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Guide des sociétés immobilières, chapitre 139

Les interlocuteurs

À jour au

Une société immobilière ne parle pas aux mêmes interlocuteurs qu'un bailleur en nom propre. Elle existe par son immatriculation au greffe, déclare ses résultats au service des impôts des entreprises (SIE), fait constater ses actes importants par un notaire ou un avocat et confie souvent ses comptes à un expert-comptable. Ses associés restent les interlocuteurs du service des impôts des particuliers (SIP) pour leur propre déclaration. Lorsqu'un conflit, une difficulté ou la fin de la société survient, le juge, le médiateur, l'administrateur provisoire ou le liquidateur entrent en scène.

Ce chapitre présente chacun d'eux avec son rôle, le moment où vous adresser à lui, ce qu'il faut lui apporter, son coût lorsque le guide le chiffre et les chapitres qui en parlent. Il vaut pour la société civile immobilière (SCI) à l'impôt sur le revenu (IR) comme pour la société soumise à l'impôt sur les sociétés (IS), la société à responsabilité limitée (SARL) de famille, la société par actions simplifiée (SAS) et la société en nom collectif (SNC). Les interlocuteurs communs à tous les bailleurs sont présentés dans le Guide du bailleur privé, Les interlocuteurs du bailleur. Les règles et montants sont ceux en vigueur au 25 octobre 2026.

La vue d'ensemble

InterlocuteurRôle pour la sociétéCoût en 2026Chapitres
Guichet unique et greffeImmatriculation, modifications, dépôt des comptes, radiation60,38 € l'immatriculation d'une société civile16, 97, 123
Institut national de la propriété industrielle (INPI)Guichet, registre national, accès aux bénéficiaires effectifs19,33 € puis 35,36 € par modification16, 17
SIEDéclarations, options, enregistrement des actesGratuit58, 71, 117
SIPDéclaration de chaque associéGratuit59, 65, 66
NotaireActes authentiques, apports, ventes, donations, partagesÉmoluments réglementés14, 105, 123
AvocatStatuts, cessions contresignées, contentieuxHonoraires sous convention34, 103
Expert-comptableComptes, déclarations, conseilHonoraires sous lettre de mission95, 96, 103
Commissaire aux comptesCertification au-delà de seuilsHonoraires libres103
BanqueCompte, prêts, garantiesSelon contrat21, 36, 37
AssureurContrats de la société, sinistresPrimes38, 52
Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf)Situation sociale du gérant rémunéréGratuit75, 79, 82
Juge et médiateurLitiges, mesures urgentes, autorisationsAvocat, médiateur30, 34
Administrateur provisoireGestion d'une société paralyséePayé par la société30, 34
LiquidateurLiquidation amiable ou judiciaireFixé par la décision qui le nomme122 à 124, 129
Comité de l'abus de droit fiscalAvis sur un redressement pour abus de droitGratuit132
RescritPosition de l'administration avant d'agirGratuit94, 132

Le gérant représente la société auprès de tous ces interlocuteurs, dans la limite de l'objet social et de ses pouvoirs (chapitres 15 et 23). Toute délégation à l'expert-comptable, à un administrateur de biens ou à un cogérant doit être écrite. Un gérant suppléant évite que la société reste sans voix en cas de décès ou d'incapacité (chapitre 22).

Le guichet unique et le greffe

Le rôle et le moment

Toutes les formalités se déposent en ligne sur le guichet des formalités des entreprises, géré par l'INPI. La société est inscrite au registre national des entreprises (RNE) et au registre du commerce et des sociétés (RCS) tenu par le greffe du tribunal de commerce du siège, SCI comprises. L'Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) attribue le numéro du système d'identification du répertoire des entreprises (SIREN) et le code d'activité. Le greffe contrôle la concordance entre statuts, annonce légale, formulaire et déclaration des bénéficiaires effectifs (chapitre 16).

Vous y passez à la création, puis dans le mois de chaque décision qui modifie une mention publiée, comme un changement de gérant, de siège, d'objet ou de capital. Depuis le décret n° 2026-340 du 30 avril 2026, une cession de parts de société civile n'est opposable aux tiers qu'après le dépôt des statuts modifiés. Une SARL ou une SAS dépose ses comptes dans le mois de leur approbation, ou dans les deux mois en ligne, alors que la SCI n'y est pas tenue. La dissolution, la clôture et la radiation passent aussi par le guichet, chaque fois dans le mois (chapitres 97, 122 et 123).

