Gérer la vacance et la relocation

Chaque jour pendant lequel un logement reste vide est un loyer perdu, alors que le crédit, la taxe foncière, l'assurance et l'entretien continuent de courir. Sur un parc de plusieurs dizaines de lots, quelques semaines de vacance par départ représentent vite plusieurs milliers d'euros par an. La vacance est pourtant le poste sur lequel un bailleur professionnel a le plus de prise, à condition de la mesurer précisément et d'en connaître les causes.

Ce chapitre présente la mesure de la vacance, l'analyse de ses causes, les délais qui encadrent une relocation, les actions possibles pour chaque cause et les conséquences d'une vacance prolongée en matière fiscale et de statut. Le processus standard de mise en location est décrit au chapitre 49 et les indicateurs de pilotage au chapitre 17. Les bases de la relocation d'un logement figurent dans le Guide du bailleur privé, Rédiger l'annonce et organiser les visites.

Mesurer la vacance

Vacance physique et vacance financière

La vacance physique compte les lots vides, en nombre de lots-jours ou de lots-mois. La vacance financière mesure les loyers perdus faute de locataire, rapportés aux loyers potentiels. La seconde est la plus utile au pilotage, car un grand logement vide pèse davantage qu'un studio. Les définitions du taux d'occupation physique et du taux d'occupation financier sont présentées au chapitre 17.

Retenez une définition stable du loyer potentiel et tenez-vous-y d'une année sur l'autre. Le plus simple est le dernier loyer pratiqué pour chaque lot, révisé le cas échéant. Excluez du périmètre ou signalez à part les lots volontairement retirés de la location, comme un logement mis en vente libre ou réservé à un usage familial, faute de quoi le taux de vacance ne mesure plus la performance locative.

Le coût d'un jour de vacance

Le coût d'un jour de vacance se calcule simplement, en divisant le loyer annuel du lot par 365. Pour un loyer de 640 € par mois, il est d'environ 21 € par jour. Ce chiffre rend concret l'enjeu de chaque étape de la relocation, comme une annonce publiée avec une semaine de retard ou un artisan qui intervient dix jours après le départ.

Ce coût direct ne dit pas tout. La vacance entraîne aussi des charges non récupérables pendant la période vide, comme l'énergie des parties privatives ou l'abonnement d'eau, un risque accru de dégradation ou d'occupation illicite et, pour une vacance longue, des impositions propres présentées plus loin.

Décomposer par cause

Un taux global ne dit pas quoi faire. Classez chaque période de vacance selon sa cause dès sa survenance, dans le logiciel de gestion ou dans le tableau de bord du parc.

Les délais qui encadrent une relocation

Le préavis du locataire

Le préavis est le premier délai de la relocation et la période pendant laquelle tout se prépare. En location vide, il est en principe de trois mois, réduit à un mois dans les communes situées en zone tendue et dans plusieurs situations prévues par la loi, comme une mutation, une perte d'emploi ou un motif de santé. En location meublée, il est d'un mois. Le locataire en bail mobilité peut partir à tout moment avec un préavis d'un mois. Ces règles sont détaillées dans le Guide du bailleur privé, La fin du bail.

Un parc composé surtout de meublés et de lots situés en zone tendue fonctionne donc avec des préavis courts. La relocation doit être lancée dès la réception du congé. Attendre le départ effectif pour publier l'annonce garantit presque toujours plusieurs semaines de vacance.

Les visites pendant le préavis

Le bail peut prévoir une clause permettant au bailleur de faire visiter le logement en vue de sa relocation, une fois le congé donné. Les jours et heures sont fixés d'un commun accord avec le locataire. Les visites ne peuvent pas avoir lieu un jour férié ou un dimanche, ni durer plus de deux heures les jours ouvrables (article 4 de la loi du 6 juillet 1989, service-public.gouv.fr).

Vérifiez que tous vos modèles de bail comportent cette clause. Organisez des visites groupées sur des créneaux courts et convenus par écrit, afin de limiter la gêne pour le locataire sortant et de présenter le logement à plusieurs candidats en une seule fois.

