La gestion de la trésorerie

Un parc locatif peut être rentable sur l'année et manquer de liquidités pendant plusieurs mois. Les loyers arrivent chaque mois en montants à peu près réguliers, alors que les dépenses lourdes se concentrent sur quelques dates, comme la taxe foncière à l'automne, les travaux pendant les périodes de vacance ou la cotisation foncière des entreprises (CFE) en décembre. Un impayé ou une panne importante tombant au mauvais moment suffit alors à mettre le compte à découvert.

Ce chapitre traite de la trésorerie d'un loueur en meublé professionnel (LMP) ou d'un bailleur qui détient un parc important en nom propre. Il présente l'organisation des comptes bancaires, le calendrier des décaissements, la prévision à douze mois, les réserves, la gestion des dépôts de garantie et le placement des excédents, avec un exemple chiffré sur le parc de 22 lots du chapitre 17. Les bases du compte dédié et du rapprochement mensuel figurent dans le Guide du bailleur privé, Tenir ses comptes et piloter son patrimoine.

Les particularités de la trésorerie d'un parc locatif

La trésorerie d'un loueur se distingue de celle d'une entreprise commerciale par trois traits. Les recettes sont prévisibles, car elles résultent de baux en cours, mais elles ne s'ajustent pas rapidement à la hausse. Les charges fixes sont élevées, l'essentiel étant constitué des annuités d'emprunt. Enfin, une part importante des dépenses est irrégulière et souvent connue à l'avance.

Le résultat fiscal n'est pas un bon guide de la trésorerie. Au régime réel des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), l'amortissement réduit le résultat sans sortie d'argent, alors que le remboursement du capital des emprunts sort de la trésorerie sans être une charge (chapitres 75 et 76). Un loueur peut donc afficher un résultat nul et une trésorerie tendue, ou l'inverse.

La saisonnalité s'ajoute à ces traits pour certains parcs. Une résidence étudiante perd une partie de ses loyers en été et concentre ses travaux de remise en état sur la même période. Les sorties de locataires entraînent en outre la restitution des dépôts de garantie avant l'encaissement de ceux des nouveaux entrants.

L'organisation des comptes bancaires

Les cas où un compte dédié est obligatoire

La loi n'impose pas à tout loueur un compte professionnel distinct. Un compte dédié est obligatoire dans certains cas, notamment pour le micro-entrepreneur dont le chiffre d'affaires dépasse 10 000 € pendant deux années civiles consécutives, en application de l'article L613-10 du Code de la sécurité sociale, ainsi que pour l'exercice d'une activité commerciale au sens de l'article L123-24 du Code de commerce (entreprendre.service-public.gouv.fr). Votre situation dépend de votre régime social et de vos formalités, présentés aux chapitres 7 et 96.

En dehors de ces cas, un compte réservé à l'activité reste fortement recommandé. Il simplifie la tenue de la comptabilité, le rapprochement bancaire et la justification des écritures en cas de vérification (chapitre 89). Il matérialise aussi la séparation entre le patrimoine professionnel et le patrimoine personnel de l'entrepreneur individuel, dont le régime est présenté au chapitre 8.

Une architecture en quatre comptes

Au-delà d'une dizaine de lots, une organisation en plusieurs comptes rend la trésorerie lisible. Chacun a une fonction et des règles d'alimentation précises.

Le compte de réserve peut être un compte sur livret ou un compte à terme, selon le besoin de disponibilité. Le virement vers le compte personnel est un montant fixe décidé à l'avance, non le solde du mois. Cette règle évite de prélever en été une trésorerie qui manquera à l'automne.

Les sociétés et les régimes distincts

Lorsque vous détenez des lots en nom propre et en société, ou des logements meublés et des logements nus, chaque structure dispose de ses propres comptes. Une société est une personne distincte. Ses fonds ne peuvent pas servir à payer les dépenses de l'associé ou d'une autre société sans convention et sans écriture, sous peine de difficultés comptables et fiscales (chapitre 124).

