Le temps de travail et la santé du bailleur

Un parc de plusieurs dizaines de lots repose souvent sur une seule personne. Tant que le bailleur est disponible, cette concentration passe inaperçue. Elle devient un risque le jour d'une hospitalisation, d'un accident ou d'une perte d'autonomie, car les loyers continuent d'arriver, les locataires continuent d'appeler et les échéances fiscales tombent aux mêmes dates.

Ce chapitre traite de ce risque comme d'un risque d'exploitation. Il propose d'abord une méthode pour mesurer la charge réelle d'un grand parc et organiser son temps. Il présente ensuite la continuité de l'activité en cas d'indisponibilité, avec les outils juridiques disponibles, du simple mandat au mandat de protection future, ainsi que leurs limites. Les règles de protection sociale du loueur en meublé professionnel (LMP) sont détaillées au chapitre 93, la prévoyance au chapitre 97 et le décès au chapitre 135.

Mesurer la charge réelle d'un grand parc

Pourquoi mesurer

La plupart des bailleurs sous-estiment le temps consacré à leur parc, parce que ce temps est morcelé en appels, relances et rendez-vous de quelques minutes. Le mesurer permet de savoir si l'activité reste compatible avec une autre profession ou la vie familiale et de chiffrer le coût d'une délégation (chapitres 12 et 14). Il révèle surtout les tâches que vous êtes seul à savoir faire, celles qui bloqueront l'activité si vous devenez indisponible.

Les tâches récurrentes

Les tâches d'un parc se regroupent en quelques familles. Leur poids varie selon le mode de location, la rotation des locataires et l'état du bâti.

• La mise en location, qui comprend l'annonce, les visites, l'examen des dossiers et la signature du bail.
• Les états des lieux d'entrée et de sortie, ainsi que le calcul des retenues sur le dépôt de garantie.
• Les interventions techniques, du robinet qui fuit au remplacement d'un chauffe-eau.
• Le suivi des encaissements, les relances et la gestion des impayés.
• La comptabilité, le classement des pièces et les déclarations fiscales et sociales.
• Les travaux de remise en état entre deux locataires.
• Les relations avec le syndic, les assureurs, la banque et les administrations.
• Les tâches non récurrentes, comme une acquisition, un refinancement ou un contentieux.

Le plus simple consiste à noter pendant deux ou trois mois chaque intervention et sa durée, puis à extrapoler sur l'année en tenant compte de la saisonnalité (chapitre 55 pour une résidence étudiante).

Un exemple chiffré sur quarante lots

L'exemple qui suit est une illustration. Les durées unitaires sont des hypothèses de travail, pas des normes. Remplacez-les par vos propres mesures. Il porte sur un parc de quarante logements meublés, avec un taux de rotation de 35 % par an, soit quatorze changements de locataire.

Le total représente environ 394 heures, soit un peu moins de dix heures par lot et par an, ou l'équivalent de onze semaines de trente-cinq heures. Il ne comprend ni les acquisitions, ni les travaux lourds, ni la recherche de financement, ni le temps de déplacement entre les immeubles. Pour un parc de cent vingt lots de même profil, le même calcul conduit à près de trente-quatre semaines, ce qui correspond à une activité à part entière.

Un second exemple sur un petit parc

Le même calcul appliqué à un professionnel qui débute avec huit logements meublés donne un résultat différent par lot. Les hypothèses restent illustratives. Le parc connaît trois changements de locataire par an, dix interventions techniques et des tâches mensuelles plus courtes que celles du grand parc.

Le total atteint 113 heures, soit environ 14 heures par lot et par an contre un peu moins de 10 heures dans le parc de quarante lots. L'écart tient aux tâches fixes, comme la comptabilité, les déclarations et les relations avec les administrations, qui pèsent davantage lorsqu'elles se répartissent sur peu de lots. Le petit professionnel gagne surtout à réduire ces tâches fixes, le grand parc à réduire celles qui croissent avec le nombre de lots.

Les pointes d'activité

La moyenne annuelle masque des pointes. Une rentrée universitaire, un dégât des eaux dans un immeuble ou une vague d'impayés mobilisent plusieurs journées consécutives. Le risque d'erreur augmente alors.