Les délais propres au bailleur

Les autres délais dépendent de votre organisation. Ce sont eux qu'il faut réduire.

La pré-visite, quelques semaines avant le départ, est l'outil le plus efficace. Elle permet de repérer les travaux nécessaires, de commander les artisans et de fixer une date d'entrée réaliste pour le nouveau locataire. Le chapitre 64 traite des états des lieux à grande échelle.

La relocation pas à pas avec un préavis d'un mois

Avec un préavis d'un mois, chaque jour compte. Le calendrier suivant, compté à partir de la réception du congé, sert de trame à adapter à chaque parc.

1. Le jour de la réception, enregistrez le congé, vérifiez sa date d'effet et confirmez-la par écrit au locataire.
2. Dans les deux jours, fixez la pré-visite et le rendez-vous de l'état des lieux de sortie, puis publiez l'annonce avec la date de disponibilité.
3. Dans la première semaine, réalisez la pré-visite, listez les travaux et réservez les artisans pour les jours qui suivent le départ.
4. Pendant les deuxième et troisième semaines, organisez les visites groupées dans les limites de la clause du bail et examinez les dossiers au fil de l'eau.
5. Une semaine avant le départ, retenez le candidat, validez sa garantie et préparez le bail et l'état des lieux d'entrée.
6. Le jour du départ, établissez l'état des lieux de sortie avec les index des compteurs.
7. Dans les jours qui suivent, réalisez les travaux, faites le ménage et remettez les clés au nouveau locataire.
8. Après l'entrée, mettez à jour la déclaration d'occupation et le registre du lot.

Fixer le loyer de relocation

Les règles qui limitent le loyer

Dans les communes situées en zone tendue, le loyer d'un logement reloué moins de dix-huit mois après le départ du précédent locataire ne peut pas dépasser le dernier loyer appliqué, éventuellement révisé selon l'indice de référence des loyers (IRL) s'il ne l'a pas été dans les douze derniers mois. Des exceptions existent pour des travaux d'un montant suffisant réalisés depuis le départ et pour un loyer manifestement sous-évalué. Le montant du dernier loyer doit figurer dans le nouveau bail (service-public.gouv.fr).

Pour les logements classés F ou G au diagnostic de performance énergétique (DPE), le loyer ne peut pas augmenter lors d'une relocation pour les baux signés depuis le 24 août 2022. Leur révision annuelle est également interdite. Depuis le 1er juillet 2024, cette limite s'applique aussi après plus de dix-huit mois de vacance (service-public.gouv.fr). À Paris et dans les autres territoires soumis à l'encadrement du niveau des loyers, le loyer de référence majoré s'ajoute à ces limites. Les règles sont détaillées dans le Guide du bailleur privé, L'encadrement des loyers ville par ville.

Arbitrer entre le loyer et la vacance

Un loyer trop élevé de quelques dizaines d'euros peut coûter plusieurs mois de vacance. Le calcul de base compare la perte d'un mois de loyer au manque à gagner annuel d'une baisse. Exemple illustratif. Pour un logement à 640 €, un mois de vacance coûte 640 €. Une baisse de 40 € coûte 480 € par an. Il faut seize mois de bail pour que la baisse coûte autant qu'un seul mois de vacance évité.

Ce raisonnement a une limite en zone tendue. Le loyer consenti devient la référence de la relocation suivante et ne pourra plus être relevé librement. Une baisse durable se décide donc après avoir vérifié que le loyer est bien au-dessus du marché. Si le logement est seulement mal présenté ou mal diffusé, c'est l'annonce qu'il faut revoir.

Agir sur chaque cause

La vacance de relocation

Elle se traite par l'organisation. Standardisez le processus, du congé à l'entrée, avec des délais cibles par étape (chapitre 49). Tenez à jour pour chaque lot une annonce type, des photographies récentes, la liste des diagnostics et leur date de validité. Utilisez les mêmes critères de sélection pour tous les candidats et contrôlez les dossiers sans délai (chapitre 51).

