Sélectionner les locataires à grande échelle

Un bailleur particulier choisit entre quelques dossiers, souvent rencontrés en personne. Un loueur professionnel en reçoit plusieurs centaines par an, les fait parfois traiter par un salarié ou un outil. Il doit pourtant appliquer à chacun les mêmes règles. La sélection devient alors un processus à part entière, avec ses critères écrits, ses contrôles et ses preuves.

Ce chapitre montre comment construire des critères objectifs, organiser le flux des dossiers, contrôler les pièces en série, détecter la fraude documentaire et démontrer l'égalité de traitement. La liste des pièces exigibles et les contrôles de base sont détaillés dans le Guide du bailleur privé, Trouver le locataire et sécuriser les loyers. Les garanties font l'objet du chapitre 52, la non-discrimination du chapitre 110, la protection des données du chapitre 111 et la lutte contre la fraude du chapitre 112.

Le cadre juridique de la sélection

Le bailleur choisit librement son locataire, mais cette liberté s'exerce dans un cadre précis, identique pour un particulier et pour un professionnel. Les règles sont les mêmes, l'exposition ne l'est pas, car un professionnel traite assez de dossiers pour qu'une pratique irrégulière devienne visible et prouvable.

Les sanctions

La discrimination dans l'accès au logement est punie de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende. La victime peut porter plainte dans un délai de six ans à compter des faits ou saisir gratuitement le Défenseur des droits (service-public.gouv.fr). Lorsque l'infraction est commise par une personne morale, l'amende encourue peut atteindre le quintuple de celle prévue pour les personnes physiques, en application des règles générales du Code pénal (articles 225-4 et 131-38).

Exiger une pièce interdite expose à une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (service-public.gouv.fr). Le représentant du bailleur qui exige une telle pièce peut lui aussi être sanctionné.

Exemple illustratif de l'ordre de grandeur du risque. Pour une discrimination commise par une société qui exploite un parc, le plafond de l'amende atteint cinq fois 45 000 €, soit 225 000 €, sans compter les dommages et intérêts dus à la victime. Pour une pièce interdite exigée par une société, le plafond est de 15 000 €. Une réponse type irrégulière envoyée à des centaines de candidats crée autant de situations susceptibles d'être relevées.

Construire des critères objectifs

Les critères de sélection se fixent par écrit avant la commercialisation, s'appliquent à tous les candidats d'un même type de lot et se rattachent tous à la capacité du candidat à exécuter le bail. Ils doivent pouvoir être expliqués à un candidat refusé, à un assureur et, le cas échéant, au Défenseur des droits ou à un juge.

Les critères admissibles

Les critères suivants sont objectifs et liés à l'exécution du bail.

• Le niveau des ressources rapporté au loyer charges comprises.
• La stabilité ou la régularité des ressources, appréciée sur les pièces du décret de 2015.
• La présence et la solidité d'une garantie, caution, Visale ou éligibilité à votre garantie des loyers impayés (GLI).
• La complétude et la cohérence du dossier.
• La compatibilité de la date d'entrée souhaitée avec la disponibilité du lot.
• L'adéquation au bail proposé, par exemple la qualité d'étudiant pour un bail étudiant de neuf mois.
• La compatibilité du nombre d'occupants avec la surface et la configuration du logement.

Les critères interdits et les critères indirects

L'article 225-1 du Code pénal énumère les critères interdits, parmi lesquels l'origine, le sexe, la situation de famille, la grossesse, l'apparence physique, le nom, le lieu de résidence, l'état de santé, le handicap, l'âge, les opinions, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, la langue parlée, la domiciliation bancaire ou la particulière vulnérabilité résultant de la situation économique, apparente ou connue de l'auteur.

Un critère neutre en apparence peut aussi être discriminatoire s'il désavantage particulièrement les personnes protégées par l'un de ces critères sans être justifié par un but légitime et des moyens appropriés. C'est la discrimination indirecte, définie par la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008. Un code postal d'origine, un prénom, un indicatif téléphonique étranger ou l'exclusion par principe d'une catégorie de revenus légaux n'ont rien à faire dans une grille.

Les ressources se prennent en compte quelle que soit leur nature, dès lors qu'elles sont justifiées par une pièce admise. Le décret de 2015 cite expressément les pensions, prestations sociales, allocations, bourses et l'attestation de simulation des aides au logement. Écarter un candidat au seul motif que ses revenus sont des prestations, sans examiner leur montant et leur régularité, vous expose à un risque juridique.