Ce qu'il faut apporter

Pour immatriculer une société civile, réunissez les statuts signés avec l'état des actes de la période de formation, un justificatif du siège, l'attestation de parution de l'annonce, la pièce d'identité et la déclaration sur l'honneur de chaque associé, la déclaration de non-condamnation et la filiation du gérant, ainsi que la déclaration des bénéficiaires effectifs. Un mandataire, avocat, notaire ou expert-comptable, peut déposer à votre place. Une pièce manquante se fournit dans les quinze jours ouvrables du récépissé (chapitre 16).

Le coût

En 2026, l'immatriculation coûte 60,38 € pour une société civile et 33,83 € pour une société commerciale, plus 19,33 € pour les bénéficiaires effectifs. L'extrait Kbis coûte 3,06 € en ligne. L'annonce légale de constitution est un forfait annuel fixé par arrêté. Le dépôt des comptes se situait autour de 45 € au début de 2026, selon les éditeurs spécialisés. Son défaut est puni d'une amende de 1 500 €, portée à 3 000 € en récidive (chapitres 16 et 97).

L'exemple suivant est repris du chapitre 16. Deux associés créent une SCI au capital de 1 000 € en numéraire. Immatriculation, bénéficiaires effectifs et annonce légale retenue à 230 € coûtent 309,71 €. Avec 1 500 € d'honoraires de rédaction, le total atteint 1 809,71 €, un écart à juger au regard des blocages que des statuts adaptés évitent.

L'INPI et le registre des bénéficiaires effectifs

Toute société déclare les personnes physiques qui la détiennent ou la contrôlent, au-delà de 25 % du capital ou des droits de vote ou par d'autres moyens. La déclaration est déposée avec l'immatriculation, puis mise à jour dans les trente jours de chaque donation, cession, décès, divorce ou changement de gérant retenu à titre subsidiaire. Préparez un dossier de calcul par personne, chaînes de sociétés, parts démembrées, indivises ou détenues par des mineurs comprises (chapitre 17).

L'accès du public est restreint depuis le 31 juillet 2024. Un tiers qui justifie d'un intérêt légitime dépose une demande gratuite à l'INPI, sur data.inpi.fr ou au greffe. Il obtient alors un certificat valable trois ans. Le notaire et la banque comparent le registre avec leurs informations et signalent les divergences au greffe, qui peut mettre la société en demeure de régulariser dans les trois mois puis la radier d'office (chapitre 17).

Chaque modification coûte 35,36 € en 2026. Depuis la loi n° 2026-403 du 26 mai 2026, les amendes atteignent 200 000 € pour le représentant légal et 1 000 000 € pour la société. À titre d'illustration, une donation qui modifie le capital d'une holding détenant quatre SCI impose cinq déclarations modificatives, soit 176,80 € (chapitre 17).

L'administration fiscale

Le service des impôts des entreprises

Le SIE reçoit la déclaration n° 2072 d'une SCI à l'IR ou la liasse n° 2065 d'une société à l'IS, la notification d'option pour l'IS avant la fin du troisième mois de l'exercice visé, les déclarations de cotisation foncière des entreprises (CFE) et l'option pour la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) d'un local professionnel. Il enregistre dans le mois l'acte de cession de parts, avec la déclaration n° 2048-M d'un cédant particulier, ainsi que l'acte de dissolution. Il délivre le certificat fiscal exigé pour la radiation (chapitres 53, 58, 71, 100, 117, 122 et 123).

Le contact passe par l'espace professionnel de la société, créé dès l'attribution du SIREN, dont la messagerie garde une trace datée. Son service « Gérer mes biens immobiliers » sert à déclarer l'occupation de chaque local. Interrogez le SIE avant une déclaration n° 2072 rectificative ou sur la CFE d'une société à l'IS qui loue nu. En difficulté, demandez des délais de paiement avant l'incident. Les majorations, jamais l'impôt, peuvent faire l'objet d'une remise gracieuse (chapitres 58, 69, 100, 104 et 129).

Pour l'option pour l'IS, apportez une notification signée selon les statuts ou par tous les associés, qui mentionne la dénomination, le siège, l'identité de chaque associé et la répartition du capital. Conservez la preuve de dépôt. Pour une cession, apportez l'acte dans la forme exigée depuis le 27 juin 2026 et le paiement du droit de 5 %, assis sur le prix ou la valeur vénale des parts sans ajout du passif social. La dissolution sans transmission supporte un droit fixe de 375 € ou de 500 € selon que le capital est inférieur à 225 000 € ou non (chapitres 71, 117 et 122).