La garantie compte aussi. Un candidat accepté sous réserve d'une garantie qui tarde à être validée retarde l'entrée de plusieurs jours. Fixez votre politique de garanties à l'avance, lot par lot si nécessaire (chapitre 52).

La vacance pour travaux

Les travaux entre deux locataires sont inévitables, mais leur durée se pilote. Préparez-les pendant le préavis grâce à la pré-visite, commandez les fournitures à l'avance et réservez les artisans. Pour les rénovations lourdes, programmez-les dans le plan de travaux du parc, au moment où le lot se libère naturellement ou pendant une période creuse de la demande (chapitre 65).

Les jours de vacance causés par une panne ou un sinistre relèvent de la maintenance. Un plan de maintenance préventive réduit ces jours perdus (chapitre 61).

La vacance commerciale

Un lot prêt à louer qui ne trouve pas preneur après plusieurs semaines signale un décalage avec le marché. Examinez dans l'ordre la diffusion de l'annonce, la qualité des photographies et de la description, le loyer comparé aux annonces concurrentes, puis l'adéquation du produit à la demande locale. Les leviers de commercialisation sont présentés au chapitre 50.

Si le décalage tient au produit, la réponse est structurelle. Un logement vide peut devenir meublé, un grand logement peut se louer en colocation (chapitre 54), un studio peut viser une clientèle de mobilité avec un bail adapté (chapitre 53). Chaque changement a des conséquences fiscales, réglementaires et d'équipement à mesurer avant de décider.

La vacance saisonnière

Dans un parc étudiant, la vacance d'été est souvent prévisible. Plusieurs réponses existent, comme le bail de neuf mois assumé dans le loyer, le bail d'un an pour les étudiants qui restent, ou une location de courte durée pendant l'été. Cette dernière obéit à des règles propres de changement d'usage, d'enregistrement et de taxe de séjour. Elle peut aussi changer la nature de l'activité (chapitres 55 et 57).

Le choix se fait en comparant les recettes, les contraintes et les risques de chaque formule.

La vacance réglementaire

Depuis le 1er janvier 2025, un logement doit atteindre au moins la classe F du DPE pour être considéré comme décent lors d'un nouveau bail ou d'un renouvellement, puis la classe E à partir du 1er janvier 2028 et la classe D à partir du 1er janvier 2034 (ecologie.gouv.fr). Un logement classé G ne peut donc plus être reloué en l'état. Le départ du locataire d'un tel logement doit déclencher les travaux, idéalement préparés à l'avance (chapitre 66).

D'autres blocages sont administratifs, comme un permis de louer en attente dans une commune qui l'a instauré, un diagnostic expiré ou un défaut de décence relevé à la pré-visite. Ils se préviennent par l'inventaire des échéances de chaque lot, mis à jour à chaque relocation.

La vacance prolongée et ses conséquences

Les taxes sur les logements vacants

En 2026, la taxe sur les logements vacants frappe, dans les communes situées en zone tendue, les logements vacants depuis au moins un an au 1er janvier, au taux de 17 % de la valeur locative la première année puis 34 %. Ailleurs, la commune peut instituer une taxe d'habitation sur les logements vacants après plus de deux années de vacance. Les règles sont présentées dans le Guide du bailleur privé, Les autres impôts et taxes du bailleur.

À partir des impositions de 2027, une taxe unique sur la vacance des locaux d'habitation remplace ces deux taxes. En zone tendue, elle s'applique de plein droit après un an de vacance au 1er janvier, aux taux de 17 % puis 34 %, que la commune peut porter jusqu'à 30 % puis 60 %. Ailleurs, elle s'applique sur délibération après deux ans de vacance, à un taux plafonné à 50 % (service-public.gouv.fr).

Exemple illustratif. Un logement situé en zone tendue, d'une valeur locative de 2 400 €, reste vide plus d'un an sans démarche de location. Au taux de 17 %, la taxe s'élève à 408 € la première année, puis à 816 € au taux de 34 %. Si la commune porte les taux au maximum permis à partir de 2027, soit 30 % puis 60 %, la taxe atteint 720 € puis 1 440 €. Sur un parc où plusieurs lots sont laissés vides en attendant des travaux jamais lancés, ces montants se cumulent.