Écrire la grille

La grille traduit chaque critère en une règle vérifiable et indique la pièce qui permet de la contrôler. Exemple illustratif pour un lot meublé, à adapter à votre politique et aux conditions de votre garantie.

Le seuil du tiers n'est pas une règle légale. Il correspond à un usage répandu chez les assureurs, qui en font souvent une condition de leur garantie. Votre grille doit donc reprendre exactement les critères de votre contrat de GLI, si vous en avez un, faute de quoi un locataire accepté pourrait ne pas être couvert (chapitre 52).

Le taux d'effort

Le taux d'effort rapporte le loyer charges comprises aux ressources nettes mensuelles du foyer candidat. Pour un couple ou des colocataires signataires d'un même bail, les ressources s'additionnent, dans la limite de ce que prévoit le contrat de garantie.

Exemple illustratif. Pour un loyer de 520 € charges comprises, un candidat dont les ressources nettes atteignent 1 560 € présente un taux d'effort de 33,3 %, soit exactement le tiers. Avec 1 700 € de ressources, le taux descend à 30,6 %. Un dossier calibré exactement sur votre seuil n'est pas suspect en soi, mais il justifie un contrôle attentif des pièces.

Second exemple illustratif. Un couple candidat à un trois-pièces loué 780 € charges comprises présente 1 450 € et 1 100 € de ressources nettes. Le taux d'effort du foyer ressort à 30,6 % si les deux signent le bail. Si un seul des deux signe, le taux calculé sur ses seules ressources atteint 53,8 %. Vérifiez dans votre contrat de garantie quelles ressources peuvent être retenues, en particulier celles d'un occupant non signataire.

La règle de départage

Lorsque plusieurs dossiers remplissent les critères, il faut une règle de départage écrite et identique pour tous. Deux méthodes sont courantes. La première retient le premier dossier complet et conforme, selon son heure de réception. La seconde compare les dossiers conformes reçus avant une date limite, selon un ordre de priorité fixé à l'avance, comme la solidité de la garantie puis la date d'entrée.

La première méthode est simple à prouver, à condition d'horodater chaque dossier et de définir précisément ce qu'est un dossier complet. La seconde laisse plus de marge d'appréciation, ce qui impose de documenter chaque comparaison. Choisissez l'une ou l'autre par type de lot et ne changez pas de méthode en cours de commercialisation.

Organiser le flux des dossiers

Un canal unique

Les dossiers doivent arriver par un seul canal, qu'il s'agisse d'un formulaire, d'une adresse électronique dédiée ou d'une plateforme. Un canal unique permet d'horodater chaque dossier, d'en vérifier la complétude de façon identique et d'éviter qu'un dossier reçu par un autre moyen échappe au registre.

La réponse type adressée aux candidats rappelle la liste des pièces admises, le seuil de ressources appliqué, les garanties acceptées et le délai de réponse. Elle précise aussi qu'aucune somme n'est demandée avant la signature du bail.

Les pièces non demandées

Certains candidats envoient spontanément des documents que vous ne pouvez pas exiger, comme des relevés bancaires ou un contrat de mariage. Ne les utilisez pas pour votre décision et supprimez-les, car le principe de minimisation du RGPD interdit de conserver des données inutiles à la finalité poursuivie.

Le service public DossierFacile permet au candidat de déposer les pièces autorisées et de les transmettre au bailleur, qui peut lui-même créer un compte propriétaire (service-public.gouv.fr). Ce canal limite la réception de pièces interdites, sans vous dispenser de vos propres contrôles.

Dimensionner le traitement

Exemple illustratif. Un loueur de 40 lots réalise 12 relocations par an. Il reçoit en moyenne 35 demandes par lot, soit 420 demandes, organise 8 visites par lot, soit 96 visites. Il reçoit 5 dossiers complets par lot, soit 60 dossiers. À raison de 45 minutes de contrôle par dossier, le contrôle représente 45 heures par an.

Ce temps se concentre sur quelques semaines dans une résidence étudiante, ce qui impose de prévoir des renforts ou de limiter le nombre de dossiers examinés par lot. Vous pouvez, par exemple, n'examiner que les dossiers complets dans l'ordre de leur réception, à condition que cette règle soit annoncée et appliquée à tous.

