Un parc de plusieurs dizaines de lots meublés détient en permanence des dépôts de garantie qui représentent souvent deux mois de loyers du parc entier. Ces sommes n'appartiennent pas au loueur. Elles doivent être restituées à chaque départ, dans des délais légaux, déduction faite des seules retenues justifiées. Leur traitement comptable conditionne la lecture de la trésorerie, l'exactitude du bilan et la régularité des restitutions.
Ce chapitre traite de l'enregistrement des dépôts reçus, de leur suivi pendant le bail, des retenues et des restitutions, des cautionnements et autres garanties qui ne donnent lieu à aucun encaissement, ainsi que des dépôts versés par le loueur à des tiers. Les règles civiles du dépôt de garantie sont présentées dans le Guide du bailleur privé, Le dépôt de garantie et la gestion de trésorerie des dépôts au chapitre 18 de ce guide. Les créances impayées qui excèdent le dépôt relèvent du chapitre 106.
Les règles civiles à retenir
Les plafonds et les délais
Le traitement comptable découle directement des règles civiles. Pour un logement loué comme résidence principale, le dépôt est plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide et à deux mois en location meublée. Aucun dépôt ne peut être demandé en bail mobilité. Le montant figure dans le bail et ne peut pas être augmenté en cours de bail ni lors de son renouvellement (service-public.gouv.fr).
Le dépôt est restitué dans un délai d'un mois à compter de la remise des clés lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée et de deux mois dans le cas contraire. Le bailleur peut en déduire les sommes restant dues, à condition de les justifier par des pièces comme les états des lieux, des factures ou des devis. Pour chaque mois de retard commencé, la somme due est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges, sauf si le retard tient à l'absence de nouvelle adresse communiquée par le locataire (même source).
| Bail | Plafond du dépôt | Délai de restitution |
|---|---|---|
| Meublé, résidence principale | Deux mois de loyer hors charges | Un ou deux mois selon l'état des lieux |
| Vide, résidence principale | Un mois de loyer hors charges | Un ou deux mois selon l'état des lieux |
| Mobilité | Aucun dépôt | Sans objet |
| Commercial | Un trimestre de loyer pour les baux conclus ou renouvelés depuis la réforme de 2026 | Trois mois depuis la même réforme |
| Professionnel | Libre | Selon le bail |
Les baux commerciaux depuis la loi du 26 mai 2026
Un loueur professionnel qui détient aussi des locaux commerciaux doit tenir compte de la loi n° 2026-403 du 26 mai 2026. Selon la présentation qu'en fait l'administration, le dépôt de garantie est désormais plafonné à un trimestre de loyer, plafond qui vaut aussi pour les autres garanties exigées, pour les baux nouvellement conclus ou renouvelés. Le bailleur dispose de trois mois à compter de la remise des clés pour le restituer et de six mois pour les autres garanties (entreprendre.service-public.gouv.fr).
Ce délai concerne aussi les baux en cours au 26 mai 2026 lorsque la remise des clés intervient après le 26 août 2026. Pour les mutations intervenant à compter de cette même date, l'obligation de restituer le dépôt passe au nouveau bailleur (même source). Le bail professionnel n'est pas visé par ce plafond et son dépôt reste librement fixé par les parties (chapitre 53).
Le changement de propriétaire
Pour les logements, la restitution incombe au nouveau bailleur en cas de vente ou de donation du logement loué (service-public.gouv.fr). Le locataire s'adresse donc au propriétaire en place à la fin du bail, même si celui-ci n'a jamais reçu la somme. Cette règle a des conséquences comptables directes lors de l'achat d'un immeuble occupé, présentées plus loin.
Le principe comptable
Une dette et non une recette
Le dépôt de garantie reçu d'un locataire est une dette envers lui. Il ne constitue ni un loyer ni un produit, puisqu'il n'est pas définitivement acquis au loueur. Il ne se rattache donc pas au chiffre d'affaires et n'entre pas dans les recettes prises en compte pour apprécier le statut de loueur en meublé professionnel (LMP), qui portent sur les loyers (chapitre 2). Sa restitution n'est pas davantage une charge.