Ces taxes ne sont pas dues lorsque la vacance est indépendante de la volonté du propriétaire, par exemple pour un logement proposé à la location ou à la vente au prix du marché sans trouver preneur. Elles ne le sont pas non plus lorsque le logement a été occupé plus de quatre-vingt-dix jours de suite au cours de la période de référence. Conservez donc les annonces datées, les mandats et les échanges avec les candidats pour chaque lot vacant.

Le meublé vacant au 1er janvier

Un logement meublé non loué au 1er janvier peut être soumis à la taxe d'habitation sur les résidences secondaires au nom du propriétaire, pour l'année entière. Les locaux meublés aménagés et réservés exclusivement à la location peuvent en être exclus, à condition que cette exclusivité soit réelle et démontrable. Ce point est développé au chapitre 84.

Sur un parc meublé, repérez en décembre les lots qui seront vides au 1er janvier. Une date d'entrée fixée avant cette date, lorsque c'est possible, évite la question.

La déclaration d'occupation

Tout propriétaire déclare dans son espace sur le site de l'administration fiscale la situation d'occupation de chacun de ses logements, loué, occupé ou vacant, ainsi que l'identité des occupants. La déclaration n'est à refaire qu'en cas de changement, avant le 1er juillet de l'année suivante. Une omission ou une erreur expose à une amende de 150 € par local (article 1770 terdecies du Code général des impôts). Sur un parc qui tourne, la mise à jour se fait à chaque relocation, faute de quoi des taxes de vacance peuvent être réclamées à tort sur des lots loués.

La déduction des charges d'un lot vacant

Au régime réel des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les charges d'un lot temporairement vide entre deux locataires suivent en principe le régime des charges de l'activité de location. Une vacance prolongée sans recherche effective de locataire peut en revanche être discutée par l'administration, qui peut y voir un bien réservé à un autre usage. En location nue, un logement vide est présumé réservé à la jouissance du propriétaire, sauf preuve contraire (BOI-RFPI-CHAMP-20-20). Dans les deux cas, la preuve de la mise en location est décisive. Pour un cas précis, rapprochez-vous de votre expert-comptable.

Le seuil de recettes du statut de loueur professionnel

La vacance réduit les recettes. Pour un loueur proche des seuils du statut de loueur en meublé professionnel (LMP), elle peut faire perdre la condition de recettes supérieures à 23 000 € par an, appréciée sur l'ensemble du foyer fiscal (chapitre 2). Les indemnités d'assurance qui garantissent les loyers entrent dans les recettes. Une garantie de loyers impayés ou une garantie de vacance locative a donc aussi un effet sur le statut.

Exemple illustratif. Un loueur détient quatre studios meublés loués 550 € par mois charges comprises, soit 26 400 € de recettes potentielles par an. Si chaque studio reste vide deux mois dans l'année, les recettes tombent à 22 000 € et la première condition du statut n'est plus remplie. Les conséquences sur les cotisations sociales, les déficits et les plus-values sont présentées aux chapitres 2 et 3.

L'assurance et la sécurité du lot vide

Les contrats d'assurance comportent souvent des clauses propres aux locaux inoccupés au-delà d'une certaine durée, qui peuvent réduire certaines garanties ou imposer des mesures comme la coupure de l'eau. Lisez-les et respectez-les (chapitre 116). Un lot vide expose aussi à l'occupation illicite. Visitez-le régulièrement, faites relever le courrier et conservez les preuves de vos démarches de location. La conduite à tenir face à une occupation sans droit est présentée dans le Guide du bailleur privé, Squat, occupation sans droit ni titre et fraudes.

La banque

Les financements d'un parc reposent sur les loyers. Une vacance durable réduit la couverture des échéances et peut fragiliser la relation bancaire, en particulier lorsque le prêt comporte des engagements de ratio. Prévenez votre banque d'une vacance importante et expliquez les mesures prises, plutôt que de la laisser la découvrir dans vos comptes (chapitre 37).

