Aller au contenu
Locafis®

Guide du bailleur professionnel, chapitre 14

Confier tout ou partie de la gestion à un professionnel

À jour au

Au-delà d'un certain nombre de lots, ou lorsque le parc est dispersé, beaucoup de loueurs professionnels confient une partie de la gestion à un administrateur de biens. La délégation libère du temps, mais elle ne transfère ni la responsabilité de bailleur ni les obligations fiscales et sociales du loueur. Elle crée aussi une dépendance qu'il faut savoir organiser dès la signature, notamment pour pouvoir reprendre la main.

Les bases du mandat de gestion sont exposées dans le Guide du bailleur privé, Gérer seul ou déléguer et faire ses démarches en ligne. Ce chapitre traite de ce qui change pour un professionnel, à savoir la sélection d'un mandataire pour un portefeuille, la négociation d'un mandat qui protège un client non consommateur, le contrôle du reporting et la reprise en main. Les conciergeries de meublés font l'objet du chapitre 15.

Ce que la loi impose au mandataire

La carte professionnelle

La gestion habituelle et rémunérée des biens d'autrui est réservée aux titulaires d'une carte professionnelle portant la mention « gestion immobilière », en application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet. Selon l'Agence nationale pour l'information sur le logement (ANIL), la gestion peut être confiée à un administrateur de biens titulaire de cette carte, à un agent immobilier titulaire des cartes de gestion et de transaction ou à un géomètre-expert autorisé à exercer cette activité (anil.org).

La carte est délivrée par la chambre de commerce et d'industrie (CCI) territoriale. Son titulaire doit justifier d'une aptitude professionnelle, d'une assurance de responsabilité civile professionnelle et d'une garantie financière. Il doit aussi suivre une formation continue pour obtenir le renouvellement de sa carte (entreprendre.service-public.gouv.fr).

La garantie financière

La garantie financière couvre les fonds que le mandataire détient pour le compte de ses clients, comme les loyers encaissés et les dépôts de garantie. Pour l'activité de gestion, elle est toujours obligatoire. Son montant est d'au moins 110 000 €, ou de 30 000 € pendant les deux premières années d'activité (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Ce montant minimum couvre l'ensemble des clients du mandataire. Pour un loueur dont le mandataire détient chaque mois plusieurs dizaines de milliers d'euros de loyers et de dépôts, le montant réel de la garantie souscrite et l'identité du garant sont donc des éléments de choix à part entière.

Les obligations de tenue

Le professionnel doit détenir un mandat écrit avant toute intervention, tenir un registre des mandats et, lorsqu'il manie des fonds, un registre des versements reçus. Ces registres sont conservés dix ans. Les fonds sont déposés sur un compte bancaire dédié et chaque encaissement donne lieu à la délivrance d'un reçu. Le professionnel affiche ses tarifs TTC et leur mode de calcul, son numéro de carte et les coordonnées de son garant, en agence comme sur son site (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Exercer sans carte est puni de six mois d'emprisonnement et de 7 500 € d'amende. Pour vous, l'enjeu est autre. Un gestionnaire sans carte ni garantie financière ne vous offre aucun recours organisé si les fonds qu'il détient pour vous disparaissent.

Le loueur qui gère pour d'autres

La même règle s'applique en sens inverse. Un loueur professionnel qui gère contre rémunération, de façon habituelle, les logements de proches, d'associés ou d'autres investisseurs exerce une activité de gestion pour autrui. Il doit alors détenir lui-même une carte. Une aide ponctuelle et gratuite à un parent n'entre pas dans ce champ.

La question se pose aussi lorsque le loueur crée une société chargée de gérer ses propres biens et la rémunère par des honoraires. La société est une personne distincte du propriétaire et peut être regardée comme gérant le bien d'autrui. Faites examiner ce montage par un avocat avant de le mettre en place.

Ce que la délégation ne change pas

Confier la gestion ne modifie pas votre qualité de bailleur. Vous restez responsable envers les locataires de la décence des logements, de la sécurité des installations et de la restitution du dépôt de garantie, quitte à vous retourner contre le mandataire en cas de faute. Le mandataire, lui, répond des fautes commises dans l'exécution de son mandat (anil.org).