Le plan de comptes publié par l'Autorité des normes comptables (ANC) pour 2025 prévoit à cet effet le compte 165, intitulé dépôts et cautionnements reçus. Il comporte notamment les sous-comptes 1651 pour les dépôts, 1655 pour les cautionnements et 1658 pour les intérêts courus. Les dépôts versés par le loueur à des tiers s'inscrivent à l'actif au compte 275, dépôts et cautionnements versés.
Le suivi par locataire
Le compte 165 global ne suffit pas. Chaque dépôt doit être suivi par bail, soit dans des sous-comptes par lot, soit dans un état annexe tenu à jour. Cet état indique pour chaque lot le nom du locataire, la date d'encaissement, le montant, la date de départ éventuelle, la date limite de restitution et les retenues envisagées.
Pour un parc important, l'état des dépôts se tient dans l'outil de gestion locative et se rapproche chaque mois du compte comptable et du compte bancaire dédié. Un écart entre ces trois sources révèle un dépôt non enregistré, une restitution oubliée ou une erreur d'imputation.
Le compte bancaire distinct
La loi n'impose pas de déposer les dépôts de garantie sur un compte séquestre. Les isoler sur un compte bancaire distinct, rapproché chaque mois de la liste des baux, évite de surestimer la trésorerie disponible et de consommer en période de départs des sommes à restituer (chapitre 18). En comptabilité, ce compte fait l'objet d'un sous-compte bancaire propre.
Les écritures courantes
L'encaissement
À la signature du bail, le dépôt est enregistré au crédit du compte 1651 et au débit du compte bancaire qui le reçoit. Si le dépôt arrive sur le compte d'exploitation, un virement interne le transfère sur le compte des dépôts. Un chèque de dépôt peut être encaissé par le bailleur (service-public.gouv.fr).
Un chèque de dépôt conservé sans être encaissé ne figure ni en banque ni au compte 1651, ce qui fausse à la fois l'état des dépôts et le rapprochement. Si vous choisissez cette pratique, suivez ces chèques dans le registre des garanties et vérifiez leur validité, car un chèque ancien ne peut plus être présenté. L'encaissement immédiat, sur le compte des dépôts, reste plus simple à suivre.
Lorsque le bail prévoit un versement du dépôt en plusieurs fois, la dette n'est inscrite qu'au fur et à mesure des sommes reçues. Le solde restant à verser se suit dans l'état des dépôts, comme une créance de garantie, sans être confondu avec un loyer impayé.
Les aides au financement du dépôt, comme une avance versée par un organisme pour le compte du locataire, ne changent rien au traitement. Le dépôt reste une dette envers le locataire, quel que soit celui qui a versé les fonds. Seule la restitution peut appeler une vérification, selon les modalités prévues par l'organisme.
La restitution intégrale
Lorsque l'état des lieux de sortie est conforme et qu'aucune somme n'est due, la restitution s'enregistre au débit du compte 1651 et au crédit du compte bancaire des dépôts. Aucun compte de produit ou de charge n'est mouvementé.
La retenue pour loyers impayés
Au régime réel, les loyers sont enregistrés en produits lorsqu'ils sont acquis, c'est-à-dire pour la période à laquelle ils se rapportent. La somme impayée figure alors en créance sur le locataire (chapitre 99). L'imputation du dépôt sur un loyer impayé ne crée donc aucun produit nouveau. Elle solde la créance par la dette, au débit du compte 1651 et au crédit du compte client du locataire.
Ce point distingue le loueur en meublé au réel du bailleur en location nue. En revenus fonciers, la somme conservée pour couvrir un loyer impayé devient imposable l'année où elle est acquise au bailleur, comme l'expose le Guide du bailleur privé, Le dépôt de garantie. En bénéfices industriels et commerciaux (BIC), le loyer a déjà été compris dans le résultat de l'exercice auquel il se rapporte.
