers d'immobilisation suivent le bien attribué, car son nouveau propriétaire en aura besoin pour ses amortissements et sa future plus-value. L'autre partie conserve une copie des pièces des exercices où elle a déclaré une part du résultat, jusqu'à l'expiration du délai de reprise de ces exercices.

Le passage d'un régime à un autre

Un logement loué nu puis mis en location meublée, ou un loueur qui passe du statut de loueur en meublé non professionnel (LMNP) à celui de LMP, change de règles fiscales sans changer de biens. Les pièces de la période antérieure restent utiles. La valeur retenue pour inscrire le bien à l'actif lors de sa mise en location meublée repose sur une évaluation à cette date (chapitre 108), qui se conserve comme un acte d'acquisition. Les déclarations de revenus fonciers des années précédentes se gardent jusqu'à l'expiration de leur propre délai de reprise, y compris lorsqu'un déficit foncier y est né et reste à imputer.

Le bien reçu par donation ou succession

Pour un bien amortissable reçu à titre gratuit, l'amortissement se calcule sur la valeur vénale. Pour un bien reçu par succession, il se calcule sur l'estimation retenue pour la liquidation des droits (chapitre 108). La déclaration de succession ou l'acte de donation, avec l'évaluation qui l'appuie, devient alors la pièce d'origine de toutes les dotations futures. Elle se conserve pendant toute la détention puis jusqu'à l'expiration du délai de reprise de l'année de cession.

La vente d'un lot

À la vente, certains documents quittent votre patrimoine pour celui de l'acquéreur. Pour un logement dont le permis ou la déclaration de travaux a été déposé à partir du 1er janvier 2023, ou qui a fait l'objet de travaux de rénovation énergétique depuis, le vendeur transmet le carnet d'information du logement (service-public.gouv.fr). Gardez une copie de tout ce que vous remettez. L'action en garantie des vices cachés doit être exercée dans les deux ans de la découverte du vice (article 1648 du Code civil), ce qui peut intervenir longtemps après la vente. Le dossier de travaux et les diagnostics remis restent alors votre meilleure défense.

Le changement de mandataire ou de prestataire

Un mandataire de gestion détient souvent les originaux des baux, des états des lieux et des pièces comptables de vos lots. À la fin du mandat, exigez la restitution de l'ensemble des dossiers, avec les comptes des locataires et les pièces des contentieux en cours. Vérifiez-en l'inventaire avant de donner quitus. La même règle s'applique à l'éditeur d'un logiciel de gestion, dont le contrat doit prévoir l'export de vos données dans un format lisible.

Les formats et la valeur probante

Le principe de l'original

Le droit civil admet l'écrit électronique comme preuve au même titre que l'écrit sur papier, à condition que son auteur puisse être identifié et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité (article 1366 du Code civil). Un document né sous forme électronique, comme un bail signé électroniquement, a donc pour original le fichier lui-même, accompagné de son dossier de preuve. Son impression n'en est qu'une copie.

Un document né sur papier a pour original le papier. Sa numérisation produit une copie. Une copie fiable a la même force probante que l'original, la fiabilité étant présumée lorsque la reproduction électronique respecte les exigences d'intégrité fixées par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 (Guide du bailleur privé, Gérer seul ou déléguer). L'administration peut toutefois exiger l'original.

Les originaux à garder sur papier

Certains documents conservent un intérêt à être gardés dans leur forme d'origine, même lorsqu'une copie numérique existe. Ce sont en particulier les actes notariés reçus sur papier, les baux et actes de cautionnement signés sur papier, les états des lieux signés sur papier, les procès-verbaux de réception de travaux, les jugements et actes de commissaire de justice remis sur papier. Pour ces pièces, la copie numérique sert au travail courant et l'original reste la référence en cas de contestation.

Les documents nés électroniques

Les baux et avenants signés électroniquement, les états des lieux réalisés sur tablette, les lettres recommandées électroniques et les factures reçues sous forme électronique se conservent sous forme électronique, sans modification. Leur dossier de preuve, qui comprend l'horodatage, l'identification des signataires et l'empreinte du document, se conserve avec eux. Une impression ne remplace jamais le fichier signé (Guide du bailleur privé, Les outils numériques du bailleur).