Le calendrier des décaissements

Les échéances fiscales et sociales

La première étape de toute prévision consiste à recenser les échéances qui ne dépendent pas de vous. Leur date et leur mode de paiement sont fixés par les textes ou par l'avis reçu.

Les acomptes de prélèvement à la source concernent notamment les revenus fonciers et les revenus des travailleurs indépendants. Ils sont prélevés le 15 de chaque mois ou, sur option, chaque trimestre. Ils peuvent être modifiés à la hausse ou à la baisse dans l'espace particulier, au service de gestion du prélèvement à la source (impots.gouv.fr).

La CFE se paie obligatoirement par un moyen dématérialisé, prélèvement ou paiement en ligne. La mensualisation, sur dix mois de janvier à octobre, peut être demandée pour l'année en cours jusqu'au 30 juin (impots.gouv.fr). Lorsque la CFE dépasse 3 000 €, la fiche officielle fixe cette date limite au 15 juin et situe l'acompte en général entre le 26 mai et le 16 juin. Une échéance qui tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié est reportée au premier jour ouvré suivant (entreprendre.service-public.gouv.fr). Pour un loueur dont la trésorerie se tend en fin d'année, elle lisse une dépense qui tombe en décembre (chapitre 81).

Les échéances d'exploitation

Les autres décaissements se recensent à partir des contrats et de l'historique. Il s'agit des annuités d'emprunt et de leur date de prélèvement, des appels de fonds trimestriels des syndics, des primes d'assurance annuelles, des contrats d'entretien, des honoraires de l'expert-comptable et des abonnements.

En copropriété, la cotisation annuelle au fonds de travaux ne peut pas être inférieure à 5 % du budget prévisionnel. Lorsqu'un plan pluriannuel de travaux a été adopté, elle ne peut pas non plus être inférieure à 2,5 % du montant des travaux prévus par ce plan (service-public.gouv.fr). Le plan pluriannuel et les travaux votés annoncent ainsi plusieurs années à l'avance des appels de fonds importants, à reporter dans la prévision (chapitre 73).

La prévision de trésorerie à douze mois

La méthode

La prévision de trésorerie est un tableau mensuel sur douze mois glissants. Elle part du solde réel du début de mois et ajoute, mois par mois, les encaissements attendus et les décaissements prévus. Elle se construit en six étapes.

1. Partir des baux en cours. Les loyers appelés de chaque mois se déduisent de la liste des baux, des dates de fin connues et des préavis reçus.
2. Appliquer une vacance prudente. Retenez pour chaque segment la vacance observée les années précédentes, en la plaçant aux mois où elle survient réellement, comme l'été pour une résidence étudiante (chapitre 17).
3. Appliquer un taux d'encaissement. Les loyers appelés ne sont pas tous encaissés à l'échéance. Retenez le taux observé et décalez les retards habituels d'un mois.
4. Reporter les décaissements fixes. Annuités, contrats, abonnements, acomptes fiscaux et sociaux, prélèvements personnels.
5. Reporter les décaissements datés. Taxe foncière, CFE, assurances, honoraires, travaux programmés au budget (chapitre 19).
6. Comparer le solde à la réserve minimale. Chaque mois dont le solde prévu passe sous la réserve minimale appelle une décision avant qu'il n'arrive.

Mettez la prévision à jour chaque mois, au moment du tableau de bord mensuel. Le mois écoulé est remplacé par les chiffres réels, un nouveau mois est ajouté à la fin et les écarts significatifs sont expliqués. Ce sont ces écarts, plus que la prévision elle-même, qui améliorent la qualité des prévisions suivantes.

Un exemple sur douze mois

L'exemple qui suit est une illustration. Les montants sont des hypothèses et ne valent pas calcul pour votre situation.

Le parc est celui du chapitre 17, soit 14 studios, 6 deux-pièces et 2 trois-pièces meublés, pour un loyer potentiel de 11 000 € par mois. Les encaissements mensuels intègrent la vacance et les impayés de l'exemple. Le compte d'exploitation présente un solde de 12 000 € au 1er janvier.