La retenue pour dégradations et remise en état
La retenue destinée à couvrir des dégradations ou des travaux de remise en état incombant au locataire a une autre nature. Elle indemnise le loueur d'un préjudice. Elle s'enregistre au débit du compte 1651 et au crédit d'un compte de produits, par exemple un compte d'indemnités comme le compte 758 du plan de comptes, selon le choix arrêté avec l'expert-comptable.
Les travaux de remise en état correspondants sont, eux, enregistrés pour leur coût réel. Ils constituent une charge d'entretien ou, s'ils remplacent un élément, une immobilisation avec sortie de l'ancien élément (chapitre 104). Le produit de la retenue et le coût des travaux sont ainsi enregistrés séparément, même lorsqu'ils portent sur des montants proches.
La majoration pour retard
La majoration de 10 % du loyer par mois de retard commencé est une somme supplémentaire due au locataire. Elle s'enregistre en charge lorsqu'elle est due. Sa déductibilité fiscale mérite un examen, car l'article 39 du code général des impôts (CGI) exclut des charges déductibles les sanctions pécuniaires et pénalités de toute nature mises à la charge des contrevenants à des obligations légales, alors que les pénalités contractuelles restent en principe déductibles (bofip.impots.gouv.fr). La majoration prévue par la loi pour le retard de restitution doit être qualifiée avec l'expert-comptable.
Le meilleur traitement reste la prévention. Une liste des départs à venir, avec la date limite de restitution de chaque dépôt, permet de planifier les états des lieux, les devis et les virements dans les délais.
Un exemple illustre le coût d'un retard. Le locataire d'un deux-pièces loué 590 € hors charges part le 31 octobre avec un état des lieux conforme. Le dépôt doit être restitué au plus tard un mois après la remise des clés. Il n'est versé que le 10 février, soit avec deux mois et dix jours de retard. Trois mois de retard sont commencés et la majoration atteint 3 fois 10 % de 590 €, soit 177 €, en plus du dépôt lui-même.
La provision conservée en immeuble collectif
Dans un immeuble collectif, le bailleur peut conserver une provision d'au plus 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, le solde étant restitué dans le mois qui suit leur approbation définitive (service-public.gouv.fr). La part conservée reste une dette envers l'ancien locataire. Elle demeure au compte 1651, ou dans un sous-compte des dépôts à restituer, jusqu'à la régularisation des charges.
Restituer un dépôt pas à pas
La restitution est l'opération où se concentrent les risques civils et comptables. Le déroulé suivant convient à un parc de toute taille.
- À la réception du congé, inscrire la date de départ prévue et calculer les deux dates limites de restitution, un mois et deux mois après la remise des clés.
- Avant le départ, demander au locataire sa nouvelle adresse et ses coordonnées bancaires. Sans adresse, la majoration n'est pas due, mais la restitution l'est toujours.
- Le jour du départ, établir l'état des lieux de sortie et le comparer à celui d'entrée, en appliquant la vétusté.
- Dans les jours qui suivent, chiffrer les retenues par devis ou factures et vérifier le solde du compte du locataire.
- Avant la date limite, adresser le décompte au locataire et virer le solde depuis le compte des dépôts.
- En comptabilité, passer les écritures d'imputation, de retenue et de restitution, puis transférer les retenues sur le compte d'exploitation.
- En immeuble collectif, si une provision pour charges est conservée, noter la date d'approbation des comptes et le délai d'un mois qui en découle.
- En fin de mois, rapprocher l'état des dépôts, le compte 1651 et le compte bancaire des dépôts.
Un exemple sur une année
L'exemple qui suit est une illustration. Les montants sont des hypothèses et ne valent pas calcul pour votre situation. Les événements de l'année sont propres à cet exemple et ne reprennent pas ceux du chapitre 17.
Le point de départ
Le parc est celui des chapitres 17 et 18, soit 14 studios loués 430 € hors charges, 6 deux-pièces loués 590 € et 2 trois-pièces loués 720 €, tous meublés. Chaque dépôt est égal à deux mois de loyer hors charges, soit 860 € pour un studio, 1 180 € pour un deux-pièces et 1 440 € pour un trois-pièces.
| Segment | Nombre de baux | Dépôt unitaire | Total |
|---|---|---|---|
| Studios | 14 | 860 € | 12 040 € |
| Deux-pièces | 6 | 1 180 € | 7 080 € |
| Trois-pièces | 2 | 1 440 € | 2 880 € |
| Parc | 22 | Sans objet | 22 000 € |
Au 1er janvier, le compte 1651 présente un solde créditeur de 22 000 € et le compte bancaire des dépôts un solde débiteur identique.