Numériser les factures papier

La règle fiscale

Les factures reçues sur papier peuvent être conservées sur support informatique pendant le délai de six ans, à condition que la numérisation respecte des conditions précises. La doctrine administrative, dans sa version publiée en 2018, les décrivait ainsi (BOI-CF-COM-10-10-30-10, § 100 à § 107).

• Une copie fidèle. La numérisation reproduit la facture à l'identique en image et en contenu, sans traitement d'image, avec une compression sans perte et des couleurs reproduites lorsqu'elles ont une signification.
• Un format et une sécurisation. Le fichier est produit au format PDF ou PDF/A-3 et assorti d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique ou d'une signature électronique, ou d'un dispositif offrant des garanties équivalentes.
• Un horodatage. Chaque fichier est horodaté.
• Une organisation documentée. L'archivage repose sur des procédures documentées et contrôlées, avec des vérifications régulières de la fiabilité des copies.
• Une responsabilité conservée. Le contribuable reste responsable même lorsqu'il confie la numérisation à un tiers.

Si la copie numérique ne respecte pas ces conditions, la facture papier d'origine reste la pièce justificative et doit être présentée (même source, § 107). Cette doctrine a été mise à jour et réorganisée le 3 septembre 2025. Avant de détruire des originaux papier, faites confirmer par votre expert-comptable que votre procédé répond aux conditions en vigueur.

En pratique

La plupart des outils de gestion et des logiciels comptables proposent une numérisation des pièces. Ils ne garantissent pas tous le respect des conditions fiscales permettant la destruction du papier. Vérifiez dans la documentation de l'outil la présence d'un horodatage, d'un procédé d'intégrité et d'une description de la chaîne de numérisation.

Sans procédé conforme, numérisez quand même pour le travail courant, mais conservez les originaux papier pendant le délai légal. C'est le choix le plus simple pour un parc qui reçoit encore beaucoup de factures papier d'artisans.

Les factures électroniques

Le format d'origine

Une facture reçue ou émise sous forme électronique se conserve dans son format informatique d'origine. Une conversion dans un autre format est possible pour la gestion courante, à condition de conserver aussi le fichier d'origine. Son authenticité, son intégrité et sa lisibilité doivent être garanties pendant tout le délai de six ans (BOI-CF-COM-10-10-30-10, § 110 à § 150).

La généralisation progressive de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA, dont le calendrier et l'application au loueur sont présentés au chapitre 102, augmente la part des factures reçues sous cette forme. Un fichier PDF transmis en pièce jointe d'un courriel n'est pas pour autant une facture électronique au sens de la réforme. Il se conserve néanmoins sous sa forme électronique d'origine.

Le lieu de stockage

Les factures se stockent sous leur forme originale. Selon la même doctrine, les factures papier se conservent en France. Les factures électroniques peuvent être stockées en France, dans un autre État de l'Union européenne ou dans un pays lié à la France par une convention d'assistance, à condition que l'administration puisse y accéder en ligne et les télécharger. Un stockage hors de France se déclare au service des impôts des entreprises (SIE) (même source, § 300 à § 400).

Un loueur qui utilise un service d'hébergement en ligne vérifie donc, avant de le choisir, le pays où les données sont stockées et les conditions d'accès et de récupération.

La comptabilité informatisée et le fichier des écritures comptables

Le loueur qui tient sa comptabilité au moyen d'un système informatisé doit remettre à l'administration, au début d'une vérification de comptabilité, une copie du fichier des écritures comptables (FEC) dans un format normalisé (article L47 A du LPF). L'absence ou la non-conformité du fichier expose à une amende et peut conduire à une évaluation d'office des résultats (BOI-CF-IOR-60-40-10). Le contrôle fiscal du professionnel est présenté au chapitre 89.

Le FEC n'est pas une archive que le loueur produit lui-même au fil de l'eau. Il est généré par le logiciel comptable. Encore faut-il que le logiciel des années contrôlables reste accessible, ou que les fichiers aient été extraits et conservés avant un changement d'outil ou d'expert-comptable.

Répondre à une demande de l'administration

L'administration rapproche vos déclarations des informations qu'elle reçoit de tiers, notamment des actes notariés et des données obtenues par son droit de communication auprès des banques (Guide du bailleur privé, Le contrôle fiscal du bailleur). Un relevé bancaire que vous auriez détruit peut donc lui être connu alors que vous ne pouvez plus l'expliquer. Lors d'un examen de comptabilité à distance, le FEC doit être remis dans les quinze jours de la réception de l'avis (même source).