Identifiez à l'avance les périodes chargées de votre calendrier, comme la rentrée, les régularisations de charges et les échéances déclaratives de mai et de juin (chapitre 137). Évitez d'y placer une acquisition, des congés ou une intervention médicale programmée lorsque vous pouvez choisir la date.

Organiser son temps

Séparer l'urgent du programmable

Une part importante des sollicitations peut attendre un créneau fixe. Les questions administratives d'un locataire, les devis à comparer et le classement des factures se traitent mieux par blocs, une ou deux fois par semaine, qu'au fil de l'eau. Seuls les événements qui menacent la sécurité des personnes ou du bâti exigent une réponse immédiate, comme une fuite importante, une panne de chauffage en hiver, une porte d'entrée fracturée ou une odeur de gaz.

Annoncez aux locataires les canaux à utiliser et les délais de réponse habituels, avec un numéro distinct pour les seuls sinistres (chapitre 59).

Organiser l'astreinte

Un bailleur seul est de fait d'astreinte en permanence, ce qui use davantage que le volume horaire. Plusieurs solutions permettent de partager cette charge.

• Un contrat de dépannage avec un plombier, un électricien et un serrurier, qui interviennent sur appel direct du locataire pour une liste d'incidents définie à l'avance (chapitre 61).
• Un relais familial ou un assistant qui assure l'astreinte certaines semaines, dans le respect du droit du travail s'il est salarié (chapitre 12).
• Un mandat de gestion partiel confié à un professionnel titulaire de la carte, limité par exemple à la gestion technique (chapitre 14).

Documenter les processus

Chaque tâche récurrente gagne à être décrite par écrit, en une page, avec les modèles et les contacts utiles. Cette documentation devient indispensable le jour où quelqu'un doit prendre le relais sans pouvoir vous interroger.

La santé du bailleur, un risque d'exploitation

Les risques propres à l'activité

L'activité de bailleur professionnel combine des risques physiques et des risques liés à la charge mentale. Les risques physiques tiennent aux déplacements, aux interventions dans des parties communes ou des combles, au port de charges lors des remises en état et, pour ceux qui réalisent eux-mêmes une partie des travaux, aux chutes, aux coupures et aux risques électriques. La charge mentale tient à la disponibilité permanente, aux conflits avec certains locataires, à l'endettement et à l'incertitude réglementaire.

Le Code du travail organise d'abord la protection des salariés. Le bailleur qui travaille seul doit donc s'organiser lui-même, d'autant que ces risques pèsent directement sur la continuité de l'activité.

Le suivi de santé des indépendants

Le Code du travail permet aux travailleurs indépendants relevant du livre VI du Code de la sécurité sociale de s'affilier au service de prévention et de santé au travail interentreprises de leur choix (article L. 4621-3 du Code du travail, cité ici d'après le Code du travail numérique publié par le ministère du travail). Ils bénéficient alors d'une offre de services en matière de prévention des risques professionnels, de suivi individuel de leur état de santé et de prévention de la désinsertion professionnelle. L'affiliation est facultative.

Le loueur en meublé professionnel affilié comme travailleur indépendant peut donc recourir à ce service, aux conditions tarifaires fixées par chaque service. L'intérêt est réel pour ceux qui réalisent des travaux ou se déplacent beaucoup. Renseignez-vous auprès du service interentreprises de votre département.

Les revenus pendant un arrêt

Pendant un arrêt de travail, les loyers continuent en principe d'être encaissés, à la différence du chiffre d'affaires d'un artisan. Le risque porte donc moins sur la perte de revenu que sur la dégradation de la gestion, qui se traduit avec un décalage par de la vacance, des impayés non relancés et des retards déclaratifs. Les indemnités journalières des indépendants sont présentées au chapitre 93, la prévoyance au chapitre 97 et l'assurance emprunteur au chapitre 46.

Préparer la continuité en cas d'indisponibilité

Les quatre situations à prévoir

Toutes les indisponibilités n'appellent pas les mêmes réponses. Le tableau qui suit distingue quatre situations selon leur durée et la capacité du bailleur à exprimer sa volonté.