Second exemple illustratif. Un loueur de 300 lots dont un quart se libère chaque année réalise 75 relocations. Avec 5 dossiers complets par lot, il en contrôle 375. À 45 minutes par dossier, le contrôle représente un peu plus de 281 heures par an. Si un outil d'extraction et de recoupement ramène le contrôle de base à 20 minutes, le temps tombe à 125 heures, soit plus de 156 heures économisées, que vous pouvez reporter sur le contrôle renforcé des dossiers qui présentent un signal.

Le processus pas à pas

La sélection d'un lot suit toujours la même séquence, décrite dans une procédure écrite que chaque intervenant applique.

1. Fixer la grille du segment avant la publication de l'annonce et la dater.
2. Publier l'annonce avec le seuil de ressources, les garanties acceptées et la liste des pièces (chapitre 50).
3. Recevoir les dossiers par le canal unique, avec horodatage automatique.
4. Contrôler la complétude et adresser la même demande de pièces manquantes à tous les dossiers incomplets.
5. Appliquer le contrôle de base à chaque dossier complet et remplir la fiche de contrôle.
6. Déclencher le contrôle renforcé uniquement sur signal objectif.
7. Appliquer la règle de départage entre les dossiers conformes.
8. Faire valider la décision par une personne, qui inscrit le motif au registre.
9. Répondre à tous les candidats, retenu et refusés, avec des modèles neutres.
10. Vérifier l'original de la pièce d'identité et la concordance avec la personne à la signature du bail.
11. Supprimer les dossiers non retenus dans le délai fixé et archiver le registre.

Contrôler les pièces à grande échelle

Le contrôle repose sur un principe simple. Chaque pièce se confronte à une source indépendante du candidat, sans jamais utiliser un numéro de téléphone, une adresse ou un site indiqués sur le document lui-même.

Le contrôle de base, pour tous les dossiers

Chaque dossier fait l'objet des contrôles suivants, réalisés dans le même ordre et consignés dans une fiche.

1. Complétude. Les quatre catégories de pièces sont présentes pour le candidat et pour sa caution.
2. Identité. La pièce est valide et le nom ainsi que la date de naissance concordent sur toutes les pièces.
3. Avis d'imposition. Il est vérifié sur le service de vérification des avis de l'administration fiscale ou par son code 2D-Doc (impots.gouv.fr).
4. Employeur. Le numéro du système d'identification du répertoire des établissements (SIRET) figurant sur les bulletins correspond à une entreprise active, de même nom, sur l'annuaire officiel des entreprises.
5. Concordance. Les montants des bulletins, du contrat et de l'avis d'imposition sont cohérents entre eux.
6. Garantie. Le visa Visale couvre le loyer du lot, ou la caution remplit elle-même les critères, ou le dossier entre dans les critères de la GLI.

Le contrôle renforcé, sur signal

Un contrôle renforcé est déclenché par un signal d'alerte, jamais par l'apparence ou le nom du candidat. Il comprend par exemple un appel au standard de l'employeur trouvé par vos propres moyens, la demande de présenter l'original d'une pièce à la signature ou l'examen des propriétés d'un fichier.

Les signaux sont décrits dans le guide du bailleur privé. Les plus fréquents sont un avis d'imposition non conforme, un employeur introuvable ou radié, des montants identiques au centime malgré des éléments variables, des pièces dont l'identité ou l'adresse diffèrent légèrement et un candidat qui veut signer sans visite ou payer d'avance.

La traçabilité des contrôles

La fiche de contrôle indique pour chaque vérification la date, la personne qui l'a faite et le résultat. Elle prouve à l'assureur que le dossier respectait ses critères à la signature. Elle montre au candidat refusé que la décision reposait sur des éléments objectifs.

La fraude documentaire

Les dossiers falsifiés sont fréquents, qu'il s'agisse de bulletins retouchés, d'avis d'imposition modifiés, de faux contrats de travail émis au nom d'entreprises réelles ou de pièces d'identité empruntées. Un professionnel qui publie beaucoup d'annonces est une cible privilégiée, car un faux dossier bien construit peut être présenté à plusieurs lots à la fois.

Les sanctions encourues par le fraudeur

La fabrication et l'usage d'un faux document sont punis de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende (article 441-1 du Code pénal). Obtenir la signature d'un bail par des manœuvres frauduleuses peut aussi relever de l'escroquerie, punie de cinq ans d'emprisonnement et de 375 000 € d'amende (article 313-1 du Code pénal). La tentative est punie des mêmes peines (service-public.gouv.fr).

