Travailler avec des prestataires et des sous-traitants

Un parc de plusieurs dizaines de lots ne fonctionne pas sans prestataires. Plombier, électricien, chauffagiste, entreprise de ménage, serrurier, diagnostiqueur, jardinier ou entreprise générale de rénovation interviennent chaque mois dans vos logements. Pour un bailleur particulier, ces relations se résument souvent à un devis et à une facture. Pour un loueur professionnel, elles engagent des obligations légales propres au donneur d'ordre, au premier rang desquelles l'obligation de vigilance contre le travail dissimulé.

Ce chapitre présente la façon de choisir un prestataire, de rédiger le contrat et de contrôler ses assurances, puis les règles de vigilance, la solidarité financière et la sous-traitance. Les travaux que vous réalisez vous-même sont traités dans le Guide du bailleur privé, Réaliser soi-même les travaux de son bien locatif et ceux d'une équipe interne au chapitre 69. Les marchés de travaux importants font l'objet du chapitre 68.

Ce qui change quand on devient professionnel

Le particulier qui fait repeindre son logement contracte pour ses besoins personnels. Le loueur en meublé professionnel (LMP) ou le détenteur d'un grand parc commande au contraire des prestations pour les besoins d'une activité. Cette différence a trois conséquences pratiques.

• Les vérifications imposées au donneur d'ordre par le Code du travail s'appliquent dans leur version complète, sans le régime allégé prévu pour le particulier qui contracte pour son usage personnel.
• Le volume des commandes fait franchir plus souvent le seuil de 5 000 € hors taxes (HT) qui déclenche ces vérifications.
• Les protections réservées aux consommateurs, comme certaines règles d'information sur la reconduction des contrats, risquent de ne pas vous bénéficier lorsque vous contractez pour votre activité. Vos contrats doivent donc vous protéger par leurs propres clauses.

Cartographier ses prestataires

Avant de rédiger le moindre contrat, dressez la liste de vos prestataires réguliers et ponctuels. Ce recensement permet d'identifier ceux qui dépassent le seuil de vigilance, ceux qui doivent être assurés en responsabilité décennale et ceux dont la défaillance bloquerait l'exploitation.

Pour chaque prestataire, conservez une fiche comportant son numéro SIRET, l'objet du contrat, le montant annuel estimé, la date de la dernière attestation de vigilance et celle de la dernière attestation d'assurance. Cette fiche sert de base aux contrôles semestriels décrits plus loin.

Choisir le prestataire et formaliser la commande

La consultation

Pour une prestation récurrente ou des travaux d'un montant significatif, consultez au moins deux ou trois entreprises sur un même cahier des charges. Décrivez les lieux, les quantités, la fréquence d'intervention, les délais attendus et les contraintes d'accès aux logements occupés. Des offres établies sur des bases différentes ne se comparent pas.

Vérifiez l'existence et l'activité déclarée de chaque entreprise sur l'annuaire officiel des entreprises à partir de son numéro SIRET. Une entreprise de création très récente, une activité déclarée sans rapport avec la prestation ou un siège introuvable justifient des questions avant toute commande.

Le devis

Le devis est la base du contrat. Il doit identifier l'entreprise, décrire précisément les prestations, indiquer les quantités, les prix unitaires et le total HT et toutes taxes comprises (TTC), le taux de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la durée de validité de l'offre ainsi que le délai d'exécution. Pour des travaux, demandez que l'attestation d'assurance décennale y soit jointe.

Les travaux réalisés par une entreprise dans un logement achevé depuis plus de deux ans bénéficient en principe d'une TVA de 5,5 % pour la rénovation énergétique et de 10 % pour les autres travaux d'amélioration, de transformation, d'aménagement et d'entretien. Le client certifie sur le devis ou la facture que les conditions du taux réduit sont remplies (entreprendre.service-public.gouv.fr). Lorsque vous n'êtes pas redevable de la TVA, cette taxe reste à votre charge et fait partie du coût de la prestation (chapitre 80).