Les décaissements fixes atteignent 8 290 € par mois. Ils comprennent 6 800 € d'annuités d'emprunt, 400 € de cotisations sociales, 100 € d'acompte d'impôt sur le revenu, 400 € d'entretien courant, 90 € de logiciels et de frais bancaires et un prélèvement personnel fixe de 500 €. S'y ajoutent les décaissements datés suivants.

• En janvier, 2 600 € de primes d'assurance, dont la garantie des loyers impayés (GLI).
• En mars, 520 € de frais administratifs divers.
• En mai, 2 400 € d'honoraires de l'expert-comptable.
• En juillet et en août, 5 900 € de remise en état des studios, répartis en 3 000 € et 2 900 €.
• En août, 3 000 € de renouvellement du mobilier.
• En octobre, 7 900 € de taxe foncière.
• En décembre, 900 € de CFE.

La lecture de l'exemple

Sur l'année, le parc dégage 770 € une fois payés les emprunts, les charges, les acomptes, les cotisations et un prélèvement personnel modeste. Le solde ne devient jamais négatif. Il connaît toutefois deux creux marqués, en août après les travaux d'été et surtout en octobre, mois de la taxe foncière, où il tombe à 9 700 €.

Ce résultat paraît confortable, mais il repose sur une année sans incident. La prévision ne contient aucune épargne pour les gros travaux à venir et le prélèvement personnel est faible. Les deux sections qui suivent montrent comment tester sa résistance et fixer les réserves.

Tester la résistance de la prévision

Une prévision n'est utile que si elle résiste à des événements plausibles. Choisissez deux ou trois scénarios défavorables tirés de votre expérience et mesurez leur effet sur le solde le plus bas de l'année.

Dans l'exemple, supposons que deux studios cessent de payer d'août à octobre, soit 2 580 € de loyers non encaissés, puis qu'une chaudière collective coûtant 4 500 € doive être remplacée en octobre. Le solde d'octobre tombe alors de 9 700 € à 2 620 €. Le compte ne passe pas à découvert, mais il ne reste plus de marge pour un troisième incident, alors que la garantie des loyers ne rembourse qu'après un délai et que l'assureur ne couvre pas l'usure d'un équipement.

Les réserves

La réserve de fonctionnement

La réserve de fonctionnement absorbe les décalages entre encaissements et décaissements ainsi que les imprévus courants. Elle se fixe le plus souvent en nombre de mois de décaissements fixes. Le bon niveau dépend du parc. Il est plus élevé pour un parc concentré sur un seul immeuble, une clientèle à forte rotation ou un endettement important.

Dans l'exemple, une réserve de deux mois de décaissements fixes représente 16 580 €. Le solde de départ de 12 000 € n'y suffit pas et le creux d'octobre se situe à 9 700 €. Le loueur doit donc soit renforcer sa réserve de près de 7 000 €, soit réduire ses décaissements de l'automne, par exemple en demandant la mensualisation de la taxe foncière, soit accepter un niveau de risque plus élevé en connaissance de cause.

La provision pour gros travaux

Les travaux importants prévus au budget pluriannuel se financent par une épargne mensuelle placée sur le compte de réserve (chapitre 19). Chaque dépense prévisible se divise par le nombre de mois qui la séparent de son échéance. L'épargne mensuelle totale est la somme de ces quotients.

Si la réfection de la toiture de la résidence, estimée à 24 000 €, est prévue dans quatre ans, elle exige une épargne de 500 € par mois. Dans l'exemple, cette épargne transforme l'excédent annuel de 770 € en un besoin de 5 230 €. La conclusion n'est pas forcément une baisse des dépenses. Le loueur peut aussi décider de financer la toiture par un prêt travaux le moment venu, en connaissant le coût de ce choix (chapitre 47).