Un exemple chiffré sur 36 lots

Le parc et la vacance de l'année

Exemple illustratif, sans valeur de référence. Un loueur en meublé professionnel exploite 36 lots au loyer moyen de 640 € par mois hors charges, soit 276 480 € de loyers potentiels par an. Au cours de l'année, il enregistre quatorze départs avec une vacance moyenne de 0,8 mois par relocation, deux lots neutralisés trois mois chacun pour travaux, un lot resté vide cinq mois faute de candidat et un lot retiré quatre mois de la location en vue de sa vente.

Le lot mis en vente est retiré du périmètre pour ses quatre mois de vacance volontaire. Les loyers potentiels retenus s'établissent alors à 273 920 €.

La vacance financière atteint environ 5,2 % et le taux d'occupation financier environ 94,8 %. La durée moyenne de relocation de 0,8 mois représente environ vingt-quatre jours par départ.

La lecture et les actions

La relocation représente la moitié de la perte. Si le loueur ramène la vacance moyenne à 0,4 mois par départ en lançant la commercialisation dès le congé et en préparant les travaux pendant le préavis, il récupère 3 584 € par an et la vacance financière tombe à environ 3,9 %. Le lot resté vide cinq mois appelle une analyse propre du loyer et du produit. Les travaux, enfin, gagneraient à être programmés au moment des départs naturels plutôt qu'en cours d'année.

Cet exemple montre l'intérêt de la décomposition. Un taux global de 5,2 % ne dit pas où agir. Le tableau par cause désigne immédiatement le processus de relocation comme premier levier.

Piloter la vacance au quotidien

La revue mensuelle

Chaque mois, passez en revue la liste des lots vides et des congés reçus. Pour chaque lot vide, notez la cause, la date de départ, la date de publication de l'annonce, le nombre de contacts et de visites et la date d'entrée prévue. Un lot vide depuis plus de trente jours sans candidat retenu fait l'objet d'une analyse et d'une décision écrite, qu'il s'agisse d'une baisse de loyer, d'une nouvelle annonce ou de travaux.

Les indicateurs

Suivez au minimum le taux de vacance financière par cause, la durée moyenne de relocation, la part des relocations sans vacance et le nombre de lots vacants depuis plus de trente jours. Comparez-les d'un immeuble à l'autre et d'une année à l'autre. Les définitions et le tableau de bord mensuel sont présentés au chapitre 17.

Petit parc et grand parc

Les cas particuliers

La colocation et la location à la chambre

En colocation à baux individuels, chaque chambre est une unité locative et sa vacance se mesure séparément. Le départ d'un colocataire n'affecte pas les autres, mais la relocation doit tenir compte de la vie commune et du profil des occupants en place. En bail unique, le départ d'un colocataire ne crée pas de vacance tant que la solidarité joue, mais la recherche d'un remplaçant reste à organiser (chapitre 54).

Les locaux non résidentiels

Un local commercial ou professionnel vacant obéit à d'autres logiques, avec des délais de commercialisation souvent plus longs et des négociations sur les franchises de loyer ou les travaux d'aménagement. Mesurez sa vacance séparément de celle des logements, faute de quoi elle fausse les indicateurs du parc d'habitation (chapitre 53).

Le couple et les recettes du foyer

Le seuil de 23 000 € du statut de loueur professionnel s'apprécie sur les recettes de location meublée de l'ensemble du foyer fiscal. La vacance d'un lot détenu par un conjoint réduit donc les recettes prises en compte pour les deux. Un couple proche du seuil suit la vacance de tous ses lots meublés ensemble, y compris ceux détenus par une société de personnes à proportion des droits de chacun (chapitre 2).

Le parc qui combine location nue et meublée

Les conséquences d'une vacance diffèrent selon la nature du lot. Pour un logement nu, la vacance prolongée relève des taxes sur les logements vacants et des règles des revenus fonciers. Pour un logement meublé, s'y ajoutent la question de la taxe d'habitation au 1er janvier et l'effet sur le statut de loueur professionnel. Suivez donc la vacance par catégorie, car une même durée de vide n'a pas le même coût.

