La médiation et les modes amiables

Un bailleur qui gère quelques logements traite ses désaccords au cas par cas. Un bailleur professionnel en traite plusieurs dizaines par an, avec ses locataires, ses exploitants, ses prestataires, ses voisins, sa banque ou l'administration. Pour lui, le choix entre l'amiable et le juge n'est plus une décision isolée mais une politique, qui pèse sur sa trésorerie, son temps et sa réputation locale. La loi pousse dans le même sens, puisqu'elle impose une tentative de règlement amiable avant de saisir le juge pour de nombreux petits litiges.

Ce chapitre présente les modes amiables de règlement des différends, appelés aussi MARD, du point de vue d'un professionnel. Il décrit l'obligation de tentative préalable, le conciliateur de justice, les commissions de conciliation, la médiation, la procédure participative, la transaction et la médiation de la consommation, puis les médiateurs utiles à l'entreprise. Il termine par l'organisation de l'amiable à l'échelle d'un parc. Les bases, notamment le choix du juge, la prescription et la preuve, sont exposées dans le Guide du bailleur privé, Litiges, recours et preuves.

Pourquoi l'amiable change de nature pour un professionnel

Une question de volume

Avec un grand parc, les litiges deviennent prévisibles. Un taux de contestation des retenues sur dépôt de garantie, un nombre annuel de désaccords sur les charges ou de réclamations de voyageurs se mesurent et se budgètent. Le professionnel peut alors fixer à l'avance la voie qu'il suivra pour chaque type de litige, au lieu de réagir à chaque dossier.

Le coût d'un contentieux ne se limite pas aux honoraires. Il comprend le temps passé à préparer les pièces, la durée pendant laquelle une somme reste bloquée, le risque de condamnation à une majoration ou à des dommages et intérêts, ainsi que l'effet sur la relation avec un locataire encore en place. Un règlement rapide, même partiel, est souvent plus rentable qu'une victoire tardive.

Une question de position

Un juge qui statue sur un litige entre un bailleur professionnel et un locataire particulier examine avec attention l'équilibre des positions. Un professionnel qui arrive à l'audience sans avoir tenté de dialogue, ou après avoir refusé une proposition raisonnable, se présente dans de mauvaises conditions. À l'inverse, un dossier qui montre une démarche amiable sérieuse renforce sa crédibilité.

Le paysage des modes amiables

Ces voies ne s'excluent pas. Une négociation directe peut précéder une conciliation, puis aboutir à une transaction rédigée par avocats. Le choix dépend du montant, de la nature du litige, de la qualité de l'autre partie et de l'urgence.

L'obligation de tentative préalable

Le principe

Pour une demande en paiement qui n'excède pas 5 000 € et pour certains litiges de voisinage, comme le trouble anormal de voisinage, la saisine du tribunal judiciaire doit être précédée d'une tentative de conciliation, de médiation ou de procédure participative. À défaut, le juge n'examine pas la demande (service-public.gouv.fr). Cette règle figure à l'article 750-1 du Code de procédure civile. La requête ou l'assignation doit mentionner les démarches entreprises.

La tentative n'est pas exigée notamment lorsqu'une partie demande l'homologation d'un accord, lorsqu'un recours administratif préalable est imposé ou lorsque les conciliateurs ne sont pas disponibles dans un délai raisonnable (même source). Selon le guide du bailleur privé, la Cour de cassation a jugé dans un avis du 25 septembre 2025 que l'obligation ne s'applique pas à la requête en injonction de payer.

Ce que cela change pour un parc

Une grande partie des litiges courants d'un bailleur entre dans ce seuil, comme une retenue contestée sur un dépôt de garantie, un solde de charges, une petite dégradation ou une réclamation de voyageur. Pour ces dossiers, le professionnel ne peut pas compter sur une assignation rapide. Il doit intégrer à son processus une étape amiable documentée.

Pour une assignation en constat de la clause résolutoire et en expulsion, ou si vous pensez relever d'une exception, faites vérifier par votre avocat ou le greffe si la tentative est exigée. Une demande déclarée irrecevable fait perdre plusieurs mois. Les procédures de recouvrement et de contentieux de masse sont traitées aux chapitres 113 et 114.