Le service des impôts des particuliers

Chaque associé déclare au SIP la quote-part figurant sur l'attestation de la société, par report direct, au micro-foncier ou sur la déclaration n° 2044, ainsi que les intérêts de ses emprunts personnels, ses dividendes, ses intérêts de compte courant et son impôt sur la fortune immobilière (IFI). Il y module ses acomptes de prélèvement à la source et corrige sa déclaration après une attestation rectifiée. L'associé non-résident relève du SIP des non-résidents, joint par la messagerie de son espace particulier. Une question sur la déclaration de la société relève du SIE. Une demande mal orientée retarde son traitement (chapitres 58, 59, 65 et 66).

Le contrôle fiscal

La société et chaque associé reçoivent leur proposition de rectification et disposent de trente jours pour répondre, prorogés de trente jours sur demande. Le désaccord se porte devant le supérieur hiérarchique puis, après une vérification, devant l'interlocuteur départemental, avant la mise en recouvrement. La commission départementale des impôts directs et des taxes sur le chiffre d'affaires connaît du résultat d'une société à l'IS, non des revenus fonciers. La commission départementale de conciliation connaît de la valeur des parts en droits d'enregistrement. Apportez statuts, procès-verbaux, déclarations, factures, baux, tableaux d'amortissement, conventions de compte courant et, en comptabilité informatisée, le fichier des écritures comptables (FEC) (chapitres 70 et 104).

Le comité de l'abus de droit fiscal

Le comité rend un avis lorsque l'administration écarte un acte sur le fondement de l'article L64 ou L64 A du livre des procédures fiscales (LPF). Présidé par un conseiller d'État, il réunit aussi un conseiller à la Cour de cassation, un avocat fiscaliste, un conseiller maître à la Cour des comptes, un notaire, un expert-comptable et un professeur agrégé (chapitre 132).

La demande de saisine se forme dans les trente jours de la réponse de l'administration à vos observations. Le délai est franc et une demande tardive est forclose. La saisine suspend la mise en recouvrement. Vous disposez de trente jours pour répondre au rapport de l'administration et pouvez être entendu. Apportez la note datée exposant les objectifs de l'opération, les évaluations, la preuve des flux et celle de l'exécution des engagements. La charge de la preuve reste à l'administration quel que soit l'avis (chapitre 132).

La saisine est gratuite. L'enjeu tient aux pénalités, soit une majoration de 80 % ramenée à 40 % lorsqu'il n'est pas établi que le contribuable a eu l'initiative principale ou le principal bénéfice des actes, plus l'intérêt de retard dont toutes les parties sont solidaires. En 2025, le comité a rendu 13 avis favorables et 17 avis défavorables à l'administration (chapitre 132).

Le rescrit

Le rescrit permet d'obtenir une position de l'administration avant d'agir (chapitres 94 et 132).

RescritObjetDélaiSilence
Article L64 B du LPFAbus de droit, articles L64 et L64 ASix moisL'abus de droit ne peut plus être opposé
Article L80 B 1° du LPFTexte ou situation de faitTrois moisAucun accord tacite
Article L80 B 9° bis du LPFNon-application de l'article 205 A à une société à l'ISÀ demander au serviceÀ vérifier avant le dépôt

Le guide le recommande pour la qualification d'une activité qui menace le maintien à l'IR, l'éligibilité d'une SAS meublée à l'option de l'article 239 bis AB, la fusion de SCI à l'IR, la détention de parts de société de construction-vente par une SCI patrimoniale et tout montage important (chapitres 68, 80, 120 et 133). Le rescrit valeur de l'article L18 du LPF n'est pas ouvert à une SCI de location (chapitre 107). La demande décrit personnes et actifs, expose l'opération acte par acte avec les projets d'actes, énonce les motifs non fiscaux et vise le texte invoqué. La garantie ne vaut que pour l'opération réalisée exactement comme décrite, après la réponse ou l'expiration du délai.

Les professionnels du droit et du chiffre

Le notaire

Officier public, le notaire est obligatoire pour toute donation et tout acte soumis à la publicité foncière, comme l'apport d'un immeuble ou sa vente par la société. Depuis le 27 juin 2026, l'article 1865-1 du Code civil, issu de l'article 68 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, exige à peine de nullité que la cession de parts d'une société à prépondérance immobilière soit constatée par acte authentique, par acte contresigné par avocat ou, dans les cas où il y est habilité, par acte de l'expert-comptable de la société (chapitres 103 et 117).

Consultez-le avant un apport, une donation, un partage et dès le décès d'un associé. Apportez les statuts à jour, l'extrait d'immatriculation, la décision des associés, l'évaluation des immeubles, une situation de la société et, pour une donation, les donations des quinze dernières années (chapitres 14, 105 et 108).