Les événements de l'année
Quatre événements touchent les dépôts au cours de l'année.
- Fin juin, départ du locataire du studio S3. Il laisse le loyer de juin impayé, soit 430 €. L'état des lieux de sortie fait apparaître des dégradations du mobilier chiffrées à 260 € après vétusté et un nettoyage de 90 €. Les retenues atteignent 780 € et le loueur restitue 80 € dans les deux mois.
- Fin juillet, départ du locataire du studio S7. L'état des lieux est conforme et le dépôt de 860 € est restitué intégralement dans le mois.
- Septembre, entrée de deux nouveaux locataires dans S3 et S7. Ils versent chacun 860 €, soit 1 720 €.
- Fin octobre, départ du locataire du deux-pièces B2. L'état des lieux est conforme, mais le locataire n'a pas communiqué de nouvelle adresse ni de coordonnées bancaires. Le dépôt de 1 180 € ne peut pas être restitué. En décembre, un nouveau locataire entre dans B2 et verse 1 180 €.
Les écritures
| Événement | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| S3, imputation du loyer impayé | 1651 Dépôts | Compte client du locataire | 430 € |
| S3, retenue pour dégradations et nettoyage | 1651 Dépôts | Compte de produits d'indemnités | 350 € |
| S3, restitution du solde | 1651 Dépôts | Banque, compte des dépôts | 80 € |
| S3, transfert des retenues | Banque, compte d'exploitation | Banque, compte des dépôts | 780 € |
| S7, restitution intégrale | 1651 Dépôts | Banque, compte des dépôts | 860 € |
| S3 et S7, nouveaux dépôts | Banque, compte des dépôts | 1651 Dépôts | 1 720 € |
| B2, reclassement du dépôt à restituer | 1651 Dépôts, sous-compte des baux en cours | 1651 Dépôts, sous-compte à restituer | 1 180 € |
| B2, nouveau dépôt | Banque, compte des dépôts | 1651 Dépôts | 1 180 € |
Les travaux de remise en état du mobilier de S3 et le nettoyage sont enregistrés séparément, à réception des factures, en charges d'entretien. Le loyer de juin de S3 avait été enregistré en produit en juin. Son imputation sur le dépôt ne modifie pas le résultat.
La situation à la clôture
| Élément | Montant |
|---|---|
| Dépôts des 22 baux en cours | 22 000 € |
| Dépôt de l'ancien locataire de B2, à restituer | 1 180 € |
| Solde du compte 1651 | 23 180 € |
| Solde du compte bancaire des dépôts | 23 180 € |
Le solde du compte 1651 se calcule ainsi. Au solde d'ouverture de 22 000 € s'ajoutent les nouveaux dépôts de 1 720 € et de 1 180 €, puis s'imputent les deux dépôts sortis de S3 et S7, soit 1 720 €. Le total atteint 23 180 €. Le compte bancaire des dépôts présente le même solde, car les retenues de S3 ont été transférées sur le compte d'exploitation.
Le dépôt de l'ancien locataire de B2 reste une dette tant que celui-ci peut le réclamer. Selon la fiche officielle, le locataire dispose de trois ans à compter de la date à laquelle le dépôt aurait dû être rendu pour saisir le juge (service-public.gouv.fr). Le sort comptable d'une somme jamais réclamée au-delà de ce délai se décide avec l'expert-comptable, sur la base des démarches effectuées pour joindre le locataire, que vous conservez par écrit.