Le cadre rénové de l'amiable

Le décret n° 2025-660 du 18 juillet 2025, entré en vigueur le 1er septembre 2025, a réécrit et regroupé au livre V du Code de procédure civile les règles relatives aux modes amiables, conventionnels comme judiciaires. Il fait de la coopération entre le juge et les parties un principe directeur du procès, selon les présentations publiées par le ministère de la justice. Les numéros d'articles anciens cités dans des modèles ou des contrats ont pu changer. Faites vérifier vos clauses types et vos courriers par votre avocat.

Le décret n° 2023-686 du 29 juillet 2023 avait déjà créé l'audience de règlement amiable, au cours de laquelle un juge distinct de celui qui jugera l'affaire aide les parties à trouver une solution. Le décret n° 2026-74 du 12 février 2026 a ensuite organisé des magistrats coordonnateurs de l'amiable dans les juridictions et modernisé le statut des conciliateurs de justice. Pour le bailleur, l'effet pratique est simple. Le juge l'invitera plus souvent à tenter un accord, même après la saisine du tribunal.

Le conciliateur de justice

Son rôle et son champ

Le conciliateur de justice est un auxiliaire de justice bénévole. Il aide les parties à trouver une solution amiable sans donner de conseil juridique et son intervention est gratuite. Il est compétent sans limite de montant pour les litiges civils et commerciaux, notamment entre propriétaires et locataires, pour les impayés et les litiges de voisinage. Il n'intervient pas en matière d'état civil, de droit pénal, de conflits familiaux ni de conflits avec l'administration (service-public.gouv.fr).

La saisine et le déroulement

Le conciliateur se saisit directement, lors d'une permanence, en ligne ou par courrier, avec un exposé clair des faits et les justificatifs. Il peut aussi être saisi par le greffe ou désigné par le juge au cours d'une procédure. Le juge peut à tout moment imposer aux parties une réunion d'information avec un conciliateur. Si elles acceptent la conciliation, il désigne le conciliateur pour une durée de cinq mois au plus, prolongeable une fois de trois mois. La procédure judiciaire est alors suspendue (même source).

En cas d'accord, le conciliateur peut établir un constat signé par les parties, dont chacune reçoit un exemplaire. Ce constat peut être soumis au juge pour homologation afin de lui donner force exécutoire. En cas d'échec, chaque partie peut saisir le tribunal en produisant la preuve de la tentative.

Les commissions de conciliation

La commission départementale de conciliation

La commission départementale de conciliation (CDC), composée à parts égales de représentants des bailleurs et des locataires, traite gratuitement les litiges relatifs aux logements vides ou meublés loués à titre de résidence principale. Elle n'est pas compétente pour le bail mobilité. Elle est saisie par lettre recommandée, par courrier ou par formulaire en ligne, convoque les parties au moins quinze jours avant la séance et rend son document de conciliation ou son avis au plus tard dans les deux mois de la saisine (service-public.gouv.fr).

En cas d'accord, le document signé décrit la solution et le juge ne peut plus être saisi sur ce point. En cas de désaccord, l'avis de la commission peut être produit devant le juge. Pendant la procédure, le locataire continue de payer le loyer et les charges, seul le juge pouvant ordonner la consignation (même source).

La CDC peut aussi traiter des litiges collectifs. Pour un professionnel qui gère un immeuble entier, une difficulté commune à plusieurs locataires, comme la répartition d'une charge, peut ainsi être réglée en une seule séance. Les charges d'un grand parc sont traitées au chapitre 60.

La commission de conciliation des baux commerciaux

Pour les baux commerciaux, une commission départementale de conciliation est compétente notamment en cas de désaccord sur le loyer révisé ou renouvelé. Sa saisine est gratuite et facultative et elle rend un avis motivé. Son fonctionnement est décrit dans le Guide du bailleur privé, Le loyer du bail commercial. Pour un professionnel qui loue des locaux à des exploitants ou à des commerçants, elle offre un éclairage neutre avant une procédure de fixation judiciaire du loyer.