La conduite à tenir avant la signature

Si une pièce falsifiée est identifiée avant la signature, refusez la candidature sans entrer dans le détail. Conservez la pièce et la trace de vos vérifications, puis portez plainte auprès de la police, de la gendarmerie ou du procureur de la République si vous le jugez utile.

Avant de conclure à la fraude, écartez les explications légitimes. Un avis d'imposition non conforme peut résulter d'une déclaration rectificative, un écart de revenus d'une embauche récente. Demandez au candidat une explication écrite, puis décidez au vu de sa réponse.

La conduite à tenir après la signature

Si la fraude est découverte après la signature, le bail n'est pas annulé de plein droit. Le juge peut prononcer la nullité d'un contrat obtenu par des manœuvres frauduleuses (article 1137 du Code civil), ce qui suppose une action en justice. Prévenez aussitôt votre assureur si vous avez souscrit une GLI et rapprochez-vous d'un avocat avant toute démarche (chapitre 114).

Le candidat victime d'usurpation

Une pièce d'identité authentique peut être utilisée par un tiers qui l'a obtenue frauduleusement. La vérification que la photographie correspond à la personne rencontrée et la présentation de l'original à la signature protègent à la fois le loueur et la personne dont l'identité est usurpée.

Les candidats apposent de plus en plus un filigrane sur leurs pièces pour se protéger de la réutilisation de leurs documents. Cette pratique est légitime et ne doit pas conduire à refuser un dossier, tant que les informations utiles restent lisibles.

Automatiser sans déléguer la décision

Les outils de gestion permettent d'extraire les données des pièces, de vérifier leur cohérence et de classer les dossiers. Ils réduisent le temps de traitement et appliquent la même grille à tous, à condition que la grille programmée soit exactement celle que vous avez écrite.

Le droit à une intervention humaine

Selon la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), toute personne a en principe le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, lorsque cette décision produit des effets juridiques à son égard ou l'affecte de manière significative. Un refus de location est susceptible d'entrer dans cette catégorie. Une telle décision n'est possible que dans des cas limités, comme le consentement explicite de la personne ou la nécessité pour conclure un contrat. Elle doit alors être assortie de garanties.

Ces garanties comprennent l'information du candidat sur l'existence du traitement automatisé et sur sa logique, ainsi que le droit d'obtenir une intervention humaine, d'exprimer son point de vue et de contester la décision. En pratique, la solution la plus sûre consiste à utiliser l'outil comme une aide et à faire prendre chaque décision de refus par une personne qui examine le dossier.

Vérifier l'outil

Avant d'utiliser un outil de sélection, vérifiez les critères qu'il applique et les données qu'il exploite. Un outil qui tient compte du code postal, du prénom ou de la nature des revenus peut reproduire une discrimination indirecte, même si personne ne l'a voulu.

Le fournisseur de l'outil est en général votre sous-traitant au sens du RGPD, ce qui impose un contrat précisant ses obligations. Une analyse d'impact relative à la protection des données peut être requise pour certains traitements à grande échelle ou fondés sur une évaluation des personnes, ce que vous examinez avec votre délégué ou votre conseil (chapitre 111).

Prouver l'égalité de traitement

En matière de discrimination, la preuve est aménagée. Le candidat qui s'estime discriminé présente des éléments de fait qui laissent supposer une discrimination, puis il revient au bailleur de prouver que sa décision reposait sur des éléments objectifs (service-public.gouv.fr). Les résultats d'un test de situation, qui compare deux profils identiques sauf sur le critère protégé, sont admis comme preuve.

Le registre des candidatures

Le registre est votre principal moyen de preuve. Il indique pour chaque candidature les éléments suivants.

• La date et l'heure de réception et le canal utilisé.
• Le lot concerné.
• Le résultat du contrôle de complétude.
• Le résultat de l'application de chaque critère de la grille.
• La décision, la personne qui l'a prise et son motif rattaché à la grille.
• La date de la réponse adressée au candidat.

Le registre ne contient aucune donnée relative à un critère interdit. Il permet de montrer que deux candidats placés dans la même situation au regard de la grille ont été traités de la même façon.