La délégation ne modifie pas non plus votre situation fiscale. Les loyers encaissés par le mandataire pour votre compte sont vos recettes. Pour apprécier le seuil du statut de loueur en meublé professionnel (LMP), ce sont les loyers toutes taxes comprises et charges comprises perçus par le foyer qui comptent (entreprendre.service-public.gouv.fr). Les sommes nettes d'honoraires qui vous sont reversées ne sont donc pas la bonne référence. Vos déclarations, votre comptabilité et vos cotisations sociales restent à votre charge.

Choisir le mandataire pour un portefeuille

Préparer un cahier des charges

Un bailleur particulier choisit souvent l'agence la plus proche. Un professionnel qui confie vingt, cinquante ou cent lots a intérêt à mettre plusieurs gestionnaires en concurrence sur un document commun. Le cahier des charges décrit le parc, sa localisation, le type de baux, le taux de rotation constaté, le niveau de service attendu et le format de reporting exigé.

Les critères de comparaison

CritèreCe qu'il faut obtenirPourquoi
CarteNuméro, mention gestion, CCI de délivranceCondition légale d'exercice
GarantieGarant et montant réel souscritProtection de vos fonds
AssuranceAssureur et plafonds de responsabilité civileIndemnisation d'une faute
ÉquipeNombre de lots par gestionnaire, interlocuteur dédiéQualité du suivi
ReportingModèle de compte rendu, export des écrituresContrôle et comptabilité
ReversementDate et fréquence des reversementsTrésorerie (chapitre 18)
ImpayésProcédure, délais de relance, lien avec la garantie des loyers impayésMaîtrise du risque
TravauxSeuil d'engagement sans accord, prestataires utilisésMaîtrise des coûts
SortieDélai de restitution des dossiers et des fondsRéversibilité

Les vérifications pas à pas

  1. Vérifiez la carte professionnelle et sa mention auprès de la CCI qui l'a délivrée.
  2. Obtenez l'attestation de garantie financière et appelez le garant pour confirmer qu'elle est en cours.
  3. Demandez l'attestation d'assurance de responsabilité civile professionnelle et ses plafonds.
  4. Faites-vous présenter un compte rendu de gestion réel, anonymisé, plutôt qu'une plaquette.
  5. Rencontrez le gestionnaire qui suivra vos lots plutôt que le seul dirigeant.
  6. Demandez des références de clients détenant plusieurs lots et interrogez-les.
  7. Faites relire le projet de mandat par votre avocat ou votre expert-comptable avant de signer.

Le contenu du mandat

Les mentions obligatoires

Le mandat indique notamment sa durée, son numéro d'inscription au registre des mandats, la rémunération du mandataire et la personne qui la paie, les missions confiées et les conditions dans lesquelles le mandataire peut percevoir des fonds et doit rendre compte de sa gestion (entreprendre.service-public.gouv.fr). Le mandataire doit en tout état de cause rendre compte de sa gestion (article 1993 du Code civil).

Depuis la loi du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (ALUR), le gestionnaire peut rechercher un locataire lorsque cette activité est accessoire au mandat de gestion. Le mandataire ne peut pas agir en justice en votre nom ni vous représenter (anil.org). Les procédures contre les locataires restent donc engagées à votre nom, avec votre avocat.

Les clauses à négocier

Les mandats proposés par les gestionnaires sont rédigés pour une clientèle de particuliers. Pour un portefeuille, négociez au minimum les points suivants.