La médiation

Conventionnelle ou judiciaire

La médiation fait intervenir un tiers, le médiateur, qui aide les parties à trouver elles-mêmes une solution. Elle est conventionnelle lorsque les parties choisissent un médiateur en dehors de tout procès. Elle est judiciaire lorsque le juge, saisi d'un litige, désigne un médiateur avec l'accord des parties, pour une durée qu'il fixe. Le juge peut aussi enjoindre aux parties de rencontrer un médiateur qui les informe sur l'objet et le déroulement de la mesure.

Contrairement au conciliateur de justice, le médiateur est rémunéré. En médiation conventionnelle, ses honoraires sont fixés librement et le plus souvent partagés entre les parties. En médiation judiciaire, le juge fixe une provision à valoir sur sa rémunération et désigne la ou les parties qui la versent. Demandez un devis et une convention de médiation qui précise la durée, le coût et la répartition des frais.

La confidentialité

Les constatations du médiateur et les déclarations recueillies au cours de la médiation ne peuvent être divulguées aux tiers ni invoquées dans une autre instance sans l'accord des parties, en application de l'article 21-3 de la loi n° 95-125 du 8 février 1995. Cette règle permet de discuter librement, de reconnaître un tort ou de faire une proposition sans craindre qu'elle soit utilisée contre soi devant le juge. Elle connaît des exceptions limitées, notamment lorsque la révélation de l'accord est nécessaire à sa mise en œuvre.

Quand choisir la médiation

La médiation convient aux litiges d'un montant important ou à forte charge relationnelle, comme un conflit durable avec un locataire en place, un désaccord avec un exploitant de résidence, une mésentente entre associés ou coïndivisaires, ou un litige de construction qui implique plusieurs entreprises. Elle permet de traiter ensemble plusieurs questions qu'un juge examinerait séparément, comme un arriéré, des travaux et la date de fin d'un bail.

Préparer une séance

Une séance de conciliation ou de médiation se prépare comme une audience, avec un dossier plus court et une marge de négociation définie à l'avance. Le professionnel qui délègue la séance à un salarié ou à un gestionnaire lui remet un mandat écrit qui fixe le montant jusqu'auquel il peut conclure.

1. Rédigez une note d'une page qui expose les faits, les montants et votre demande.
2. Classez les pièces dans l'ordre chronologique, avec un décompte lisible.
3. Fixez votre limite de concession et la solution de repli si aucun accord n'est trouvé.
4. Prévoyez des options non financières, comme un délai de paiement, une remise en état par le locataire ou une date de départ convenue.
5. Apportez un projet d'accord prêt à être complété et signé en fin de séance.

Rapportez enfin le coût de la médiation à l'enjeu. Pour un litige de quelques centaines d'euros, la gratuité du conciliateur et de la CDC les rend plus adaptés. Pour un litige de plusieurs dizaines de milliers d'euros avec un exploitant ou une entreprise, les honoraires d'un médiateur restent faibles au regard du coût et de la durée d'un procès.

L'effet sur la prescription

La prescription est suspendue à compter du jour où, après la survenance du litige, les parties conviennent de recourir à la médiation ou à la conciliation ou, à défaut d'accord écrit, du jour de la première réunion. Elle l'est aussi à compter de la conclusion d'une convention de procédure participative. Le délai recommence à courir, pour une durée qui ne peut être inférieure à six mois, à compter de la fin de la mesure (article 2238 du Code civil). Formalisez donc par écrit le recours à la médiation pour fixer le point de départ de la suspension.

La procédure participative

La convention de procédure participative est un accord par lequel les parties à un différend s'engagent à œuvrer conjointement et de bonne foi à sa résolution amiable ou à la mise en état de leur litige (article 2062 du Code civil). Chaque partie est assistée de son avocat. La convention est écrite et fixe son terme, l'objet du différend et les pièces nécessaires à sa résolution.

Cette procédure convient aux litiges techniques où chaque partie a besoin de conseils, comme un désaccord sur la valeur locative d'un local commercial ou sur l'imputation de travaux lourds. Les avocats peuvent organiser des échanges de pièces et recourir ensemble à un technicien. En cas d'accord, celui-ci peut être homologué. En cas d'accord partiel ou d'échec, le juge n'est saisi que des points qui restent en litige, sur la base du travail déjà réalisé.