Le contrat de prestation

Un devis signé suffit pour une intervention ponctuelle. Pour une prestation récurrente, rédigez un contrat qui comporte au moins les clauses suivantes.

• L'objet, le périmètre et la liste des immeubles et des lots concernés.
• Le niveau de service, avec les délais d'intervention en urgence et hors urgence.
• Le prix, ses modalités de révision et les prestations facturées en supplément.
• Les modalités d'accès aux logements occupés et la prévenance due aux locataires.
• L'engagement du prestataire de fournir ses attestations sociales et d'assurance à la signature puis à chaque échéance de renouvellement.
• L'interdiction de sous-traiter sans votre accord écrit préalable.
• Les obligations relatives aux données personnelles des locataires, lorsque le prestataire y a accès.
• La durée, la reconduction, le préavis de résiliation et la résiliation anticipée en cas de manquement, notamment à défaut de remise des attestations.

Le contrat-cadre et les bons de commande

Pour les dépannages, un contrat-cadre fixe une fois pour toutes les tarifs horaires, les frais de déplacement, les majorations de nuit et de week-end et les délais d'intervention. Chaque intervention fait ensuite l'objet d'un bon de commande, ce qui simplifie le traitement des urgences et le contrôle des factures. Le seuil de vigilance s'apprécie alors sur le montant du contrat, ce qui impose de raisonner sur le volume annuel prévisible et non sur chaque intervention.

Comparer les formes de commande

Chaque forme de commande répond à un besoin différent. Le tableau suivant les compare du point de vue du loueur.

Les assurances des prestataires

L'assurance décennale

Tout constructeur professionnel doit être assuré en responsabilité décennale avant l'ouverture du chantier. Cette obligation vise notamment les entrepreneurs, les artisans, les architectes et les micro-entrepreneurs. La garantie couvre pendant dix ans après la réception les dommages qui compromettent la solidité de l'ouvrage ou le rendent impropre à sa destination, pour les constructions neuves, les extensions et les rénovations selon leur importance (service-public.gouv.fr).

L'attestation d'assurance décennale doit être remise au maître d'ouvrage avant l'ouverture du chantier et jointe aux devis et aux factures. Seuls les travaux déclarés au contrat d'assurance sont couverts. Une entreprise assurée pour la peinture ne l'est donc pas pour la reprise d'une toiture ou l'ouverture d'un mur porteur.

Un constructeur qui travaille sans garantie décennale encourt six mois d'emprisonnement et 75 000 € d'amende (service-public.gouv.fr). Pour vous, le risque est surtout pratique, puisqu'un désordre grave ne serait pas indemnisé par un assureur. Les mécanismes de la garantie décennale et de l'assurance dommages-ouvrage sont présentés dans le Guide du bailleur privé, Les assurances et garanties de la construction et au chapitre 72.

La responsabilité civile professionnelle

Les prestataires qui ne réalisent pas de travaux de construction, comme les entreprises de ménage, les jardiniers ou les techniciens d'entretien, doivent être couverts par une assurance de responsabilité civile professionnelle. Elle indemnise les dommages causés aux logements, aux locataires ou aux tiers pendant l'intervention, comme un dégât des eaux provoqué lors d'un dépannage. Demandez l'attestation en cours de validité et vérifiez que l'activité assurée correspond à la prestation commandée.

Contrôler les attestations

Une attestation d'assurance se contrôle sur quatre points, à savoir le nom exact de l'entreprise et son numéro SIRET, la période de validité, la liste des activités garanties et, pour la décennale, la date d'ouverture du chantier qui doit tomber pendant la validité du contrat. En cas de doute, appelez l'assureur avec des coordonnées trouvées par vos propres moyens et non avec celles portées sur le document.

L'obligation de vigilance

Le principe

Toute personne qui conclut un contrat portant sur l'exécution d'un travail, la fourniture d'une prestation de services ou l'accomplissement d'un acte de commerce, pour un montant d'au moins 5 000 € HT, doit vérifier que son cocontractant respecte ses obligations de déclaration (article L. 8222-1 du Code du travail). La vérification a lieu à la conclusion du contrat puis tous les six mois jusqu'à la fin de son exécution (entreprendre.service-public.gouv.fr).