L'achat et la vente d'un immeuble occupé
L'acquisition
Lorsque vous achetez un immeuble occupé, vous devenez débiteur de la restitution des dépôts versés au vendeur par les locataires en place. Cette dette doit figurer au bilan dès l'acquisition, au compte 1651, bail par bail. Sa contrepartie dépend de l'accord des parties. Le plus souvent, le vendeur reverse les dépôts ou le prix est réduit d'autant, sous le contrôle du notaire.
Avant la signature, obtenez du vendeur un état des dépôts par bail, rapproché des baux eux-mêmes. Un dépôt mentionné dans un bail mais absent de l'état transmis devra tout de même être restitué au locataire. Pour les locaux commerciaux, la règle de transfert issue de la loi du 26 mai 2026 s'applique aux mutations intervenant à compter du 26 août 2026 (chapitre 26).
La cession
Lors de la vente d'un immeuble occupé, la dette de restitution passe à l'acquéreur. Le vendeur solde les dépôts correspondants au compte 1651, en contrepartie du reversement à l'acquéreur ou de la réduction du prix prévue à l'acte. Le calcul de la plus-value professionnelle retient le prix de cession tel qu'il résulte de l'acte, ce qui impose de bien identifier, avec le notaire et l'expert-comptable, la part du prix éventuellement compensée par les dépôts transférés (chapitres 78 et 121).
Les cautionnements et les autres garanties
Le cautionnement d'une personne
Le cautionnement par lequel un parent, un employeur ou une société s'engage à payer à la place du locataire ne donne lieu à aucun encaissement. Ce n'est pas un dépôt et il n'est pas enregistré au compte 165. Il s'agit d'un engagement reçu, qui se suit hors comptabilité dans un registre des garanties tenu par bail. Le compte 165 n'enregistre que des sommes effectivement reçues.
Le registre des garanties indique pour chaque bail l'identité de la caution, la nature et la durée de son engagement, le montant maximal garanti et l'emplacement de l'acte original. Il sert au recouvrement, lorsque la dette d'un locataire excède son dépôt (chapitres 52 et 113). Lorsque la caution paie, la somme reçue s'enregistre comme un règlement de la créance du locataire.
Visale et la garantie des loyers impayés
Les sommes versées par Visale ou par un assureur de garantie des loyers impayés (GLI) ne sont pas des dépôts. Elles indemnisent le loueur de loyers ou de dégradations non réglés par le locataire, généralement après imputation du dépôt. Leur enregistrement vient solder tout ou partie de la créance sur le locataire, selon les conditions du contrat et la subrogation éventuelle de l'organisme dans les droits du bailleur. Leur traitement détaillé, avec les provisions et les pertes, est présenté au chapitre 106.
La garantie bancaire
Pour un local commercial ou professionnel, le locataire peut remettre une garantie bancaire à première demande en lieu et place d'un dépôt. Comme le cautionnement d'une personne, elle ne donne lieu à aucun encaissement tant qu'elle n'est pas appelée. Elle se suit dans le registre des garanties, avec sa date d'échéance, qui doit couvrir la durée du bail et le délai de mise en jeu.
Comparer les garanties en comptabilité
Le tableau suivant résume le traitement comptable des différentes garanties qu'un loueur professionnel rencontre.
| Garantie | Encaissement à l'origine | Inscription | Effet sur le résultat |
|---|---|---|---|
| Dépôt de garantie | Oui | Compte 1651, dette envers le locataire | Aucun, sauf retenue pour dégradations |
| Cautionnement d'une personne | Non | Registre des garanties, hors bilan | Aucun, le paiement de la caution règle la créance |
| Visale | Non | Registre des garanties | Les sommes versées règlent la créance selon le contrat |
| Assurance de loyers impayés | Non, prime payée par le loueur | Prime en charge, contrat au registre | Prime déductible, indemnités traitées au chapitre 106 |
| Garantie bancaire à première demande | Non | Registre des garanties | Aucun tant qu'elle n'est pas appelée |
Les dépôts versés par le loueur
Le loueur verse lui-même des dépôts à des tiers dans plusieurs situations, par exemple lorsqu'il prend à bail un local ou un parking qu'il exploite, ou lorsqu'un fournisseur exige une garantie. Ces sommes s'inscrivent à l'actif au compte 275, dépôts et cautionnements versés. Elles ne s'amortissent pas et ne constituent pas une charge, puisqu'elles ont vocation à être remboursées.