La transaction

Définition et effets

La transaction est un contrat par lequel les parties, par des concessions réciproques, terminent une contestation née ou préviennent une contestation à naître. Elle doit être rédigée par écrit (article 2044 du Code civil). Elle fait obstacle à l'introduction ou à la poursuite entre les parties d'une action en justice ayant le même objet (article 2052 du même code). Elle est l'aboutissement naturel d'une négociation, d'une conciliation ou d'une médiation réussie.

Les concessions doivent être réelles de part et d'autre. Un document par lequel le locataire renonce à toute réclamation sans contrepartie ne vaut pas transaction et risque d'être remis en cause. La transaction ne peut pas non plus porter sur des droits auxquels la loi interdit de renoncer à l'avance. Une fois le litige né, en revanche, les parties peuvent transiger sur ses conséquences financières.

Le contenu d'une transaction solide

• L'identité complète des parties et la qualité du signataire pour une société.
• L'exposé du différend, les prétentions de chacun et les pièces sur lesquelles elles reposent.
• Les concessions de chaque partie, chiffrées et datées.
• Les modalités de paiement, avec un échéancier précis et la conséquence d'un défaut de paiement.
• L'étendue de la renonciation, limitée à l'objet du différend.
• Le sort des frais, des dépens et des honoraires.
• La date, la signature de chaque partie et le nombre d'exemplaires.

La force exécutoire

Une transaction est un contrat. Si l'une des parties ne l'exécute pas, l'autre doit en principe saisir le juge pour obtenir un titre. Pour éviter cette étape, l'accord peut être homologué par le juge. Lorsque la transaction ou l'accord issu d'une médiation, d'une conciliation ou d'une procédure participative est contresigné par les avocats de chacune des parties, il peut aussi être revêtu de la formule exécutoire par le greffe de la juridiction compétente (article L. 111-3 du Code des procédures civiles d'exécution). L'accord devient alors un titre exécutoire.

Les échéanciers avec un locataire

L'accord d'échéancier conclu avec un locataire en impayé est la forme la plus fréquente d'accord amiable du bailleur. Signé par le locataire, il vaut reconnaissance de dette et interrompt la prescription. Il doit préciser le montant de la dette, l'échéancier, le maintien du paiement du loyer courant et les conséquences d'un défaut. Les règles de l'impayé et de la clause résolutoire sont présentées dans le Guide du bailleur privé, Impayés et contentieux.

Le traitement comptable et fiscal

Pour un loueur au régime réel des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), une somme abandonnée dans une transaction ou une indemnité versée au cocontractant constitue en principe une charge de l'exercice si elle est engagée dans l'intérêt de l'exploitation. Une indemnité reçue constitue en principe un produit. Leur traitement exact dépend de la nature de la somme. Transmettez chaque transaction à votre expert-comptable avec une note sur le litige (chapitres 75 et 106).

La médiation de la consommation

Le principe

Le Code de la consommation reconnaît au consommateur le droit de recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en cas de litige avec un professionnel (article L. 612-1). Le professionnel doit permettre l'accès à un médiateur référencé, en communiquer les coordonnées et informer le consommateur lors de la conclusion du contrat, puis à nouveau en cas de litige non réglé après réclamation. Le service est financé par le professionnel.

Le consommateur doit d'abord adresser une réclamation écrite au professionnel. Il peut saisir le médiateur si la réponse ne le satisfait pas ou en l'absence de réponse dans les deux mois, dans le délai maximal d'un an à compter de sa réclamation, selon la foire aux questions du ministère de l'économie. Le manquement du professionnel à ses obligations est passible d'une amende administrative de 3 000 € au plus pour une personne physique et de 15 000 € au plus pour une personne morale, selon le site public consacré au droit à l'erreur.

L'application au loueur professionnel

Pour la location saisonnière exercée à titre professionnel, les services para-hôteliers ou le coliving avec services, le loueur conclut avec des consommateurs des contrats de prestation, ce qui le place dans le champ de ce dispositif. Il désigne un médiateur, en indique les coordonnées sur son site, ses conditions générales et ses contrats. Il tient aussi un registre des réclamations. Les contrats saisonniers sont présentés dans le Guide du bailleur privé, Le contrat de location saisonnière et les litiges et la location saisonnière professionnelle au chapitre 57.