L'obligation pèse sur les maîtres d'ouvrage et sur les donneurs d'ordre qui signent des contrats de prestation. Le loueur professionnel qui commande une rénovation, un contrat annuel de ménage ou un contrat d'entretien de ce montant y est donc soumis.

Les documents à obtenir

Le donneur d'ordre qui n'est pas un particulier contractant pour son usage personnel est réputé avoir rempli son obligation lorsqu'il se fait remettre par son cocontractant les documents suivants (article D. 8222-5 du Code du travail).

1. L'attestation de vigilance, délivrée par l'Urssaf ou la Mutualité sociale agricole (MSA). Elle prouve que l'entreprise a fourni ses déclarations sociales et payé ses cotisations. Elle doit dater de moins de six mois.
2. Un justificatif d'immatriculation, lorsque celle-ci est obligatoire. Il peut s'agir d'un extrait K ou K bis, d'un justificatif d'inscription au répertoire des métiers ou d'un document commercial, comme un devis, mentionnant le nom, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation de l'entreprise.

Le justificatif d'immatriculation vaut aussi pour un travailleur indépendant ou un micro-entrepreneur. Lorsque le prestataire emploie des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, le donneur d'ordre doit en outre obtenir la liste nominative de ces salariés.

Vérifier l'authenticité de l'attestation

L'attestation de vigilance comporte un code de sécurité. Le donneur d'ordre doit s'assurer de son authenticité auprès de l'organisme de recouvrement, ce qui se fait en ligne en saisissant ce code sur le site de l'Urssaf ou de la MSA. Une attestation simplement reçue en copie, sans contrôle, ne suffit pas à démontrer votre diligence. Conservez la trace de la vérification, par exemple une capture datée du résultat.

La procédure pas à pas

1. Avant la signature, demandez l'attestation de vigilance et le justificatif d'immatriculation. Ne signez pas tant qu'ils ne sont pas fournis.
2. Contrôlez l'attestation en ligne avec son code de sécurité et vérifiez que le numéro SIRET correspond à celui du devis.
3. Classez les pièces dans le dossier du prestataire avec la date du contrôle.
4. Programmez le renouvellement tous les six mois tant que le contrat s'exécute, y compris pour un contrat annuel reconduit.
5. Suspendez les nouvelles commandes si l'attestation n'est pas renouvelée puis rappelez par écrit l'obligation contractuelle de la fournir.
6. Conservez l'ensemble pendant toute la durée du contrat et au-delà, puisqu'un contrôle peut intervenir après la fin des prestations.

Une extension annoncée

Selon l'administration, un décret attendu au plus tard le 27 décembre 2026 doit étendre l'obligation de vigilance à l'ensemble des sous-traitants d'une chaîne que le donneur d'ordre a acceptés (entreprendre.service-public.gouv.fr). Cette extension découle de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, présentée par le ministère de l'économie comme étendant la vigilance au maître d'ouvrage. Au 25 octobre 2026, aucune des sources officielles consultées ne fait état de la publication du décret, qui doit aussi fixer la liste des documents à obtenir. Vérifiez sa publication avant de lancer un chantier qui fait intervenir plusieurs niveaux de sous-traitance.

Le travail dissimulé et ses conséquences pour le donneur d'ordre

Ce qu'est le travail dissimulé

Le travail dissimulé recouvre deux situations principales. La dissimulation d'activité vise l'entreprise qui exerce sans être immatriculée au registre du commerce et des sociétés ou au registre national des entreprises. La dissimulation d'emploi salarié vise l'employeur qui ne déclare pas un salarié ou qui ne déclare pas toutes ses heures (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Le Code du travail interdit aussi de recourir sciemment, directement ou par personne interposée, aux services de celui qui pratique le travail dissimulé. Le loueur qui fait appel à un prestataire non déclaré en connaissance de cause commet donc lui-même une infraction.