La réserve fiscale et sociale

Les acomptes d'impôt et les cotisations provisionnelles sont calculés sur des revenus passés. Une hausse du résultat entraîne une régularisation l'année suivante, parfois importante après la première année d'activité ou une forte progression du parc. Mettez de côté chaque mois une estimation de cet écart, sur la base du résultat prévisionnel établi avec l'expert-comptable (chapitres 85 et 91).

Le changement de statut

Lorsque les recettes de location meublée de longue durée du foyer dépassent à la fois 23 000 € et ses autres revenus d'activité, des cotisations sociales de travailleur indépendant sont dues, selon les règles rappelées au chapitre 91. Les premières échéances sont provisionnelles et la régularisation intervient plus tard, souvent pour un montant important. Inscrivez dans la prévision une réserve dédiée dès que le cumul mensuel des recettes, suivi au chapitre 17, annonce le franchissement des deux conditions du statut.

Les dépôts de garantie

Une somme qui appartient au locataire

Le dépôt de garantie n'est pas une recette. Il garantit l'exécution des obligations du locataire et doit lui être restitué à la fin du bail, déduction faite des sommes justifiées. En comptabilité, il figure comme une dette envers le locataire (chapitre 105).

Pour un logement loué comme résidence principale, son montant ne peut pas dépasser un mois de loyer hors charges en location vide et deux mois en location meublée. Aucun dépôt ne peut être demandé en bail mobilité. Le dépôt est restitué dans un délai d'un mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée et de deux mois dans le cas contraire, à compter de la remise des clés. Tout retard majore la somme due de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé (service-public.gouv.fr).

En immeuble collectif, le bailleur peut conserver une provision d'au plus 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Le solde est alors versé dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes. Les règles complètes de restitution sont présentées dans le Guide du bailleur privé, Le dépôt de garantie.

Isoler les dépôts

La loi n'impose pas au bailleur de déposer les dépôts de garantie sur un compte séquestre. Le loueur professionnel a pourtant intérêt à les isoler sur un compte distinct, pour deux raisons. La première est la lisibilité, car un solde d'exploitation qui inclut les dépôts surestime la trésorerie réellement disponible. La seconde est la sécurité, car les restitutions se concentrent sur les périodes de départ, souvent avant l'encaissement des dépôts des nouveaux entrants.

Dans l'exemple, les 22 lots meublés génèrent 22 000 € de dépôts, soit 12 040 € pour les studios, 7 080 € pour les deux-pièces et 2 880 € pour les trois-pièces. Les flux de l'année se présentent comme suit, dans une hypothèse simplifiée où les dépôts sont restitués intégralement.

Si les dépôts restaient sur le compte d'exploitation, le solde de fin août afficherait 29 130 €, alors que 16 520 € appartiennent aux locataires et que la trésorerie réellement disponible n'est que de 12 610 €. En séparant les comptes, le loueur voit immédiatement la situation réelle et ne risque pas de consommer en été des sommes qu'il devra restituer.

Le rapprochement des dépôts

Chaque mois, le solde du compte des dépôts doit correspondre au total des dépôts figurant dans les baux en cours, diminué des provisions conservées et des sommes en cours de restitution. Tout écart s'explique avant la clôture du mois. À la clôture de l'exercice, ce rapprochement justifie le montant de la dette inscrite au bilan.

Le placement des excédents

Les principes

Une trésorerie excédentaire au-delà des réserves peut être placée, à condition de respecter trois principes. La disponibilité doit correspondre au besoin, une réserve de fonctionnement devant rester mobilisable sans délai. Le capital doit être préservé, car une réserve ne doit pas être exposée à une perte en capital au moment où elle serait nécessaire. Enfin, l'horizon du placement doit correspondre à celui de la dépense, une provision pour travaux dans quatre ans pouvant être placée plus longtemps qu'une réserve de fonctionnement.

Le traitement fiscal des produits de placement d'une trésorerie professionnelle dépend notamment de l'inscription des sommes au bilan de l'entreprise. Interrogez votre expert-comptable avant de placer une somme importante.