La location de courte durée pour combler la vacance

Louer un lot vide quelques semaines en meublé de tourisme en attendant un locataire paraît simple. Dans une commune qui réglemente le changement d'usage, cette location suppose en principe une autorisation, ainsi qu'un enregistrement et la collecte de la taxe de séjour (chapitre 57). Un bail mobilité, d'une durée d'un à dix mois pour un locataire notamment en formation, en études supérieures, en stage ou en mission temporaire, offre souvent une solution plus sûre (chapitre 53).

Les lots acquis vides

Un lot acheté vide n'entre dans le périmètre de la vacance qu'à partir de sa mise en location, après les travaux de remise en état. Distinguez dans vos indicateurs la période de travaux initiale de la vacance d'exploitation. Le délai de mise en location après acquisition reste toutefois un indicateur utile de l'efficacité de vos opérations (chapitre 49).

Les erreurs fréquentes

• Attendre le départ du locataire pour publier l'annonce et organiser les travaux.
• Omettre la clause de visite dans les modèles de bail.
• Mesurer la vacance sans distinguer ses causes, ou en y mêlant les lots volontairement retirés.
• Baisser durablement un loyer en zone tendue sans avoir vérifié que la vacance tenait au prix.
• Relancer la relocation d'un logement classé G sans travaux préalables.
• Oublier la mise à jour de la déclaration d'occupation à chaque changement de locataire.
• Laisser un meublé vide au 1er janvier sans mesurer l'exposition à la taxe d'habitation sur les résidences secondaires.
• Ne pas conserver les preuves de mise en location d'un lot durablement vacant.
• Négliger l'effet de la vacance sur le seuil de recettes du statut de loueur professionnel.
• Combler une vacance par de la courte durée sans vérifier le changement d'usage.

Ce que coûtent ces erreurs

Exemples illustratifs. Les montants reprennent les hypothèses du chapitre, avec un loyer de 640 € par mois, soit environ 21,04 € par jour.

Les points de vigilance de l'administration

L'administration fiscale s'appuie sur la déclaration d'occupation pour établir les taxes sur la vacance et la taxe d'habitation. Un lot déclaré vacant à tort génère une imposition à contester, un lot déclaré loué à tort expose à l'amende. Lors d'une réclamation, c'est au propriétaire de prouver que la vacance était indépendante de sa volonté, par des annonces datées, des mandats et des échanges avec les candidats.

Au titre des revenus, l'administration peut discuter la déduction des charges d'un lot durablement vide sans recherche effective de locataire, ainsi que le maintien du statut de loueur professionnel lorsque les recettes chutent. Pour un meublé vide au 1er janvier, elle peut aussi contester l'exclusivité de la location qui écarte la taxe d'habitation. Un dossier par lot vacant, tenu au fil de la vacance, répond à ces trois questions.

Liste de contrôle

• Le loyer potentiel de chaque lot est défini et la vacance volontaire est exclue du périmètre.
• Chaque période de vacance est classée par cause dès sa survenance.
• La commercialisation démarre le jour de la réception du congé.
• Tous les baux comportent la clause de visite pendant le préavis.
• Une pré-visite a lieu avant chaque départ pour préparer les travaux.
• Les diagnostics, la classe énergétique et le permis de louer éventuel sont vérifiés avant la relocation.
• Le loyer de relocation respecte l'encadrement applicable et figure avec le dernier loyer dans le bail.
• Les lots vides depuis plus de trente jours font l'objet d'une analyse et d'une décision écrite.
• Les annonces, mandats et échanges sont conservés pour chaque lot vacant.
• La déclaration d'occupation est mise à jour à chaque changement.
• Les meublés vides au 1er janvier sont repérés en décembre.
• Les clauses d'inoccupation de l'assurance sont connues et les lots vides visités régulièrement.
• Les recettes annuelles sont suivies au regard du seuil de 23 000 € du statut de loueur professionnel.
• Les recettes du conjoint et des sociétés de personnes sont prises en compte dans ce suivi.
• Toute location de courte durée destinée à combler une vacance est précédée d'une vérification du changement d'usage.