  • Le périmètre. La liste des lots avec la date de prise d'effet pour chacun, ainsi que la possibilité d'en ajouter ou d'en retirer sans résilier l'ensemble.
  • Les décisions réservées. Le choix final du locataire, la fixation du loyer de relocation, l'engagement d'une procédure et les travaux au-delà d'un montant fixé restent soumis à votre accord écrit.
  • Le plafond de travaux. Un montant par intervention et par lot au-delà duquel un devis vous est soumis, avec une exception limitée aux urgences.
  • Les prestataires. L'obligation de recourir à des entreprises assurées et vérifiées et la transmission des attestations, puisque la vigilance contre le travail dissimulé reste un enjeu pour le donneur d'ordre (chapitre 13).
  • Les reversements. Une date fixe chaque mois, le détail des sommes retenues et le traitement des provisions pour travaux.
  • Les dépôts de garantie. Le lieu où ils sont conservés, leur suivi lot par lot et leur restitution en fin de mandat.
  • Le reporting. Le contenu, la fréquence et le format des comptes rendus, y compris un export exploitable par votre expert-comptable.
  • Les impayés. Les délais de relance, la mise en demeure et la déclaration à l'assureur ou à Visale, avec la responsabilité du mandataire en cas de délai manqué.
  • Les données personnelles. Le rôle de chacun au regard du règlement général sur la protection des données (RGPD) et la restitution des données en fin de mandat (chapitre 111).
  • La sortie. Le préavis, la possibilité de résilier lot par lot, le délai et la liste des documents à restituer.

La durée et la résiliation

La durée, la reconduction et le préavis sont ceux que fixe le mandat, dans le cadre de la loi Hoguet et de son décret d'application. Le bailleur particulier bénéficie en outre de l'information sur la reconduction tacite prévue par le Code de la consommation au profit des consommateurs. Le loueur qui confie la gestion d'un parc exploité à titre professionnel risque de ne pas être regardé comme un consommateur. Ne comptez donc pas sur cette protection et prévoyez dans le mandat une faculté de résiliation à chaque échéance annuelle, avec un préavis raisonnable.

Les honoraires

La structure habituelle

Les honoraires de gestion sont libres. Ils s'expriment le plus souvent en pourcentage des sommes encaissées, loyers et charges compris. S'y ajoutent des honoraires ponctuels pour la mise en location, la rédaction du bail, l'état des lieux, la gestion d'un sinistre, le suivi de travaux ou la préparation d'éléments fiscaux. Le professionnel doit afficher un barème TTC avec son mode de calcul (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Lors d'une relocation, la part des honoraires facturée au locataire est plafonnée et ne peut jamais dépasser celle du bailleur. Ces plafonds sont présentés dans le Guide du bailleur privé, Le bail et l'état des lieux d'entrée.

La TVA sur les honoraires

Les honoraires du mandataire sont soumis à la TVA, en principe au taux normal de 20 %. Un loueur qui n'est pas redevable de la TVA supporte cette taxe sans pouvoir la récupérer, ce qui fait du taux TTC le seul pertinent pour comparer les offres. Un loueur redevable de la TVA, par exemple en raison de prestations para-hôtelières, peut en principe la déduire (chapitre 80).

La négociation pour un portefeuille

Un portefeuille offre une base de négociation qu'un particulier n'a pas. Les leviers habituels sont un taux dégressif selon le nombre de lots, un forfait annuel par lot à la place du pourcentage, l'inclusion de prestations facturées d'ordinaire en supplément ou un plafond annuel des honoraires ponctuels. Comparez toujours le coût total annuel, honoraires récurrents et ponctuels réunis.

Un exemple chiffré

Exemple illustratif, sans valeur pour votre situation. Un loueur détient trente-six studios meublés loués 560 € par mois charges comprises. Avec un taux d'occupation de 95 %, les sommes encaissées atteignent 229 824 € par an. Le mandataire facture 6 % HT de ces encaissements, soit 13 789,44 € HT et 16 547,33 € TTC. Le loueur prévoit neuf relocations par an, pour lesquelles sa part d'honoraires est de 450 € TTC, soit 4 050 €.

FormuleLots confiésEncaissements gérésCoût annuel TTCPart des encaissements totaux
Mandat complet36229 824 €20 597,33 €9,0 %
Mandat partiel1276 608 €6 865,78 €3,0 %

Dans la formule partielle, le loueur garde en gestion directe les vingt-quatre studios proches de chez lui et confie les douze lots les plus éloignés, avec trois relocations par an. Il économise environ 13 700 € par an d'honoraires, mais doit assumer lui-même la gestion des deux tiers du parc, ce qui suppose du temps et une organisation (chapitre 11). L'arbitrage dépend de la valeur que vous attribuez à ce temps.