La garantie des dépôts

Les dépôts bancaires bénéficient d'une garantie de 100 000 € par client et par établissement, hors dépôts exceptionnels temporaires, selon le Fonds de garantie des dépôts et de résolution. D'après la documentation de ce fonds, les dépôts relevant du patrimoine professionnel d'un entrepreneur individuel sont indemnisés séparément de ses comptes personnels. Au-delà de ces montants, la répartition de la trésorerie entre plusieurs établissements limite le risque.

Le remboursement anticipé

Un excédent durable peut servir à rembourser par anticipation un emprunt. Ce choix réduit les intérêts et les annuités futures, mais il immobilise la trésorerie de façon définitive et peut entraîner des indemnités de remboursement anticipé selon le contrat. Comparez le taux du prêt, net de son effet fiscal, au rendement de la trésorerie placée et à vos besoins futurs avant de décider (chapitre 41).

Le financement à court terme

Une autorisation de découvert ou une facilité de caisse négociée à l'avance couvre un creux ponctuel prévu par la prévision, comme le mois de la taxe foncière. Elle a un coût, sous forme d'intérêts et parfois de commission. La banque peut en outre la réduire ou la supprimer selon les conditions du contrat. Elle ne doit donc pas financer un besoin permanent.

Les travaux importants se financent par un prêt affecté dont la durée correspond à celle de l'amélioration, non par le découvert (chapitre 47). Un déficit de trésorerie récurrent, constaté plusieurs années de suite, signale un problème de rentabilité ou d'endettement qui relève du budget et du plan pluriannuel, pas de la trésorerie (chapitre 19).

Un second exemple, quatre lots

L'exemple qui suit est une illustration. Les montants sont des hypothèses et ne valent pas calcul pour votre situation.

Un loueur détient quatre studios meublés qui lui rapportent 2 240 € par mois, provisions sur charges comprises. Un studio reste vide en août, ce qui ramène les encaissements de ce mois à 1 680 €. Ses décaissements fixes atteignent 1 840 € par mois, dont 1 300 € d'emprunt et 300 € de prélèvement personnel. S'y ajoutent 650 € d'assurances en janvier, 960 € d'expert-comptable en mai, 600 € de remise en état en août, 2 300 € de taxe foncière en octobre et 280 € de CFE en décembre. Le compte présente un solde de 2 500 € au 1er janvier.

Les mois qui ne figurent pas dans le tableau dégagent chacun 400 €. Sur l'année, le parc consomme 550 € de trésorerie, ce que masque un solde qui reste positif grâce au point de départ. Le creux d'octobre, à 1 430 €, ne couvre même pas un mois de décaissements fixes. La mensualisation de la taxe foncière lisserait la dépense, mais déplacerait le point bas en août sans rien changer au déficit annuel. La vraie décision porte sur le prélèvement personnel ou sur le niveau des loyers.

Les situations mixtes

Le couple et le compte joint

Un couple marié sous la communauté peut encaisser les loyers sur un compte joint, mais la tenue de la comptabilité et le rapprochement bancaire en deviennent plus difficiles. Un compte ouvert au nom de l'exploitant, réservé à l'activité, reste préférable, alimenté par les seuls loyers et débité des seules dépenses du parc. Lorsque chacun des membres du couple exploite ses propres lots, chacun dispose de ses propres comptes (chapitre 131).

L'indivision

Un bien indivis gagne à disposer d'un compte propre, sur lequel les locataires versent leurs loyers et d'où partent les dépenses. Ce compte prouve les sommes encaissées et payées par chacun et simplifie la répartition annuelle entre indivisaires selon leurs droits. La convention d'indivision fixe qui peut l'utiliser et dans quelles limites (chapitre 20).

Le parc mixte, nu et meublé

Un foyer qui loue à la fois en nu et en meublé peut garder une trésorerie commune, mais il doit pouvoir affecter chaque recette et chaque dépense au bon régime fiscal. Deux sous-comptes, ou au minimum un code d'affectation à chaque écriture, évitent un tri fastidieux à la clôture.