Tant que vous pouvez décider, vous pouvez signer une procuration, confier un mandat ou embaucher. Une fois vos facultés altérées, vous ne pouvez plus rien signer valablement. Seuls les outils mis en place auparavant ou une décision du juge permettent d'agir à votre place.

Le dossier de continuité

Le dossier de continuité rassemble tout ce dont une personne a besoin pour gérer le parc pendant quelques semaines sans vous. Il se tient à jour au moins une fois par an, par exemple lors de la clôture des comptes. Il peut comprendre les éléments suivants.

• La liste des biens avec leur adresse, leur mode de détention, les références cadastrales et le nombre de lots.
• La liste des locataires en place avec le loyer, la date du bail, le dépôt de garantie et les coordonnées.
• Les comptes bancaires professionnels et personnels concernés, avec les échéanciers des prêts.
• Les contrats en cours, notamment assurances, garantie des loyers impayés (GLI), entretien, syndic et fournisseurs d'énergie.
• Les contacts des artisans habituels, de l'expert-comptable, du notaire, de l'avocat et du conseiller bancaire.
• Le calendrier des échéances fiscales, sociales et contractuelles de l'année (chapitre 137).
• L'emplacement des clés, des badges, des originaux des actes et des codes d'accès aux outils numériques.
• La description des processus courants et des modèles de documents.
• L'emplacement des documents de protection juridique décrits plus bas, comme un mandat de protection future.

Les mots de passe ne doivent pas figurer en clair dans un document partagé. Un gestionnaire doté d'un accès d'urgence ou une enveloppe scellée confiée à un tiers de confiance concilie sécurité et continuité (chapitre 16).

Désigner un suppléant

Le dossier ne sert à rien si personne ne sait l'utiliser. Désignez une ou deux personnes capables de prendre le relais, par exemple un conjoint, un enfant majeur, un associé ou un salarié. Faites-leur traiter quelques tâches réelles chaque année.

Le rôle du conjoint et ses statuts de collaborateur, salarié ou associé font l'objet du chapitre 21, la gouvernance familiale du chapitre 20. Un proche qui intervient régulièrement et sans statut dans une activité professionnelle peut poser des difficultés au regard des règles sociales. Ce point se règle avec l'expert-comptable avant que l'aide ne devienne habituelle.

Les outils juridiques de la continuité

Le mandat ordinaire et la délégation de signature

Tant que vous êtes en état de décider, vous pouvez donner à une personne de confiance un mandat, c'est-à-dire le pouvoir d'accomplir en votre nom des actes déterminés, comme signer un bail, un état des lieux ou un devis. Ce mandat est régi par le Code civil. Il peut être spécial, limité à certains actes, ou général. Il prend fin notamment au décès du mandant ou à sa mise sous tutelle. Il suppose surtout un mandant capable de surveiller son mandataire et de le révoquer, ce qui n'est plus le cas lorsque ses facultés sont altérées.

Rédigez-le par écrit, en précisant les actes visés, la durée et les montants au-delà desquels votre accord préalable est requis. Pour un usage habituel et rémunéré de gestion du bien d'autrui, le mandataire doit être un professionnel titulaire de la carte prévue par la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet (chapitre 14). Une aide gratuite d'un proche n'est pas concernée.

La procuration bancaire

La procuration bancaire permet à une personne de faire fonctionner votre compte. Selon la fiche officielle, le mandataire peut retirer et déposer de l'argent mais ne peut pas clôturer le compte. La procuration peut être générale, pour toutes les opérations et à durée indéterminée, ou limitée à certaines opérations, à certains montants ou à une durée (service-public.gouv.fr). Le mandataire n'a pas besoin d'être un membre de la famille et un même compte peut en avoir plusieurs.

Le titulaire reste responsable des opérations faites par son mandataire, par exemple en cas de découvert. La procuration prend fin à tout moment sur demande écrite du mandant ou du mandataire, à son échéance si elle est à durée déterminée, à la mise sous tutelle du mandant ou du mandataire et au décès de l'un d'eux (service-public.gouv.fr).