Pourcentage ou forfait

Le choix entre un pourcentage des encaissements et un forfait par lot ne se résume pas à comparer deux montants. Reprenons les trente-six studios de l'exemple précédent et supposons qu'un second mandataire propose un forfait de 30 € HT par lot et par mois, soit 12 960 € HT ou 15 552 € TTC par an, quel que soit le taux d'occupation.

Taux d'occupationEncaissementsPourcentage de 6 % HT, en TTCForfait de 30 € HT par lot, en TTCÉcart en faveur du forfait
95 %229 824 €16 547,33 €15 552 €995,33 €
85 %205 632 €14 805,50 €15 552 €Moins 746,50 €

Le forfait est moins cher lorsque le parc est bien occupé, mais il reste dû sur les lots vacants. Le pourcentage partage au contraire le risque de vacance avec le mandataire, qui a intérêt à relouer vite. Un parc stable en zone tendue s'accommode d'un forfait, alors qu'un parc à forte rotation ou exposé à la vacance justifie plutôt un pourcentage, éventuellement assorti d'un plafond.

La déduction des honoraires

Au régime réel des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les honoraires de gestion sont des charges déductibles de l'exercice au cours duquel ils sont engagés. Au micro-BIC, ils sont réputés couverts par l'abattement forfaitaire. En location nue au régime réel, les frais de gérance se déduisent des revenus fonciers sur la ligne prévue de la déclaration n° 2044. Enregistrez les honoraires pour leur montant brut et non par compensation avec les loyers, afin que vos recettes restent complètes.

Le reporting et le contrôle du mandataire

Ce que doit contenir un compte rendu

Un compte rendu de gestion exploitable comporte, pour chaque lot et pour la période, les éléments suivants.

  • Les loyers et provisions appelés, les sommes encaissées et le solde de chaque locataire.
  • Les dépenses payées pour votre compte, avec les factures correspondantes.
  • Les honoraires prélevés, distingués selon leur nature.
  • Les dépôts de garantie détenus, reçus ou restitués.
  • Le montant reversé et sa date.
  • Les événements de la période, comme un congé, un sinistre ou une relance.

Demandez en outre un récapitulatif annuel par lot qui permette d'établir votre comptabilité ou votre déclaration. Exigez un format de fichier exploitable plutôt qu'un document imprimé, car votre expert-comptable devra reprendre ces écritures (chapitre 101).

Contrôler chaque mois

Rapprochez le montant reversé de votre relevé bancaire et du compte rendu. Vérifiez que chaque lot loué a bien produit un loyer et que tout lot vacant est expliqué. Un locataire dont le solde débiteur augmente plusieurs mois de suite sans relance mentionnée appelle une question immédiate.

Auditer une fois par an

Une fois par an, contrôlez par sondage quelques dossiers complets. Comparez les baux signés à l'état locatif, les dépôts de garantie déclarés à ceux figurant dans les baux, les factures de travaux aux devis approuvés et les relocations aux honoraires facturés. Visitez quelques logements, en particulier ceux qui ont connu des travaux. Ce contrôle permet aussi de mesurer la qualité du service et de préparer la renégociation du mandat.

Plusieurs mandataires

Un parc réparti entre plusieurs villes conduit souvent à travailler avec plusieurs mandataires, chacun sur sa zone. Cette organisation limite la dépendance envers un seul prestataire et permet de comparer les résultats. Elle suppose en revanche d'harmoniser les comptes rendus, faute de quoi la consolidation devient un travail à part entière. Imposez à chacun le même format d'export et les mêmes indicateurs, comme le délai de relocation, le taux d'impayé et le coût de gestion par lot. La comparaison annuelle de ces indicateurs entre mandataires est l'argument le plus solide lors de la renégociation des honoraires.