Ses émoluments réglementés s'ajoutent aux droits, taxes et débours. Pour une donation, le barème applique 4,837 % hors taxes jusqu'à 6 500 €, 1,995 % jusqu'à 17 000 €, 1,330 % jusqu'à 60 000 € et 0,998 % au-delà, soit environ 1 994 € hors taxes sur 150 000 € de parts. Exigez un devis qui sépare émoluments, honoraires, taxes et débours (chapitres 103 et 105).

L'avocat

L'avocat conseille, rédige et représente. Il intervient sur les statuts, la cession de parts par acte qu'il contresigne, la transformation, les conflits entre associés, le contrôle fiscal et l'abus de droit. Un acte qu'il rédige sans le contresigner ne satisfait pas l'article 1865-1. Devant le tribunal judiciaire comme devant le tribunal de commerce, sa représentation est obligatoire au-delà de 10 000 € (chapitres 34 et 103).

Apportez statuts, procès-verbaux, registre, comptes, état des comptes courants, actes de caution et correspondance. Ses honoraires sont libres, sous une convention écrite qui précise mission, livrables et frais. Pour la rédaction des statuts, la fiche officielle citée au chapitre 16 retient un ordre de grandeur de 1 000 € à 2 500 €. Les différends sur les honoraires vont devant le bâtonnier (chapitres 16 et 103).

L'expert-comptable

Seul un professionnel inscrit à l'ordre peut tenir les comptes d'autrui à titre habituel. Le gérant peut tenir lui-même ceux de sa SCI, mais non confier ce travail rémunéré à un tiers non inscrit. La mission couvre la comptabilité, la déclaration n° 2072 ou la liasse, les comptes courants, l'amortissement à l'IS et l'imprimé fiscal unique (IFU) des distributions. L'expert-comptable rédige des actes juridiques à titre accessoire, comme le procès-verbal annuel (chapitres 95, 96 et 103).

Associez-le avant une option pour l'IS, une acquisition, une distribution, une cession ou une donation de parts et dès l'annonce d'un contrôle. Le chapitre 103 recommande un rendez-vous d'automne. Transmettez spontanément ce qu'aucun relevé ne montre, comme un bail conclu ou résilié, l'occupation gratuite d'un bien, la nature des travaux, un mouvement de parts, le changement de résidence d'un associé ou une location meublée ponctuelle.

Ses honoraires, libres, figurent dans la lettre de mission. Le chapitre 103 retient des hypothèses de 600 € à 1 200 € hors taxes par an pour une SCI à l'IR d'un ou deux logements et de 2 400 € à 2 800 € pour une SCI à l'IS de cinq logements. Dans son exemple, 900 € hors taxes, soit 1 080 € pour une SCI qui ne récupère pas la TVA, sont déductibles des revenus fonciers. À 47,2 % d'imposition, l'économie atteint 509,76 € et le coût net 570,24 €.

Le commissaire aux comptes et les autres commissaires

Le commissaire aux comptes certifie les comptes sans les tenir. Une société civile doit en désigner un si elle dépasse deux des trois seuils de 50 salariés, 3,1 millions d'euros de chiffre d'affaires hors taxes et 1,55 million d'euros de total de bilan. Pour une SARL, une SAS ou une SNC, les seuils sont de 5 millions d'euros de bilan, 10 millions de chiffre d'affaires et 50 salariés, réduits de moitié pour une société contrôlée par une entité elle-même tenue d'en avoir un. Une SCI familiale n'atteint pas ces seuils, un groupe peut y arriver (chapitre 103).

Dans une SARL ou une SAS, le commissaire aux apports évalue les apports en nature, sauf dispense unanime lorsque chaque apport est inférieur à 30 000 € et leur total au plus égal à la moitié du capital (chapitre 13). Le commissaire à la transformation est requis lorsqu'une société devient SAS sans commissaire aux comptes (chapitre 119).

La banque, l'assureur et l'Urssaf

La banque

La banque examine les statuts, le bien et ses loyers, la situation de chaque associé pour le taux d'effort calculé par transparence et, pour un groupe, l'endettement consolidé. Apportez les statuts, l'extrait d'immatriculation, les comptes ou déclarations n° 2072, l'état des prêts et des baux, puis pour chaque associé ses avis d'imposition, revenus, patrimoine et crédits. Informez-la avant une cession de parts, une transformation ou une dissolution, car une clause de changement de contrôle peut rendre le prêt exigible (chapitres 36 et 119).

Avant le 31 mars de chaque année, elle doit indiquer à chaque caution personne physique la dette restant due au 31 décembre, sous peine de déchéance des intérêts correspondants (chapitre 37). Une société qui se voit refuser un compte peut demander à la Banque de France de lui désigner un établissement tenu de l'ouvrir (chapitre 21).