Pour un parc important, la procuration se met en place sur chaque compte de l'activité, en particulier celui qui reçoit les loyers et celui qui supporte les prélèvements des prêts, des impôts et des cotisations. Les accès aux espaces en ligne ne suivent pas toujours la procuration, selon les règles de chaque établissement.

Le mandat de protection future

Le mandat de protection future est un contrat par lequel une personne, le mandant, désigne à l'avance un ou plusieurs mandataires chargés de la représenter si elle ne peut plus pourvoir seule à ses intérêts en raison d'une altération de ses facultés physiques ou mentales. Il évite l'ouverture d'une mesure judiciaire et ne prive le mandant ni de ses droits ni de sa capacité juridique. Il peut porter sur la personne, sur les biens ou sur les deux. Il peut aussi ne viser qu'une partie du patrimoine (service-public.gouv.fr). Ses règles figurent aux articles 477 à 494 du Code civil.

Toute personne majeure ou mineure émancipée qui ne fait l'objet ni d'une tutelle ni d'une habilitation familiale peut le conclure. Une personne sous curatelle a besoin de l'accord de son curateur. Le mandataire peut être un proche, un professionnel ou une personne morale inscrite sur la liste des mandataires judiciaires à la protection des majeurs (service-public.gouv.fr).

Le mandat peut prendre deux formes, dont les effets sur la gestion d'un parc diffèrent nettement.

Selon la même fiche, le certificat médical reste à la charge du mandant, le visa du greffe est gratuit et le mandataire exerce gratuitement sauf rémunération prévue.

Pour un loueur professionnel, cette différence est déterminante. Un mandataire limité aux actes d'administration peut en principe percevoir les loyers, payer les charges, conclure ou renouveler des baux d'habitation et faire réaliser l'entretien courant. Il ne peut pas vendre un bien pour rembourser un prêt, ni consentir une hypothèque, ni engager une opération lourde sans l'accord du juge. Le mandat notarié donne une gestion complète, sous le contrôle du notaire.

La mise en œuvre du mandat

Le mandat ne produit aucun effet tant qu'il n'est pas activé. Le mandataire fait établir un certificat médical circonstancié par un médecin inscrit sur la liste établie par le procureur de la République, daté de moins de deux mois. Il se présente avec le mandant au greffe du service des majeurs protégés du tribunal judiciaire du domicile de ce dernier, sauf si le certificat établit que sa présence est incompatible avec son état de santé. Le greffier vise le mandat, qui prend alors effet (service-public.gouv.fr).

Le mandataire informe ensuite les banques et les administrations, dresse un inventaire du patrimoine et, dans le mandat notarié, établit chaque année un compte de gestion. Il engage sa responsabilité civile, voire pénale, en cas de faute de gestion. Le mandat prend fin notamment si le mandant retrouve ses facultés, si le juge ouvre une curatelle ou une tutelle, en cas de révocation par le juge et au décès du mandant (service-public.gouv.fr).

Un registre national dématérialisé de ces mandats, prévu par le décret n° 2024-1032 du 16 novembre 2024, n'était pas encore ouvert aux particuliers en octobre 2026 selon la fiche officielle.

Rédiger un mandat adapté à un parc locatif

Un mandat de protection future rédigé pour un patrimoine personnel ne suffit pas toujours à une activité de loueur professionnel. Les points suivants méritent d'être examinés avec le notaire ou l'avocat qui le rédige.

• La liste des biens et des comptes concernés, ou la mention qu'il porte sur l'ensemble du patrimoine.
• Les pouvoirs en matière de baux, de travaux, d'emprunts, de garanties et de ventes.
• La possibilité pour le mandataire de confier la gestion courante à un professionnel titulaire de la carte.
• Les obligations déclaratives fiscales et sociales à maintenir ainsi que le recours à l'expert-comptable.
• La désignation éventuelle de plusieurs mandataires et leurs règles d'action.
• Les souhaits du mandant sur la conservation ou la cession de certains biens.
• La rémunération éventuelle du mandataire et les modalités de contrôle.

Le mandat se révoque ou se modifie librement tant qu'il n'a pas pris effet. Relisez-le après chaque changement important du parc (chapitres 124 et 130).