Les outils du mandataire

Beaucoup de gestionnaires utilisent des outils automatisés pour trier les candidatures, répondre aux locataires ou fixer les loyers de relocation. Demandez lesquels et faites préciser dans le mandat que le choix du locataire et la fixation du loyer restent soumis à une validation humaine. Les règles applicables à ces outils, notamment au regard de la non-discrimination et du RGPD, sont présentées au chapitre 10.

Les situations mixtes

Le parc indivis ou détenu en couple

Lorsque les lots sont indivis, la signature du mandat engage tous les indivisaires. Un mandat général d'administration peut être donné à la majorité des deux tiers des droits indivis, selon les règles du Code civil rappelées dans le Guide du bailleur privé, Choisir sa structure de détention. Faites préciser dans le mandat la liste des mandants, leur quote-part et la répartition des reversements, faute de quoi le mandataire reversera sur un compte unique et chaque indivisaire aura du mal à justifier ses propres recettes.

Pour un couple dont chacun est exploitant de ses propres lots, prévoyez un mandat ou au moins des comptes rendus distincts par exploitant. Les recettes de chacun servent à apprécier le statut du foyer, mais la comptabilité et les cotisations restent individuelles.

Le parc mixte meublé et nu

Un même mandataire peut gérer des lots meublés et des lots nus. Exigez des comptes rendus qui séparent les deux catégories, car les loyers meublés relèvent des bénéfices industriels et commerciaux et les loyers nus des revenus fonciers. Les honoraires communs se répartissent selon une clé écrite. Le mandat doit aussi distinguer les deux types de baux, dont la durée, le dépôt de garantie et le préavis diffèrent.

Le nom propre et la société

Un lot détenu par une société ne peut pas figurer dans le mandat signé par le loueur en nom propre. Chaque propriétaire signe son mandat, reçoit ses comptes rendus et ses reversements sur son propre compte. Un mandataire qui confond les entités fausse la comptabilité de chacune et complique la preuve des recettes.

Le passage de LMNP à LMP

La délégation ne fait pas obstacle au statut professionnel. Les recettes encaissées par le mandataire comptent pour leur montant brut toutes taxes comprises dans l'appréciation des seuils. Un loueur qui ne suit que les reversements nets peut franchir le seuil de 23 000 € sans s'en apercevoir. Demandez au mandataire un récapitulatif des encaissements bruts à chaque fin de trimestre lorsque vos recettes approchent ce seuil (chapitre 2).

Les points propres au meublé

Un mandat rédigé pour la location nue ignore souvent les spécificités du meublé. Pour un parc meublé, complétez-le sur les points suivants.

  • L'inventaire du mobilier. Le mandataire établit et met à jour l'inventaire annexé à chaque bail et le compare à la sortie.
  • Le remplacement des équipements. L'achat d'un lit, d'un réfrigérateur ou d'une plaque de cuisson reste soumis à votre accord au-delà d'un montant fixé, car il s'agit le plus souvent d'une immobilisation à amortir et non d'une charge.
  • Les factures. Les achats d'équipements sont facturés à votre nom, avec le détail nécessaire à leur inscription dans votre plan d'amortissement.
  • Le calendrier. Pour une résidence étudiante ou des baux de neuf mois, le mandataire organise les départs et les relocations selon le calendrier universitaire (chapitre 55).
  • Les services. Le mandataire ne doit pas ajouter de services aux locataires, comme un ménage régulier ou la fourniture du linge, sans votre accord, car ces services peuvent modifier votre régime de TVA (chapitre 58).

Mettre en jeu la responsabilité du mandataire

Le mandataire répond des fautes commises dans l'exécution de son mandat. Les cas les plus fréquents sont une déclaration d'impayé hors délai qui fait perdre la garantie des loyers impayés, un dossier de locataire incomplet refusé par l'assureur, un dépôt de garantie non restitué dans le délai légal ou des travaux engagés sans l'accord prévu au mandat.