1. Identifier la demande. Demande de renseignements, examen de comptabilité ou vérification sur place n'appellent pas les mêmes pièces ni les mêmes délais (chapitre 89).
2. Lister les pièces visées par exercice, par immeuble et par nature, à partir du plan de classement.
3. Extraire des copies. Remettez des copies sauf si l'original est expressément demandé. Gardez les originaux sous votre contrôle.
4. Tenir un bordereau des pièces transmises, daté, qui permettra de prouver ce qui a été remis.
5. Signaler les pièces manquantes avec l'explication de leur absence et, si possible, une pièce de substitution comme un duplicata demandé au fournisseur.
6. Archiver l'échange avec le dossier fiscal de l'exercice contrôlé, jusqu'à l'expiration des recours.

Organiser l'archivage d'un grand parc

Le plan de classement

Un plan de classement unique, appliqué à tous les immeubles, permet de retrouver n'importe quelle pièce sans dépendre de la mémoire d'une personne. Il combine en général trois axes.

• L'axe patrimonial. Un dossier par immeuble et par lot, qui suit le bien pendant toute sa détention, avec l'acte, les diagnostics, les travaux, la copropriété et les assurances.
• L'axe locatif. Un dossier par bail, ouvert à la signature et clos à la clôture du compte du locataire, avec le bail, les états des lieux, les avenants, les échanges et le contentieux éventuel.
• L'axe comptable et fiscal. Un dossier par exercice, avec les pièces comptables, les relevés bancaires, la liasse, les déclarations de TVA et de CFE et les justificatifs de provisions.

Les règles de nommage

Nommez chaque fichier selon une règle fixe qui combine la date au format année, mois, jour, le code de l'immeuble ou du lot, la nature du document et l'émetteur. Une telle règle trie automatiquement les fichiers par date et rend la recherche possible sans logiciel spécialisé. Évitez les noms libres, les doublons et les versions successives non datées.

Le registre d'archivage

Tenez un registre qui indique, pour chaque catégorie de documents, le lieu de conservation, le format, la durée applicable, le point de départ du délai et la date de destruction prévue. Ce registre sert aussi à démontrer à l'administration et à un juge que votre archivage est organisé et contrôlé.

La sécurité et la continuité

Les archives électroniques se conservent sur deux supports distincts au moins, dont un hors des locaux habituels, avec une vérification périodique de la lisibilité des fichiers. Les accès sont limités aux personnes qui en ont besoin. Un coffre-fort numérique au sens de l'article L103 du Code des postes et des communications électroniques offre des garanties d'intégrité et de traçabilité adaptées aux documents signés (Guide du bailleur privé, Les outils numériques du bailleur).

Pensez aussi à la continuité. En cas d'incapacité ou de décès du loueur, ses proches ou son mandataire doivent pouvoir accéder aux archives sans connaître ses mots de passe de mémoire. Le chapitre 135 traite de cette organisation.

Détruire des archives pas à pas

1. Extraire du registre la liste des catégories dont la durée est échue.
2. Vérifier les effets prolongés. Aucune pièce ne doit justifier un bien encore détenu, un amortissement en cours, un déficit reportable, une exonération de plus-value ou un contentieux en cours d'exécution.
3. Séparer les données personnelles, qui doivent être supprimées à l'échéance, des pièces comptables, qui peuvent devoir être gardées plus longtemps.
4. Détruire de façon sécurisée, par broyage des papiers et suppression effective des fichiers sur tous les supports, sauvegardes comprises.
5. Consigner la destruction dans le registre, avec la date, les catégories et la personne qui l'a réalisée.

Petit parc et grand parc

Exemple de calendrier de conservation

L'exemple qui suit est illustratif. Il montre comment une même pièce peut devoir être conservée bien au-delà de six ans.

Un LMP réalise en 2026 des travaux de rénovation de 30 000 € dans un logement, immobilisés et amortis sur quinze ans. Dans cet exemple simplifié, la facture justifie une dotation annuelle de 2 000 €, de 2026 à 2040. Le loueur revend le logement en 2045 et déclare la plus-value professionnelle au titre de cette année.

La facture doit donc être conservée jusqu'à la fin de 2048, soit vingt-deux ans après son émission, bien au-delà de six ou dix ans. Un loueur qui l'aurait détruite en 2032, au terme du délai de six ans, ne pourrait plus justifier la valeur nette comptable retenue pour calculer sa plus-value.