L'habilitation familiale et les mesures judiciaires

En l'absence de mandat, un proche peut demander au juge une habilitation familiale. Elle permet à un ou plusieurs proches limitativement énumérés, ascendants, descendants, frères et sœurs, conjoint, partenaire de pacte civil de solidarité ou concubin, de représenter ou d'assister la personne. Elle suppose l'accord des proches ou leur absence d'opposition, un certificat médical d'un médecin inscrit sur la liste du procureur et une décision du juge des tutelles (service-public.gouv.fr).

La mesure est subsidiaire et n'est pas prononcée lorsqu'un mandat de protection future, une procuration ou le régime matrimonial suffisent. Elle peut être générale, dans la limite de dix ans renouvelables, ou spéciale, limitée à certains actes. La personne habilitée ne peut notamment pas acquérir ou louer à titre personnel des biens du majeur protégé, ni mener des opérations commerciales avec ses biens (service-public.gouv.fr). Cette dernière restriction mérite d'être étudiée avec un professionnel lorsque le patrimoine est exploité sous la forme d'une activité commerciale de location meublée.

À défaut, le juge des contentieux de la protection peut prononcer une sauvegarde de justice, une curatelle ou une tutelle, sur certificat médical circonstancié et dans l'année de la demande. La tutelle est prononcée en principe pour cinq ans au plus, ou dix ans lorsque l'altération ne paraît pas susceptible d'amélioration (service-public.gouv.fr). Pendant l'instruction, la gestion du parc peut se trouver ralentie, faute de personne habilitée à signer.

Le mandat à effet posthume

Le mandat à effet posthume permet de désigner, de son vivant, une personne qui gérera tout ou partie de la succession dans l'intérêt des héritiers. Il suppose un intérêt sérieux et légitime, par exemple des héritiers mineurs ou un patrimoine qui exige des compétences particulières, comme une entreprise. Il est établi par un notaire et le mandataire doit l'accepter du vivant du mandant (service-public.gouv.fr).

Sa durée est en principe de deux ans au plus. Elle peut atteindre cinq ans lorsque l'âge ou l'incapacité des héritiers, ou la nécessité de gérer des biens professionnels, le justifie. Tant que les héritiers n'ont pas accepté la succession, le mandataire ne peut accomplir que des actes conservatoires et de surveillance (service-public.gouv.fr). Ses règles figurent aux articles 812 à 812-7 du Code civil. La succession du loueur professionnel est traitée au chapitre 126.

Comparer les outils

Les situations mixtes

Le couple

Lorsque les deux époux ou partenaires participent à la gestion, chacun peut être le suppléant de l'autre. Cette solution n'est sûre que si les outils sont croisés. Chacun donne procuration sur les comptes de l'activité de l'autre et chacun peut conclure son propre mandat de protection future, en désignant l'autre comme mandataire et un tiers comme second mandataire, pour le cas où les deux seraient empêchés en même temps, par exemple après un accident commun.

Le régime matrimonial ne règle pas tout. L'habilitation familiale n'est pas prononcée lorsque les règles du régime matrimonial suffisent à protéger les intérêts de la personne (service-public.gouv.fr), mais ces règles ne donnent pas au conjoint le pouvoir d'exploiter seul une activité professionnelle dont il n'est pas titulaire. Le statut du conjoint qui travaille dans l'activité est présenté au chapitre 21 et le couple de loueurs professionnels au chapitre 131.

L'indivision

Un parc détenu en indivision, par exemple entre frères et sœurs après une succession, obéit à des règles de majorité qui conditionnent la continuité. Selon la fiche officielle, la conclusion ou le renouvellement d'un bail d'habitation relève de la majorité des deux tiers des droits indivis, alors que la vente d'un immeuble exige en principe l'unanimité. L'accord d'un indivisaire hors d'état de manifester sa volonté n'est pas requis dans les conditions prévues par la loi (service-public.gouv.fr).

Un indivisaire indisponible qui détient plus d'un tiers des droits peut donc bloquer la relocation tant que personne ne le représente. Une convention d'indivision qui désigne un gérant, ou un mandat donné par tous les indivisaires, évite cette impasse.