Lorsqu'une partie du dépôt versé est retenue par le tiers, cette part devient une charge de l'exercice, au même titre que la dépense qu'elle couvre. Comme pour les dépôts reçus, un état des dépôts versés, rapproché chaque année du compte 275, évite d'oublier une somme à récupérer à la fin d'un contrat.
Les cas particuliers
La colocation
En colocation à bail unique, un seul dépôt couvre l'ensemble du logement et se restitue après le départ du dernier colocataire. Il forme une seule dette au compte 1651, même si plusieurs colocataires y ont contribué. Avec des baux individuels, chaque colocataire verse son propre dépôt, qui forme une dette distincte, restituée à son départ (chapitre 54 et Guide du bailleur privé, La colocation).
Le dépôt remboursé par erreur à un colocataire
En bail unique, rembourser une quote-part au colocataire qui part ne libère pas le bailleur de restituer l'intégralité du dépôt à la fin de la colocation. Si cette erreur a été commise, la somme versée ne réduit pas la dette envers la colocation. Elle constitue une créance sur le colocataire sortant, à suivre séparément jusqu'à son règlement.
Le décès du locataire
Lorsque le bail prend fin par le décès du locataire, le dépôt, diminué des retenues justifiées, revient à sa succession. La dette reste au compte 1651 jusqu'au versement à la personne habilitée, en lien le cas échéant avec le notaire chargé de la succession.
Le bail mobilité et le bail étudiant
Aucun dépôt ne peut être demandé en bail mobilité. Une somme reçue à ce titre n'est donc ni un dépôt régulier ni un produit. Elle reste une dette envers le locataire jusqu'à son remboursement, à effectuer sans attendre la fin du bail. Le bail meublé de neuf mois consenti à un étudiant suit en revanche les règles de la location meublée, avec un dépôt plafonné à deux mois de loyer hors charges. Dans une résidence étudiante, la rotation annuelle concentre les restitutions sur quelques semaines d'été, ce qui justifie un plan de trésorerie propre au compte des dépôts (chapitre 55).
Le lot loué à l'exploitant d'une résidence de services
Le propriétaire d'un lot loué à l'exploitant d'une résidence de services consent un bail commercial. Le dépôt éventuellement versé par l'exploitant suit donc les règles des baux commerciaux, avec le plafond d'un trimestre de loyer pour les baux conclus ou renouvelés depuis la loi du 26 mai 2026 et le délai de restitution de trois mois. Il s'enregistre comme tout dépôt reçu, au compte 1651, dans un sous-compte propre à l'exploitant.
Le meublé de tourisme
Les règles du dépôt de garantie présentées plus haut visent les logements loués comme résidence principale. Pour un meublé de tourisme, le montant et les modalités de la garantie sont fixés par le contrat. Une simple autorisation de prélèvement sur la carte bancaire du client, qui ne donne lieu à aucun débit, n'est pas un encaissement et n'appelle aucune écriture. Une somme effectivement encaissée suit au contraire le traitement du dépôt, au compte 1651, jusqu'à sa restitution ou son imputation (chapitre 57).
Le dépôt supérieur au plafond légal
Un dépôt encaissé au-delà du plafond légal, par exemple trois mois de loyer pour un meublé loué comme résidence principale, reste dans sa totalité une dette envers le locataire. L'excédent n'est jamais un produit. Il doit être restitué et la régularisation se fait en comptabilité par un simple débit du compte 1651.
Le foyer qui loue aussi des biens nus
Les dépôts des logements loués nus relèvent des revenus fonciers et restent en dehors de la comptabilité BIC. Ils se suivent dans un état distinct, idéalement sur un compte bancaire distinct. En revenus fonciers, la somme conservée pour couvrir un loyer impayé devient imposable l'année où elle est acquise, ce qui diffère du traitement en BIC exposé plus haut.