La solidarité financière

Le donneur d'ordre dont le cocontractant pratique le travail dissimulé est tenu solidairement au paiement des impôts, taxes, cotisations, majorations et pénalités dus par ce dernier (entreprendre.service-public.gouv.fr). Cette solidarité joue notamment lorsque le donneur d'ordre n'a pas procédé aux vérifications décrites plus haut. C'est le risque financier le plus concret pour un loueur, car les sommes réclamées peuvent dépasser de loin le prix de la prestation. Selon la même fiche, la majoration ne s'applique pas au donneur d'ordre qui paie dans un court délai fixé par décret ou qui conclut un plan d'échelonnement dans ce délai, ce qui incite à régler rapidement plutôt qu'à contester sans fondement.

Les sanctions

Ces montants sont ceux qu'indique l'administration dans sa fiche vérifiée en juillet 2026 (entreprendre.service-public.gouv.fr). Les peines sont plus lourdes en cas de bande organisée ou lorsque l'infraction vise une personne vulnérable.

S'y ajoutent des peines complémentaires, comme l'interdiction d'exercer, la confiscation ou la publication de la décision. Des sanctions administratives sont également prévues, notamment la suppression d'aides publiques pendant une durée limitée, la fermeture de l'établissement par le préfet pour trois mois au plus et l'exclusion des contrats publics pour six mois au plus (entreprendre.service-public.gouv.fr). Pour le loueur, la fermeture d'un prestataire en cours de chantier signifie surtout un arrêt brutal des travaux et la recherche d'une autre entreprise.

Les faux indépendants et la dépendance économique

Le recours à des micro-entrepreneurs est fréquent pour le ménage des meublés, les petits dépannages ou les états des lieux. Il est légal, à condition que la relation soit réellement indépendante. L'immatriculation de la personne fait présumer qu'il n'existe pas de contrat de travail, mais cette présomption peut être renversée lorsque le donneur d'ordre la place dans un lien de subordination permanente.

Les indices regardés par les juges et les organismes de contrôle sont concrets. Un prestataire qui travaille exclusivement pour vous, à des horaires que vous fixez, avec votre matériel, selon vos consignes détaillées et sous votre contrôle, ressemble davantage à un salarié qu'à une entreprise. Une requalification entraîne le rappel des cotisations sociales et peut caractériser une dissimulation d'emploi salarié.

Pour limiter ce risque, laissez au prestataire l'organisation de son travail et fixez un résultat attendu plutôt que des horaires. Acceptez qu'il ait d'autres clients et qu'il fixe ses tarifs. Si votre besoin correspond en réalité à un poste permanent, l'embauche d'un salarié, présentée au chapitre 12, est la voie adaptée.

La sous-traitance

Le principe de l'acceptation

Votre entreprise de rénovation peut confier une partie des travaux à un sous-traitant, par exemple l'électricité ou la plomberie. La loi du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance impose alors que le sous-traitant soit accepté par le maître de l'ouvrage et que ses conditions de paiement soient agréées par lui. Un document d'acceptation fixe ces conditions. Le maître de l'ouvrage peut refuser la sous-traitance.

Dans ce cadre, le sous-traitant dispose d'une protection de paiement qui peut le conduire à se retourner contre le maître de l'ouvrage lorsque l'entrepreneur principal ne le paie pas. Pour éviter de payer deux fois, exigez la liste des sous-traitants avant le démarrage, acceptez-les par écrit et rapprochez vos paiements des situations de travaux de l'entreprise principale.

Les points de contrôle pratiques

• Interdisez dans le contrat toute sous-traitance non déclarée et non acceptée par écrit.
• Demandez pour chaque sous-traitant son attestation d'assurance décennale, puisque l'assurance de l'entreprise principale ne couvre pas nécessairement ses interventions.
• Vérifiez sur le chantier que les personnes présentes correspondent aux entreprises déclarées.
• Signalez immédiatement par écrit à l'entreprise principale la présence d'une entreprise inconnue.