La location nue et meublée dans le même foyer

Un foyer qui loue à la fois nu et meublé déclare des revenus fonciers et des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), selon deux calendriers et deux comptabilités. Le dossier de continuité distingue donc les biens, les comptes et les échéances de chaque catégorie (chapitre 4).

Le passage entre statut non professionnel et professionnel

Le statut de loueur en meublé professionnel s'apprécie chaque année au niveau du foyer (chapitre 2). La vacance provoquée par une indisponibilité prolongée peut réduire les recettes au point de faire sortir du statut l'année même de l'arrêt, avec des effets sur les cotisations, les déficits et les plus-values (chapitre 130). L'expert-comptable doit en être averti avant la clôture.

Procédure pas à pas pour préparer la continuité

La mise en place prend quelques semaines, des mesures les plus simples aux plus engageantes.

1. Mesurer la charge pendant deux ou trois mois, puis repérer les tâches que vous êtes seul à connaître.
2. Écrire le dossier de continuité et les fiches de processus des tâches courantes.
3. Choisir un ou deux suppléants, leur présenter le dossier et leur faire traiter quelques tâches réelles.
4. Mettre en place les procurations bancaires sur chaque compte de l'activité, avec les plafonds adaptés.
5. Signer les contrats de dépannage et, si besoin, un mandat de gestion partiel prêt à être activé.
6. Prévoir l'empêchement dans la lettre de mission de l'expert-comptable, avec un interlocuteur désigné.
7. Faire rédiger un mandat de protection future, en choisissant la forme selon les actes envisageables.
8. Étudier la succession et le mandat à effet posthume avec un notaire (chapitre 126).
9. Relire les garanties de prévoyance et d'assurance emprunteur (chapitres 46 et 97).
10. Fixer une date annuelle de révision, par exemple lors de la clôture des comptes.

Les points de vigilance de l'administration

Les échéances continuent de courir

L'administration fiscale n'interrompt pas les échéances déclaratives pendant une maladie. Selon la fiche officielle sur l'impôt sur le revenu, une déclaration déposée en retard entraîne une majoration de 10 % de l'impôt dû, portée à 20 % lorsque la déclaration est déposée dans les trente jours d'une mise en demeure et à 40 % lorsqu'elle ne l'est pas dans ce délai. S'y ajoutent des intérêts de retard de 0,20 % par mois (service-public.gouv.fr).

À titre d'illustration, un impôt de 9 000 € déclaré avec trois mois de retard, sans mise en demeure, supporte une majoration de 900 € et des intérêts d'environ 54 €. Le même retard prolongé au-delà des trente jours d'une mise en demeure porte la majoration à 3 600 €. Les majorations peuvent faire l'objet d'une demande de remise gracieuse, que l'administration apprécie au cas par cas (Guide du bailleur privé, Le contrôle fiscal du bailleur). Une hospitalisation documentée est un élément à faire valoir, mais elle ne garantit pas la remise.

L'aide des proches

Un proche qui gère régulièrement une partie de l'activité sans statut ni rémunération peut poser des difficultés au regard des règles sociales, en particulier lorsque son intervention devient habituelle. Une aide familiale ponctuelle, rendue à titre gratuit, n'est pas dans la même situation. La frontière s'apprécie au cas par cas. Faites valider l'organisation par l'expert-comptable lorsque l'aide dépasse quelques interventions occasionnelles (chapitres 12 et 21).

Petit parc et grand parc

L'entrepreneur individuel face à l'indisponibilité

Le loueur professionnel qui exerce en nom propre est un entrepreneur individuel. Depuis 2022, son patrimoine professionnel est en principe séparé de son patrimoine personnel (chapitre 8), mais cette séparation ne crée aucune personne distincte capable d'agir à sa place. L'activité s'arrête avec la capacité de son titulaire, faute de dirigeant de remplacement.

Une société dispose au contraire d'un dirigeant dont les statuts peuvent organiser le remplacement. Cette différence ne justifie pas à elle seule un changement de structure, aux conséquences fiscales, sociales et patrimoniales importantes (chapitre 124), mais elle doit être prise en compte dans le plan de continuité.