Le même raisonnement s'applique à un déficit. Un déficit né en 2026 et imputé pour la dernière fois sur le revenu de 2031 peut être examiné jusqu'à la fin du délai de reprise de 2031, soit le 31 décembre 2034. Les pièces de 2026 qui l'ont créé doivent donc être conservées jusqu'à cette date.

Deuxième exemple, les factures introuvables

L'exemple qui suit est illustratif. Le taux d'imposition est une hypothèse, qui ne tient compte ni des prélèvements sociaux ni des cotisations.

Lors d'une vérification portant sur un exercice clos trente mois plus tôt, un LMP ne retrouve pas les factures d'entretien de deux immeubles, pour un total de 8 600 €. Les factures papier avaient été photographiées par téléphone puis jetées, sans procédé conforme. Les dépenses sont réintégrées.

Le même raisonnement vaut pour une facture de travaux immobilisés, dont la perte fragilise à la fois les dotations de chaque exercice non prescrit et la valeur nette comptable retenue à la cession. Le loueur peut tenter d'obtenir des duplicatas auprès des artisans, mais leur délivrance dépend de leur bonne volonté et de leur propre archivage. Pour un LMP, la réintégration augmente aussi l'assiette des cotisations sociales de l'exercice. Une conservation des originaux, ou une numérisation conforme, aurait évité l'ensemble de ce coût.

Les erreurs fréquentes

• Appliquer la seule durée de six ans à toutes les pièces, y compris celles des immobilisations et des déficits reportés.
• Détruire les factures papier après numérisation sans procédé conforme aux conditions fiscales.
• Remplacer un bail signé électroniquement par son impression et perdre le dossier de preuve.
• Changer de logiciel ou d'expert-comptable sans récupérer le FEC et les grands livres des exercices non prescrits.
• Conserver indéfiniment les dossiers des candidats non retenus en méconnaissance du RGPD.
• Stocker toutes les archives sur un seul support ou chez un seul prestataire sans copie.
• Laisser l'organisation des archives dans la seule mémoire du loueur, sans registre ni accès prévu en cas d'indisponibilité.
• Détruire le dossier d'un locataire alors qu'un jugement est encore en cours d'exécution.
• Mettre fin à un mandat de gestion sans récupérer les originaux des baux et les comptes des locataires.
• Céder un lot sans garder copie du dossier de travaux et des diagnostics remis à l'acquéreur.
• Laisser les pièces d'un bien indivis chez un seul indivisaire, sans accès pour les autres.

Liste de contrôle

1. Plan de classement. Un plan unique par immeuble, par bail et par exercice est appliqué à tous les biens.
2. Nommage. Chaque fichier suit une règle fixe qui combine date, lot, nature et émetteur.
3. Durées. Le registre d'archivage indique pour chaque catégorie la durée, son point de départ et sa date de destruction.
4. Immobilisations. Les actes, ventilations, factures de travaux immobilisés et plans d'amortissement sont gardés jusqu'à l'expiration du délai de reprise de l'année de cession.
5. Déficits. Les pièces des déficits reportés sont gardées jusqu'au délai de reprise de leur dernière imputation.
6. Originaux. Les actes signés sur papier restent conservés sur papier, les documents nés électroniques sous forme électronique avec leur dossier de preuve.
7. Numérisation. Les originaux papier ne sont détruits qu'après validation d'un procédé conforme.
8. Factures électroniques. Elles sont conservées dans leur format d'origine et dans un lieu accessible à l'administration.
9. FEC. Les fichiers des exercices non prescrits sont extraits et conservés sous votre contrôle.
10. Données personnelles. Les dossiers des candidats non retenus et les données périmées sont supprimés selon le référentiel de la CNIL.
11. Sécurité. Les archives sont sauvegardées sur deux supports au moins et leur lisibilité est vérifiée.
12. Continuité. Une personne de confiance sait où trouver les archives et comment y accéder.
13. Transmissions. Les actes de donation ou de succession et les évaluations qui fondent des amortissements sont conservés avec le bien.
14. Fin de mandat. Les dossiers détenus par un mandataire ou un éditeur de logiciel sont récupérés et inventoriés.
15. Destructions. Chaque destruction est vérifiée au regard des effets prolongés, réalisée de façon sécurisée et consignée.