Les prestataires établis à l'étranger

Lorsque le prestataire ou son sous-traitant est établi hors de France et détache des salariés sur votre chantier, des obligations supplémentaires s'appliquent. Le donneur d'ordre doit notamment obtenir la copie de l'accusé de réception de la déclaration préalable de détachement. À défaut, une amende administrative peut être prononcée. Avant de contracter avec une entreprise étrangère, interrogez la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS), qui publie des listes de pièces à réunir.

Payer, comptabiliser et suivre

Les factures

Réglez sur facture, par virement et au nom de l'entreprise qui a signé le contrat. Un paiement demandé sur le compte d'un tiers, en espèces ou par fractions sans facture est un signal d'alerte. Rapprochez chaque facture du devis ou du bon de commande avant de payer et faites constater la bonne exécution, par photographie ou par une validation du locataire pour une intervention dans un logement occupé.

La généralisation de la facturation électronique modifie progressivement la réception des factures. Son calendrier et son application au loueur sont présentés au chapitre 102.

Les délais de paiement

Entre professionnels, le délai de paiement est de trente jours après la réalisation de la prestation lorsque rien n'est convenu. Les parties peuvent convenir d'un délai plus long, sans dépasser soixante jours à compter de la date d'émission de la facture ou quarante-cinq jours fin de mois. Un retard fait courir des pénalités dès le lendemain de l'échéance, à un taux qui ne peut être inférieur à trois fois le taux de l'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € par facture pour frais de recouvrement. Le taux usuel, égal au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points, s'établit à 12,40 % pour le second semestre 2026 (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Le loueur professionnel qui commande pour son activité doit donc s'attendre à ce que ses prestataires appliquent ces règles. Un paiement de 13 200 € réglé avec trente jours de retard au taux de 12,40 % coûte environ 134,53 € de pénalités, auxquels s'ajoutent les 40 € d'indemnité. Le montant est modeste, mais il pèse sur la relation avec une entreprise dont vous aurez besoin pour la prochaine urgence. À l'inverse, retenir un paiement pour contester une prestation mal exécutée suppose une réclamation écrite et motivée, faute de quoi le retard vous sera reproché.

Le taux réduit de TVA et l'attestation

Lorsque vous signez l'attestation qui permet à l'entreprise d'appliquer un taux réduit de TVA, vous certifiez que les conditions sont remplies, notamment que le logement est achevé depuis plus de deux ans et que les travaux n'augmentent pas la surface de plancher de plus de 10 %. Si l'attestation se révèle inexacte par votre faute, vous pouvez être tenu au complément de taxe. Conservez votre exemplaire jusqu'au 31 décembre de la cinquième année qui suit la réalisation des travaux, ou l'émission des factures pour la rénovation énergétique (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Le traitement fiscal

Au régime réel des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les dépenses d'entretien et de réparation sont des charges de l'exercice, alors que les travaux d'amélioration, d'agrandissement ou de remplacement d'un composant s'inscrivent à l'actif et s'amortissent. La frontière est détaillée au chapitre 71 et dans le Guide du bailleur privé, La fiscalité de la location meublée. Demandez des devis et des factures suffisamment détaillés pour permettre cette ventilation, notamment lorsqu'une même intervention mélange entretien et amélioration.

En location nue, les dépenses de réparation, d'entretien et d'amélioration se déduisent des revenus fonciers dans les conditions présentées au chapitre 4. Dans les deux cas, une dépense payée à un prestataire non déclaré, sans facture, n'est pas justifiée et ne peut pas être déduite.

Un exemple chiffré

Exemple illustratif, sans valeur pour votre situation. Un loueur professionnel exploite une résidence de vingt studios meublés. Il confie à une entreprise de ménage l'entretien des parties communes pour 350 € HT par mois, soit 4 200 € HT par an, ainsi que le ménage de fin de location des studios pour 60 € HT par rotation. Il prévoit vingt rotations dans l'année, soit 1 200 € HT. Le contrat unique qui regroupe ces deux prestations atteint 5 400 € HT et dépasse donc le seuil de 5 000 € HT.