Les obligations déclaratives continuent de courir pendant une indisponibilité. Une lettre de mission de l'expert-comptable qui prévoit un interlocuteur en cas d'empêchement facilite la transition (chapitre 101).

Un exemple chiffré d'indisponibilité non préparée

L'exemple qui suit est une illustration fondée sur des hypothèses. Le parc de quarante lots décrit plus haut produit 520 € de loyer mensuel par lot, soit 20 800 € par mois. Son exploitant est hospitalisé trois mois sans avoir désigné de suppléant ni donné de procuration.

Pendant cette période, les loyers prélevés ou virés continuent d'arriver. En revanche, quatre logements libérés ne sont pas reloués à temps et restent vides en moyenne un mois et demi de plus que d'habitude, ce qui représente une perte de 4 × 1,5 × 520 €, soit 3 120 €. Trois locataires en retard ne sont pas relancés et accumulent chacun deux mois d'impayé, soit 3 120 € de créances supplémentaires, dont une partie risque de ne jamais être recouvrée (chapitre 113).

Le manque à gagner et le risque de perte atteignent ainsi 6 240 €, soit 10 % des loyers de la période, hors majorations pour déclaration tardive et sinistres déclarés trop tard. Un suppléant formé, une procuration et un contrat de dépannage auraient limité l'essentiel de ces pertes.

Les erreurs fréquentes

1. Croire que l'indisponibilité ne concerne que les bailleurs âgés. Un accident ou une maladie peuvent survenir à tout âge. L'endettement est d'ailleurs souvent le plus élevé en début de constitution du parc.
2. Compter sur une procuration bancaire pour tout. Elle ne permet ni de signer un bail, ni de vendre, ni d'agir après une mise sous tutelle ou un décès.
3. Rédiger un mandat de protection future sous signature privée pour un patrimoine qu'il faudra peut-être vendre. Le mandataire devra alors obtenir l'accord du juge pour chaque acte de disposition.
4. Laisser la connaissance du parc dans sa seule mémoire. Sans dossier de continuité, même un proche motivé perd des semaines à reconstituer les baux, les contrats et les codes d'accès.
5. Oublier de mettre à jour les documents. Un mandat ou une procuration qui désigne une personne qui n'est plus disponible ou des comptes clôturés ne sert à rien le jour venu.
6. Laisser passer une échéance déclarative pendant l'arrêt. Sur un impôt de 9 000 €, trois mois de retard coûtent environ 954 € de majoration et d'intérêts. La majoration atteint 3 600 € si une mise en demeure reste sans suite.
7. Désigner son conjoint comme seul suppléant. Un accident commun laisse alors le parc sans personne capable d'agir.
8. Oublier les règles de l'indivision. Un indivisaire indisponible qui détient plus d'un tiers des droits peut bloquer la conclusion des baux tant que personne ne le représente.

Liste de contrôle

• J'ai mesuré pendant au moins deux mois le temps consacré à chaque famille de tâches.
• J'ai identifié les tâches que je suis seul à savoir accomplir.
• Les processus courants sont décrits par écrit avec leurs modèles.
• Un contrat de dépannage ou un relais couvre les urgences en mon absence.
• Un dossier de continuité à jour recense les biens, les locataires, les contrats, les comptes et les contacts.
• Les identifiants sont accessibles en urgence par un moyen sécurisé.
• Un suppléant est désigné, informé et a déjà traité quelques tâches réelles.
• Les procurations bancaires sont en place sur les comptes de l'activité.
• Dans un couple, les procurations et les mandats sont croisés et un second suppléant extérieur au couple est désigné.
• Pour un bien indivis, une convention ou un mandat permet de conclure les baux en cas d'indisponibilité d'un indivisaire.
• Un mandat de protection future est établi, dans une forme adaptée aux actes envisageables.
• La lettre de mission de l'expert-comptable prévoit un interlocuteur en cas d'empêchement.
• Les garanties de prévoyance et d'assurance emprunteur ont été relues (chapitres 46, 93 et 97).
• L'organisation de la succession a été étudiée avec un notaire (chapitres 126 et 135).
• L'ensemble est relu chaque année et après chaque changement important du parc.