La location saisonnière

En location de courte durée, les plateformes et les conciergeries reversent les recettes avec un décalage, parfois après le départ des voyageurs. La prévision doit retenir la date de reversement et non la date du séjour. La taxe de séjour collectée par le loueur appartient à la collectivité et doit être isolée jusqu'à son reversement, comme un dépôt de garantie (chapitre 15).

Ce que vérifie l'administration

La trésorerie elle-même n'est pas contrôlée, mais les relevés bancaires sont la première source de vérification des recettes et des charges (chapitre 89). Un compte où se mêlent dépenses personnelles et dépenses du parc oblige à justifier chaque mouvement. Les prélèvements de l'exploitant ne sont pas des charges déductibles et doivent apparaître comme tels.

Les dépôts de garantie figurent au passif comme une dette envers les locataires. Une retenue opérée à la sortie doit être justifiée par l'état des lieux et des devis ou factures, puis enregistrée selon sa nature. Un dépôt conservé sans justification expose à la fois à un litige avec le locataire et à une incohérence comptable (chapitre 105).

Les erreurs fréquentes

1. Raisonner en moyenne annuelle sans repérer les mois de creux.
2. Confondre résultat fiscal et trésorerie, en oubliant que le capital remboursé sort de la trésorerie sans être une charge.
3. Laisser les dépôts de garantie sur le compte d'exploitation et surestimer ainsi la trésorerie disponible.
4. Prélever le solde du mois pour le foyer, au lieu d'un montant fixe décidé à l'avance.
5. Oublier la régularisation des cotisations sociales et de l'impôt après une forte hausse du résultat.
6. Financer des travaux par un découvert au lieu d'un prêt adapté ou d'une provision constituée à l'avance.
7. Placer une réserve sur un support bloqué ou exposé à une perte en capital.
8. Ne jamais tester la prévision face à un impayé prolongé ou une panne importante.

Plusieurs de ces erreurs ont un coût direct. Restituer avec deux mois de retard le dépôt d'un deux-pièces loué 590 € entraîne une majoration de 118 €, soit 10 % du loyer par mois de retard commencé. Laisser les dépôts sur le compte d'exploitation de l'exemple principal fait apparaître fin août 29 130 € disponibles au lieu de 12 610 €. Oublier la provision pour la toiture transforme un excédent annuel de 770 € en un besoin de 5 230 €.

Ce qui change entre petit et grand parc

Liste de contrôle

1. Comptes. Les comptes d'exploitation, de dépôts de garantie, de réserve et personnel sont distincts, avec un compte propre à chaque société.
2. Obligations. La situation au regard de l'obligation de compte dédié a été vérifiée selon le régime applicable.
3. Calendrier. Les échéances fiscales, sociales et d'exploitation de l'année sont recensées avec leur date et leur montant.
4. Prévision. Une prévision mensuelle sur douze mois glissants est mise à jour chaque mois et les écarts sont expliqués.
5. Résistance. Deux ou trois scénarios défavorables ont été chiffrés et leur effet sur le solde le plus bas est connu.
6. Réserve de fonctionnement. Son niveau est fixé en mois de décaissements fixes et atteint ou planifié.
7. Provision pour travaux. L'épargne mensuelle correspond au budget pluriannuel.
8. Réserve fiscale et sociale. Les régularisations prévisibles sont provisionnées.
9. Dépôts de garantie. Le compte des dépôts est rapproché chaque mois de la liste des baux en cours.
10. Restitutions. Les délais d'un ou deux mois sont suivis et les restitutions planifiées dans la prévision.
11. Placements. Chaque réserve est placée sur un support dont la disponibilité correspond à son horizon.
12. Financement court terme. Une autorisation de découvert est négociée pour les creux ponctuels et aucun besoin permanent n'est financé par le découvert.
13. Situations mixtes. Les comptes du couple, de l'indivision et de chaque régime fiscal sont séparés ou identifiés. La taxe de séjour collectée est isolée.
14. CFE. L'acompte éventuel et le solde sont inscrits à leur date, avec la mensualisation demandée avant la date limite si elle est utile.