Le loueur doit obtenir l'attestation de vigilance et le justificatif d'immatriculation à la signature, contrôler l'attestation en ligne, puis renouveler la vérification six mois plus tard. S'il avait conclu deux contrats séparés pour la même entreprise et les mêmes immeubles, chacun sous le seuil, il resterait exposé au regard de la réalité de la relation.

La même année, il fait rénover les salles d'eau de trois studios pour 12 000 € HT. Le logement étant achevé depuis plus de deux ans, la TVA de 10 % s'applique sous réserve de l'attestation du client, soit 13 200 € TTC. Le loueur n'étant pas redevable de la TVA, la dépense supportée est de 13 200 €. L'entreprise sous-traite la plomberie, que le loueur accepte par écrit après avoir obtenu l'attestation décennale du sous-traitant. Le chantier dure deux mois, ce qui ne nécessite qu'un seul contrôle de vigilance auprès de l'entreprise principale.

Un second exemple, le petit loueur et son plombier

Exemple illustratif. Un loueur professionnel détient six meublés répartis dans deux immeubles. Il fait appel au même plombier pour tous ses dépannages, sans contrat, sur simple appel. Chaque intervention coûte en moyenne 400 € HT et il en compte quinze dans l'année, soit 6 000 € HT.

Aucune commande ne dépasse le seuil, mais la relation réelle porte sur un volume annuel de 6 000 € HT avec la même entreprise. En cas de contrôle révélant que ce plombier travaille sans être déclaré, le loueur aurait du mal à soutenir qu'il n'était pas tenu à la vigilance. La solution consiste à conclure un contrat-cadre, à obtenir l'attestation de vigilance et le justificatif d'immatriculation au départ, puis à renouveler le contrôle tous les six mois. Le coût de cette précaution est de quelques minutes par semestre.

Les situations mixtes

Qui est le donneur d'ordre

Le contrat et la facture doivent être établis au nom de la personne qui détient le lot concerné. Lorsqu'un foyer détient des lots en nom propre et d'autres en société, ou lorsque les deux époux sont chacun exploitants, une facture adressée au mauvais titulaire complique la déduction de la dépense et la preuve de la vigilance. Pour un immeuble indivis, désignez l'indivisaire qui signe les commandes et prévoyez la répartition des factures entre indivisaires.

Les lots meublés et les lots nus

Une même entreprise peut intervenir sur des lots meublés et sur des lots nus. Demandez des factures distinctes par lot ou au moins une ventilation détaillée, car la dépense se déduit selon les règles des bénéfices industriels et commerciaux pour les uns et des revenus fonciers pour les autres. Une facture globale, sans ventilation, oblige à une répartition que l'administration peut discuter.

Le loueur non professionnel

Le régime allégé de vigilance vise le particulier qui contracte pour son usage personnel. Un loueur en meublé non professionnel commande des prestations pour une activité de location et non pour son usage personnel. Aucune source officielle consultée ne précise sa situation. La prudence conduit à appliquer la procédure complète dès que le seuil est atteint.

Les points de vigilance de l'administration

L'Urssaf, lors d'un contrôle d'un prestataire, remonte vers ses clients. Le loueur qui ne peut pas produire les attestations de vigilance et la preuve de leur vérification en ligne s'expose à la solidarité financière. L'administration fiscale, de son côté, refuse la déduction d'une dépense non justifiée par une facture régulière et peut contester un taux réduit de TVA appliqué sur la foi d'une attestation inexacte.

Cas particuliers

Le gardien ou l'employé d'immeuble

Lorsqu'une même personne assure l'entretien d'un immeuble à temps plein, sous vos directives et à des horaires fixes, la relation relève en principe du contrat de travail. Le statut des gardiens et employés d'immeubles et les obligations de l'employeur sont présentés au chapitre 12.