Pour le bail d'habitation de résidence principale, les sources officielles consultées ne précisent pas si un bailleur professionnel doit désigner un médiateur de la consommation. Le locataire dispose de toute façon de la CDC et du conciliateur de justice. Interrogez la direction départementale chargée de la protection des populations ou votre conseil avant de trancher cette question pour votre activité.

Les médiateurs utiles au professionnel

Avec l'administration fiscale

Le conciliateur fiscal départemental intervient après un premier désaccord avec le service, notamment en cas de rejet d'une réclamation, de refus de remise de pénalités ou de refus de délais de paiement. Il s'engage à répondre dans les trente jours. Sa saisine ne suspend ni le paiement ni les délais de réclamation et de recours. Les vérifications de comptabilité et les rescrits sont exclus. Si sa réponse ne convient pas, le médiateur des ministères économiques et financiers peut être saisi (impots.gouv.fr). Le contrôle fiscal du professionnel est traité au chapitre 89.

Avec les créanciers publics et la banque

Pour des dettes fiscales et sociales, la commission des chefs des services financiers (CCSF) peut accorder un plan de règlement échelonné. Pour un désaccord avec une banque sur un financement ou une trésorerie, la médiation du crédit de la Banque de France peut être sollicitée (impots.gouv.fr). Ces dispositifs sont présentés au chapitre 119. La plupart des banques et des assureurs ont aussi désigné un médiateur, dont les coordonnées figurent dans les contrats.

Avec les collectivités

Les conflits avec l'administration ne relèvent pas du conciliateur de justice mais du Défenseur des droits ou du tribunal administratif (service-public.gouv.fr). Le Code de justice administrative organise aussi une médiation, à l'initiative des parties ou du juge administratif. Les relations avec les collectivités sont traitées au chapitre 118.

Les clauses de règlement amiable dans les contrats

Dans les contrats avec des consommateurs

Dans un contrat conclu avec un consommateur, comme un bail d'habitation ou un contrat de séjour, une clause qui oblige le consommateur à passer exclusivement par un mode amiable avant toute action, ou qui entrave son accès au juge, est présumée abusive par le Code de la consommation. Elle risque d'être réputée non écrite. Vous pouvez informer le locataire des voies amiables existantes, mais pas lui fermer l'accès au juge.

Dans les contrats entre professionnels

Entre professionnels, une clause de conciliation ou de médiation préalable est en principe valable. Depuis un arrêt de la chambre mixte de la Cour de cassation du 14 février 2003, le non-respect d'une telle clause rend irrecevable l'action engagée sans l'avoir mise en œuvre. Pour un bail commercial à un exploitant, un contrat de maîtrise d'œuvre ou un mandat de gestion, une clause précise sur le médiateur, le délai et le partage des frais évite des débats ultérieurs.

La clause compromissoire, qui confie le litige à un arbitre, doit avoir été acceptée par la partie à laquelle on l'oppose. Elle ne peut pas être opposée à une partie qui n'a pas contracté dans le cadre de son activité professionnelle (article 2061 du Code civil). L'arbitrage reste donc réservé aux relations entre professionnels et son coût le destine aux litiges importants.

Organiser l'amiable à l'échelle d'un parc

Une politique écrite

La première étape consiste à écrire, en une ou deux pages, la politique de l'entreprise pour chaque type de litige. Elle fixe les seuils, les personnes habilitées et les voies à suivre. Elle évite que chaque dossier soit traité selon l'humeur du moment ou la disponibilité d'un salarié.

Le pouvoir de transiger

Un salarié ou un gestionnaire ne peut transiger au nom du bailleur que s'il en a reçu le pouvoir. Fixez par écrit les montants jusqu'auxquels chaque personne peut conclure un accord et ceux qui exigent votre validation. Pour un mandat de gestion, vérifiez que le mandat autorise expressément le gestionnaire à transiger et dans quelles limites (chapitre 14).

Les modèles et le registre

Préparez des modèles de courrier de réponse, de proposition amiable, de saisine du conciliateur et de la CDC, d'accord d'échéancier et de transaction simple. Tenez un registre des litiges qui indique, pour chacun, la date, l'objet, le montant, la voie choisie, l'issue et le coût. Ce registre permet de mesurer chaque année le taux d'accord, la durée moyenne et le coût par voie, puis d'ajuster la politique.