Les réponses aux candidats

Chaque candidat reçoit une réponse. Une lettre de refus type, neutre et brève, indique que le dossier ne répond pas aux critères annoncés ou qu'un autre dossier conforme a été retenu selon la règle de départage. Évitez toute formule qui pourrait laisser croire que le refus tient à un critère interdit.

Les collaborateurs et les intermédiaires

Les consignes de sélection données à un salarié ou à un mandataire sont écrites et reprennent la grille. Une consigne discriminatoire reste interdite, même orale. L'intermédiaire qui l'applique engage aussi sa responsabilité. Formez chaque personne qui intervient dans la sélection aux critères interdits et à la liste des pièces exigibles.

La revue périodique

Une revue trimestrielle d'un échantillon de décisions, par une personne qui n'y a pas participé, vérifie que la grille a été appliquée et que les motifs de refus sont cohérents. Elle permet aussi de repérer un critère qui écarte beaucoup de candidats sans lien réel avec le risque d'impayé.

Les données des candidats

La CNIL a adopté en 2021 un référentiel relatif à la gestion locative, qui vise notamment les bailleurs professionnels. Il n'est pas contraignant, mais l'organisme qui s'en écarte doit pouvoir justifier ses choix. Il retient une durée de trois mois pour les données collectées afin d'apprécier la solvabilité des candidats.

En pratique, supprimez les dossiers des candidats non retenus dès que le lot est attribué et au plus tard dans ce délai. Ne conservez que le dossier du locataire retenu, qui suit le bail, ainsi que le registre des candidatures, limité aux informations nécessaires à la preuve. Les dossiers sont stockés dans un espace dont l'accès est réservé aux personnes qui en ont besoin.

La conservation du registre au-delà de trois mois doit être justifiée par la défense de vos droits et ne contenir que les informations utiles à cette fin. Les durées, la sécurité et l'information des candidats sont détaillées au chapitre 111.

Les cas particuliers

La colocation

Chaque colocataire signataire fournit un dossier complet. En bail unique, les ressources s'apprécient ensemble, selon les conditions de votre garantie. En baux individuels, chaque chambre fait l'objet d'une sélection distincte et le loueur ne peut pas choisir les colocataires selon un critère interdit, même à la demande des occupants en place (chapitre 54).

Les étudiants

Les étudiants disposent rarement de ressources propres suffisantes. La caution d'un parent ou Visale jouent alors le rôle principal. Le cumul d'une caution avec une GLI, interdit en principe, est autorisé lorsque le locataire est étudiant ou apprenti (chapitre 52).

Les candidats étrangers

Les pièces doivent être rédigées ou traduites en français et les montants convertis en euros. Un titre de séjour fait partie des pièces d'identité admises pour le candidat. Le refus d'une caution au seul motif de sa nationalité ou de sa résidence hors de la métropole est interdit, mais ses ressources s'apprécient comme celles de toute caution.

Les travailleurs indépendants

Vous ne pouvez pas exiger plus de deux bilans. L'attestation de ressources de l'exercice en cours établie par un comptable est une pièce admise et doit émaner d'un professionnel inscrit au tableau de l'ordre des experts-comptables.

Le bail mobilité

Le bail mobilité, d'une durée de un à dix mois, est réservé au locataire qui se trouve, au début du bail, en formation professionnelle, en études supérieures, en contrat d'apprentissage, en stage, en service civique, en mutation professionnelle ou en mission temporaire. Le locataire justifie de sa situation par un document (service-public.gouv.fr). Cette condition d'éligibilité s'ajoute à la grille. Le dépôt de garantie est interdit, une caution peut être demandée et Visale est ouverte à ce public, y compris aux étudiants.

Le couple et les occupants non signataires

Un couple peut signer le bail à deux ou à un seul. Un occupant qui ne signe pas le bail n'est pas tenu au paiement du loyer. Ses ressources ne garantissent donc pas ce paiement, sauf s'il se porte caution. Ne demandez aucune pièce relative à la situation matrimoniale, comme un livret de famille ou un contrat de mariage, qui ne figurent pas dans la liste du décret de 2015.

Le bailleur en couple, en indivision ou en société

Lorsque le parc appartient à plusieurs personnes, la grille est adoptée par tous les bailleurs ou par celui qui a reçu pouvoir de gérer. Un indivisaire ou un époux qui écarterait un candidat contre la grille commune engage la responsabilité de l'ensemble. Une société, comme une société civile immobilière (SCI), encourt les amendes prévues pour les personnes morales.