L'aide d'un proche

Un coup de main gratuit et occasionnel d'un membre de la famille n'est pas un travail dissimulé. En revanche, une aide régulière, rémunérée ou compensée par un avantage en nature, comme un logement gratuit, peut être requalifiée. Si un proche intervient régulièrement dans votre activité, choisissez un cadre déclaré, comme le salariat ou le statut de conjoint collaborateur présenté au chapitre 21.

Les prestataires de la copropriété

Les prestataires d'un immeuble en copropriété sont choisis et payés par le syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic. Vous n'êtes pas leur donneur d'ordre, même si vous détenez une grande partie des lots. Votre influence passe par l'assemblée générale (chapitre 73).

Les urgences

Une fuite ou une panne de chauffage n'attend pas la collecte des attestations. Préparez donc les urgences à l'avance avec des contrats-cadres conclus auprès d'entreprises déjà vérifiées pour chaque corps de métier et chaque secteur géographique. Les obligations du bailleur face aux réparations urgentes sont présentées dans le Guide du bailleur privé, Entretien et réparations, qui paie quoi.

Les erreurs fréquentes

• Recevoir l'attestation de vigilance sans contrôler son code de sécurité.
• Oublier le renouvellement semestriel pendant un contrat qui se prolonge.
• Découper une prestation en plusieurs commandes sous le seuil.
• Accepter une attestation d'assurance décennale qui ne couvre pas l'activité réellement exercée.
• Laisser intervenir un sous-traitant qui n'a pas été accepté par écrit.
• Payer en espèces ou sur le compte d'un tiers.
• Imposer horaires, matériel et exclusivité à un micro-entrepreneur qui travaille en réalité comme un salarié.
• Conserver un devis global sans détail, qui empêche de distinguer l'entretien de l'amélioration en comptabilité.
• Raisonner intervention par intervention avec un prestataire habituel dont le volume annuel atteint 6 000 € HT, comme dans le second exemple.
• Signer sans vérification une attestation de taux réduit de TVA, ce qui peut rendre redevable du complément de taxe.
• Payer avec retard sans réclamation écrite, ce qui expose aux pénalités et à l'indemnité de 40 € par facture.
• Faire établir les factures au nom d'une autre personne ou d'une autre structure que le propriétaire du lot.

Liste de contrôle

1. Recensement. Chaque prestataire figure dans un tableau avec son SIRET, l'objet de son contrat et le montant annuel estimé.
2. Existence. L'entreprise est active et son activité correspond à la prestation commandée.
3. Devis. Il détaille quantités, prix unitaires, taux de TVA, délais et validité.
4. Contrat. Les clauses de niveau de service, d'accès aux logements, de sous-traitance, de données personnelles et de résiliation sont rédigées.
5. Vigilance. Pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, l'attestation de moins de six mois et le justificatif d'immatriculation sont reçus et l'attestation est vérifiée en ligne.
6. Renouvellement. La vérification est refaite tous les six mois jusqu'à la fin du contrat.
7. Assurances. L'attestation décennale ou de responsabilité civile professionnelle est valide et couvre l'activité exercée.
8. Sous-traitance. Chaque sous-traitant est déclaré, accepté par écrit et assuré.
9. Paiement. Il est fait sur facture, par virement, au nom du cocontractant.
10. Archives. Les pièces de vigilance, les attestations et les factures sont conservées avec la date de chaque contrôle.
11. Volume réel. Le volume annuel de chaque prestataire habituel est suivi, même sans contrat.
12. Facturation. Chaque facture est établie au nom du propriétaire du lot et ventilée entre lots meublés et nus.
13. TVA. Les attestations de taux réduit sont vérifiées avant signature et conservées jusqu'au terme du délai.
14. Paiement. Les délais convenus sont respectés et toute contestation est faite par écrit.
15. Évolution. La publication du décret sur la vigilance en cascade est vérifiée avant tout chantier à plusieurs niveaux de sous-traitance.