Commencez par une réclamation écrite et motivée, accompagnée des pièces, en chiffrant votre préjudice. À défaut d'accord, l'assureur de responsabilité civile professionnelle du mandataire peut être saisi par son intermédiaire. Pour un litige important, consultez un avocat avant toute résiliation, afin de ne pas compromettre la conservation des preuves détenues par le mandataire.

Un exemple de responsabilité

Exemple illustratif. Un mandataire déclare avec trois mois de retard l'impayé d'un locataire dont le loyer est de 560 € par mois. L'assureur de la garantie des loyers impayés refuse sa prise en charge pour retard de déclaration. La procédure dure ensuite dix mois avant le départ du locataire. Le loueur perd treize mois de loyer, soit 7 280 €, qu'il aurait en grande partie récupérés auprès de l'assureur. Si le mandat prévoyait un délai de déclaration et la responsabilité du mandataire en cas de délai manqué, sa réclamation repose sur une clause claire. À défaut, il doit démontrer la faute et le lien avec le refus de l'assureur.

Les délégations partielles

Le choix n'est pas binaire. Plusieurs formules permettent de ne déléguer que ce qui pose problème.

FormuleProfessionnel concernéCe que vous gardez
Mandat de location seulTitulaire de la carte transactionToute la gestion après la signature du bail
Gestion technique seulePrestataire de services, sans maniement de fondsL'encaissement, les baux et les décisions
Mandat de gestion par zoneAdministrateur de biens localLes lots proches, en gestion directe
Mandat de gestion completAdministrateur de biensLes décisions réservées et le contrôle

Une gestion technique limitée au suivi des interventions, sans recherche de locataire ni encaissement, relève en principe d'un simple contrat de prestation de services, qui ne suppose pas de carte. Dès que le prestataire encaisse les loyers ou recherche les locataires pour votre compte, la loi Hoguet s'applique.

Gestion directe, salarié ou mandat

CritèreGestion directeSalariéMandat de gestion
CoûtTemps du loueur, outilsSalaire et charges, coût fixe (chapitre 12)Honoraires proportionnels ou forfaitaires
Maniement des fondsPar le loueurPar le loueur, le salarié n'agissant que pour luiPar le mandataire, couvert par sa garantie financière
Responsabilité envers les locatairesLe loueurLe loueurLe loueur, avec recours contre le mandataire fautif
RéversibilitéImmédiateRupture du contrat de travail encadréeSelon le préavis et les clauses du mandat
Taille de parc adaptéePetit parc procheParc concentré de plusieurs dizaines de lotsParc dispersé ou loueur peu disponible

Reprendre la gestion en main

Préparer la sortie

La reprise se prépare dès la signature, par les clauses de sortie décrites plus haut. Avant de notifier la résiliation, relisez le mandat pour identifier la date d'échéance, le préavis et la forme exigée, en général une lettre recommandée avec avis de réception. Préparez votre propre organisation, compte bancaire de réception des loyers, outils et prestataires, avant la date d'effet.

La reprise pas à pas

  1. Notifiez la résiliation dans la forme et le délai prévus, en précisant les lots concernés et la date d'effet.
  2. Demandez l'inventaire des documents à restituer, à savoir baux, avenants, états des lieux, dossiers des locataires, attestations d'assurance, contrats d'entretien, diagnostics et clés.
  3. Obtenez la reddition de comptes finale, avec le solde de chaque locataire, les dépôts de garantie détenus, les provisions et les factures en attente.
  4. Faites virer les fonds qui vous reviennent, y compris les dépôts de garantie, sur votre compte.
  5. Informez chaque locataire par écrit du changement de gestionnaire et des nouvelles coordonnées de paiement, en lui demandant de modifier son ordre de virement.
  6. Transférez les contrats qui étaient au nom du mandataire ou gérés par lui, comme la garantie des loyers impayés ou les contrats d'entretien, ou souscrivez-en de nouveaux sans période de non-couverture.
  7. Reprenez les procédures en cours avec votre avocat, en lui transmettant les pièces du dossier.
  8. Vérifiez la régularisation des charges de l'année en cours, qui devra être faite par vous pour toute la période.