Le parc mixte nu et meublé

Les règles de la sélection sont les mêmes pour la location vide et meublée à usage de résidence principale, y compris la liste limitative des pièces. Seuls varient le type de bail proposé et, le cas échéant, les conditions de la garantie. Le passage du statut de loueur en meublé non professionnel (LMNP) à celui de loueur en meublé professionnel (LMP) ne change rien à ces règles, mais l'augmentation du volume rend la procédure écrite indispensable.

Ce qui est contrôlé et par qui

Trois acteurs examinent la sélection d'un professionnel. Le Défenseur des droits instruit les réclamations des candidats et peut s'appuyer sur des tests de situation. La CNIL contrôle la collecte, la conservation et la sécurité des dossiers, ainsi que l'usage d'outils de tri. L'assureur de la GLI, enfin, vérifie au premier sinistre que le dossier respectait ses critères à la signature. Il peut refuser sa garantie dans le cas contraire.

Exemple illustratif. Un locataire accepté avec un taux d'effort de 40 % alors que la garantie exige 33 % cesse de payer un loyer de 520 €. Si l'assureur refuse de couvrir le sinistre, six mois d'impayés représentent déjà 3 120 €, avant les frais de procédure et la remise en état. La fiche de contrôle datée est la pièce qui évite ce refus.

Les erreurs fréquentes

• Fixer les critères après avoir reçu les dossiers ou les modifier en cours de commercialisation.
• Appliquer un seuil de ressources différent de celui de votre contrat de GLI, ce qui peut priver le loueur de garantie au premier impayé, soit 3 120 € pour six mois de loyer à 520 € dans l'exemple.
• Additionner les ressources d'un occupant qui ne signe pas le bail.
• Exclure par principe une catégorie de revenus légaux sans examiner leur montant et leur régularité.
• Demander ou conserver des relevés bancaires ou d'autres pièces interdites, ce qui expose à une amende pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une société.
• Proposer un bail mobilité sans vérifier la situation du locataire au début du bail.
• Laisser un outil refuser des candidats sans examen humain.
• Utiliser un outil dont vous ne connaissez pas les critères.
• Réserver le contrôle renforcé à certains candidats selon leur nom ou leur apparence.
• Donner des consignes orales aux salariés ou aux mandataires.
• Ne pas répondre aux candidats refusés.
• Conserver les dossiers non retenus sans limite de durée.
• Signer un bail en attendant une pièce authentique promise.

Liste de contrôle

1. Grille. Les critères sont écrits avant la commercialisation, rattachés à l'exécution du bail et identiques pour tous les candidats d'un même type de lot.
2. Garantie. La grille reprend exactement les critères de votre GLI ou les conditions de Visale.
3. Ressources. Toutes les ressources justifiées par une pièce admise sont prises en compte.
4. Départage. Une règle de départage écrite est choisie par type de lot et appliquée sans changement.
5. Pièces. La réponse type ne mentionne que les pièces du décret de 2015 et les pièces non demandées sont supprimées.
6. Canal. Les dossiers arrivent par un canal unique et sont horodatés.
7. Contrôle de base. Chaque dossier fait l'objet des mêmes vérifications, consignées dans une fiche.
8. Contrôle renforcé. Il est déclenché uniquement par un signal d'alerte objectif.
9. Fraude. La conduite à tenir face à un faux est écrite et connue de tous les intervenants.
10. Outils. Aucun refus n'est décidé sans intervention humaine et les critères de l'outil sont connus.
11. Registre. Chaque candidature est inscrite au registre avec la décision et son motif.
12. Réponses. Chaque candidat reçoit une réponse neutre.
13. Intervenants. Les salariés et mandataires ont reçu la grille et une formation aux critères interdits.
14. Données. Les dossiers non retenus sont supprimés dans le délai retenu et l'accès aux dossiers est restreint.
15. Revue. Un échantillon de décisions est revu chaque trimestre par une personne extérieure à la décision.
16. Procédure. La séquence de sélection est écrite, de la publication à la suppression des dossiers non retenus.
17. Bail mobilité. Le justificatif de la situation du locataire est au dossier.
18. Bailleurs multiples. En couple, en indivision ou en société, la grille est adoptée par tous ou par la personne habilitée.