Négocier avec méthode

1. Établissez les faits avec les pièces, le bail, les états des lieux, les factures et les échanges.
2. Évaluez votre position devant le juge, en tenant compte des règles de preuve et des majorations encourues.
3. Chiffrez votre solution de repli, c'est-à-dire ce que vous obtiendriez sans accord, déduction faite des frais et du temps.
4. Préparez une proposition motivée, chiffrée et datée, avec une marge de négociation.
5. Écoutez l'autre partie et identifiez ses priorités, qui ne sont pas toujours financières.
6. Écrivez l'accord le jour même, même sous forme d'un courriel de confirmation, puis formalisez-le.

Un exemple chiffré

L'exemple suivant est illustratif et ne préjuge pas de l'issue d'un litige réel. À la sortie d'un logement loué 650 € par mois hors charges, un bailleur retient 1 100 € sur le dépôt de garantie. Le locataire en conteste 700 €. Le bailleur hésite entre maintenir la totalité de la retenue et transiger.

La majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé s'applique à la somme restant due au locataire, dans les conditions présentées dans le Guide du bailleur privé, Le dépôt de garantie. Avec une chance sur deux de perdre, le contentieux coûte en moyenne 0,5 × 1 220, soit 610 €, sans compter le temps passé. La transaction coûte 350 € sans aléa.

À l'échelle d'un parc où douze dossiers de ce type surviennent chaque année, la politique de transaction coûte 12 × 350, soit 4 200 €. Si tous les contentieux étaient perdus, le coût atteindrait 12 × 1 220, soit 14 640 €. La bonne politique dépend de la solidité des états des lieux. Des états des lieux précis et photographiés réduisent les contestations elles-mêmes, ce qui reste le meilleur levier.

Les erreurs fréquentes

• Assigner pour une somme de 5 000 € ou moins sans tentative préalable de conciliation, de médiation ou de procédure participative.
• Négocier longtemps sans formaliser le recours à une médiation, en laissant courir la prescription.
• Signer un accord sans concessions réciproques, que le juge peut écarter.
• Laisser un salarié ou un gestionnaire transiger sans pouvoir écrit.
• Insérer dans un bail d'habitation une clause qui ferme au locataire l'accès au juge.
• Oublier de désigner un médiateur de la consommation pour une activité saisonnière professionnelle.
• Ne pas demander l'homologation ou la formule exécutoire d'un accord dont l'exécution est incertaine.
• Utiliser des modèles qui citent des articles du Code de procédure civile renumérotés en 2025.
• Saisir le conciliateur de justice pour un litige avec l'administration.
• Ne pas mesurer le coût et l'issue des litiges, ce qui empêche d'améliorer la politique.

Liste de contrôle

1. Politique. Une politique écrite fixe pour chaque type de litige la voie amiable, le délai et les personnes habilitées.
2. Seuil. Tout litige de 5 000 € ou moins fait l'objet d'une tentative documentée avant la saisine du juge.
3. Preuves. Les convocations, constats, avis et courriers de la phase amiable sont conservés et joints au dossier.
4. Prescription. Le recours à une médiation ou à une conciliation est formalisé par écrit et les échéances de prescription sont suivies.
5. Commissions. Les cas de saisine obligatoire de la CDC sont connus et respectés.
6. Transaction. Chaque accord comporte des concessions réciproques, un échéancier et l'étendue de la renonciation.
7. Exécution. L'homologation ou la formule exécutoire est demandée lorsque l'exécution de l'accord est incertaine.
8. Consommation. Un médiateur de la consommation est désigné et indiqué pour les activités saisonnières ou de services.
9. Clauses. Les contrats avec des consommateurs ne restreignent pas l'accès au juge et les contrats entre professionnels prévoient une clause amiable précise.
10. Pouvoirs. Les délégations de pouvoir de transiger sont écrites et limitées en montant.
11. Registre. Un registre des litiges mesure chaque année le taux d'accord, la durée et le coût par voie.
12. Comptabilité. Chaque transaction est transmise à l'expert-comptable avec une note sur le litige.