Si le mandataire est défaillant

Si le mandataire cesse son activité ou ne reverse plus les fonds, adressez-vous sans attendre au garant financier dont les coordonnées figurent sur le mandat et sur l'affichage obligatoire. La garantie financière a précisément pour objet de couvrir les fonds détenus pour le compte des clients. Rassemblez vos comptes rendus, vos relevés bancaires et les baux pour établir le montant de votre créance. Informez les locataires de cesser leurs paiements au mandataire défaillant.

Les points de vigilance de l'administration

Le mandataire tient un registre des versements reçus pour le compte de ses clients et vous adresse des comptes rendus détaillés. En cas de contrôle, l'administration peut rapprocher vos déclarations de ces documents. Les recettes que vous déclarez doivent donc correspondre aux encaissements bruts figurant chez le mandataire. Une déclaration fondée sur les seuls reversements nets fait apparaître un écart égal aux honoraires et aux dépenses payées pour votre compte, que le vérificateur repère sans difficulté.

La qualification des dépenses payées par le mandataire est un second point d'attention. Un achat de mobilier ou des travaux d'amélioration présentés en charges dans les comptes rendus doivent être immobilisés au régime réel. Les dépôts de garantie détenus par le mandataire ne sont pas des recettes, mais leur imputation sur une dette locative à la sortie en devient une.

Les erreurs fréquentes

  • Choisir un mandataire sur le seul taux d'honoraires, sans comparer le coût total TTC.
  • Signer le mandat type d'un particulier sans négocier les décisions réservées ni le plafond de travaux.
  • Ne pas vérifier la garantie financière auprès du garant.
  • Comptabiliser les seuls reversements nets au lieu des loyers bruts et des honoraires.
  • Laisser les dépôts de garantie sans suivi lot par lot.
  • Découvrir à la résiliation une indemnité ou un préavis long.
  • Oublier d'informer les locataires du changement de compte après la reprise.
  • Gérer contre rémunération les biens de proches sans carte professionnelle.
  • Choisir un forfait par lot pour un parc exposé à la vacance, ce qui dans l'exemple coûte 746,50 € de plus qu'un pourcentage à 85 % d'occupation.
  • Laisser le mandat muet sur le délai de déclaration des impayés, alors qu'un retard peut faire perdre plus d'un an de loyer.
  • Confier à un même mandat des lots appartenant à des propriétaires différents, indivisaires, époux ou sociétés.
  • Suivre ses recettes à partir des reversements nets et franchir sans le savoir le seuil du statut LMP.

Liste de contrôle

  1. Carte. Le mandataire détient une carte mention gestion en cours de validité.
  2. Garantie. L'attestation est obtenue et confirmée auprès du garant.
  3. Assurance. La responsabilité civile professionnelle est en cours avec des plafonds adaptés.
  4. Cahier des charges. Plusieurs gestionnaires ont été consultés sur une base commune.
  5. Mandat. Les mentions obligatoires figurent et les clauses de périmètre, de décisions réservées, de travaux, d'impayés, de données et de sortie sont négociées.
  6. Coût. Le coût total annuel TTC est calculé, honoraires ponctuels compris.
  7. Reporting. Le format et la fréquence des comptes rendus sont fixés et compatibles avec votre comptabilité.
  8. Contrôle. Le rapprochement mensuel et l'audit annuel sont planifiés.
  9. Fiscalité. Les loyers bruts et les honoraires sont enregistrés séparément.
  10. Sortie. La procédure de reprise et la liste des documents à restituer sont connues avant d'en avoir besoin.
  11. Mandants. Chaque propriétaire, indivisaire ou société dispose de son mandat ou de sa quote-part identifiée.
  12. Catégories. Les comptes rendus séparent les lots meublés des lots nus.
  13. Formule. Le choix entre pourcentage et forfait tient compte du risque de vacance du parc.
  14. Impayés. Le délai de déclaration à l'assureur et la responsabilité du mandataire sont écrits.
  15. Seuils. Les encaissements bruts sont suivis chaque trimestre lorsque les recettes approchent le seuil du statut LMP.