Le passage du statut de LMNP à celui de LMP
Le dépôt de garantie n'entre pas dans les recettes qui servent à apprécier le statut de LMP (chapitre 2). Un dépôt enregistré à tort en produit peut pourtant faire franchir un seuil. Un loueur qui perçoit 19 500 € de loyers et charges dans l'année et qui comptabilise par erreur 4 000 € de dépôts en recettes afficherait 23 500 €, au-delà du seuil de 23 000 €, alors que ses recettes réelles restent en deçà.
Les locations soumises à la taxe sur la valeur ajoutée
Lorsqu'une partie du parc relève de prestations para-hôtelières soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), le dépôt lui-même n'est pas la contrepartie d'une prestation tant qu'il reste une dette. Le traitement des sommes retenues au regard de la TVA dépend de leur nature, loyer ou indemnité. Il se vérifie avec l'expert-comptable (chapitre 80).
Ce que vérifie l'administration
Lors d'un contrôle, les dépôts de garantie sont examinés sous l'angle des recettes. Le vérificateur rapproche le compte 165 de la liste des baux, vérifie que les retenues pour dégradations conservées ont bien été comptabilisées en produits et contrôle que des dépôts anciens de locataires partis ne masquent pas des sommes définitivement acquises au loueur. Un état des dépôts tenu par bail, avec la trace des restitutions et des démarches faites pour joindre les locataires partis sans adresse, répond à ces questions.
Les erreurs fréquentes
- Enregistrer le dépôt en produit à son encaissement, ce qui gonfle le résultat et le chiffre d'affaires.
- Laisser les dépôts sur le compte d'exploitation, ce qui surestime la trésorerie disponible.
- Ne pas rapprocher le compte 165 de la liste des baux à la clôture.
- Enregistrer en produit la retenue pour loyer impayé alors que le loyer figure déjà en produit, ce qui le compte deux fois.
- Compenser la retenue pour dégradations et le coût des travaux en une seule écriture nette, ce qui fait disparaître le produit et la charge.
- Oublier les dépôts transférés lors de l'achat d'un immeuble occupé.
- Inscrire au bilan le cautionnement d'une personne, qui n'est qu'un engagement reçu.
- Solder trop tôt le dépôt d'un locataire parti sans adresse, alors qu'il peut encore le réclamer.
- Restituer en retard, à raison de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois commencé, soit 177 € pour un deux-pièces loué 590 € restitué avec deux mois et dix jours de retard.
- Compter les dépôts dans les recettes du statut de LMP, au risque de franchir à tort le seuil de 23 000 €.
- Conserver l'excédent d'un dépôt supérieur au plafond légal au lieu de le restituer.
Liste de contrôle
- Compte de dette. Chaque dépôt reçu est enregistré au compte 1651 et jamais en produit.
- État par bail. Un état des dépôts, tenu par lot, indique le locataire, le montant, la date de départ et la date limite de restitution.
- Compte bancaire. Les dépôts sont isolés sur un compte distinct, rapproché chaque mois du compte comptable et de l'état par bail.
- Retenues. Chaque retenue est justifiée par les états des lieux et des factures ou devis, avec un décompte remis au locataire.
- Nature des retenues. L'imputation d'un loyer impayé solde la créance, la retenue pour dégradations est enregistrée en produit et les travaux en charge ou en immobilisation.
- Délais. Les restitutions sont planifiées pour respecter les délais légaux et éviter la majoration.
- Provisions. Les provisions conservées en immeuble collectif sont suivies jusqu'à la régularisation des charges.
- Acquisitions et cessions. Les dépôts transférés sont listés bail par bail dans l'acte et enregistrés à la date de la mutation.
- Garanties. Les cautionnements, garanties bancaires et contrats de garantie sont suivis dans un registre des garanties, hors bilan.
- Dépôts versés. Les dépôts versés à des tiers figurent au compte 275 et sont rapprochés chaque année.
- Calendrier. Les deux dates limites de restitution sont calculées dès la réception du congé.
- Biens nus. Les dépôts des logements loués nus sont suivis hors de la comptabilité BIC.
- Plafonds. Aucun dépôt ne dépasse le plafond légal applicable au bail.