L'assureur

Le contrat désigne la société comme souscripteur et assurée. Un contrat resté au nom d'un associé expose à un refus de garantie. Obtenez l'attestation avant la signature de l'acte d'achat et signalez tout changement d'usage, location meublée, courte durée ou occupation par un associé. En cas de sinistre, le gérant déclare au nom de la société avec le titre de propriété, l'extrait d'immatriculation, les baux, les états des lieux et les photographies datées. L'indemnité est encaissée par la société. L'action se prescrit par deux ans (chapitres 38 et 52).

L'Urssaf

Le gérant majoritaire de SARL relève du statut de travailleur non salarié, même non rémunéré, alors que le président de SAS est assimilé salarié. Le guide recommande de faire confirmer par l'Urssaf le régime du gérant de SCI avant sa première rémunération, la situation des associés d'une SNC qui loue et celle d'une location de courte durée en société de personnes au regard du seuil de 23 000 € applicable aux particuliers. Décrivez la répartition des parts dans la famille, l'activité réelle et la rémunération envisagée (chapitres 50, 75, 79 et 82).

Le juge et le médiateur

Le tribunal compétent

Les litiges d'une société civile, SCI à l'IS comprise, relèvent du tribunal judiciaire du siège. Ceux d'une SARL, d'une SAS ou d'une SNC relèvent du tribunal de commerce. Depuis le 1er janvier 2025 et pour quatre ans, douze tribunaux des activités économiques connaissent des procédures amiables et collectives de tout débiteur, SCI comprises, à Avignon, Auxerre, Le Havre, Le Mans, Limoges, Lyon, Marseille, Nancy, Nanterre, Paris, Saint-Brieuc et Versailles (chapitres 34 et 129).

Le juge des référés ordonne les mesures urgentes et, avant tout procès, les mesures d'instruction justifiées par un motif légitime (article 145 du Code de procédure civile). Au fond, il peut révoquer le gérant de société civile pour cause légitime, autoriser le retrait pour justes motifs, désigner un expert sur la valeur des parts ou prononcer la dissolution. Un litige d'au plus 5 000 € n'est pas susceptible d'appel. Apportez statuts, procès-verbaux, convocations sans effet, demandes d'information écrites, comptes et évaluation récente (chapitres 30, 31, 32, 34 et 124).

Le juge des tutelles autorise les actes d'un associé mineur visés par l'article 387-1 du Code civil, sur requête des administrateurs légaux déposée avant la signature avec un dossier chiffré. En cas d'opposition d'intérêts, il désigne un administrateur ad hoc (chapitre 20).

Le médiateur et le conciliateur

La médiation conventionnelle est conduite par un médiateur choisi et rémunéré par les associés. La conciliation par un conciliateur de justice est gratuite. Ces démarches suspendent la prescription. Une clause statutaire de médiation préalable est valable et l'action engagée sans l'avoir mise en œuvre est irrecevable depuis un arrêt de chambre mixte du 14 février 2003. L'accord n'est exécutoire qu'homologué ou, contresigné par les avocats, revêtu de la formule exécutoire. Ces outils sont détaillés dans le Guide du bailleur professionnel, La médiation et les modes amiables (chapitres 30 et 34).

L'administrateur provisoire et le mandataire ad hoc

L'administrateur provisoire remplace temporairement les organes de gestion. La jurisprudence ne l'admet que si le fonctionnement normal est impossible et que la société est menacée d'un péril imminent. Il se demande au président du tribunal, le plus souvent en référé, pour passer un cap comme l'approbation des comptes ou une vente promise. Il est rémunéré par la société. Le chapitre 124 conseille de le demander à titre subsidiaire dans une action en dissolution (chapitres 30 et 34).

Le mandataire ad hoc reçoit une mission précise, comme convoquer une assemblée que le gérant refuse de réunir. Dans une société en difficulté qui n'est pas en cessation des paiements, le mandat ad hoc est aussi une procédure amiable et confidentielle demandée par le dirigeant, dont la rémunération est fixée par écrit au départ (chapitres 34 et 129).

Le liquidateur

Le liquidateur amiable est nommé par les statuts, les associés ou, à défaut, le juge. Gérant, associé ou tiers, il représente la société dissoute, vend les biens, paie les dettes, rembourse comptes courants et apports puis partage le solde. Il ne peut pas acquérir les biens de la société. Remettez-lui un inventaire de l'actif, du passif, des cautions et des contrats ainsi que l'historique de chaque immeuble. Sa rémunération est fixée par la décision qui le nomme et il répond de ses fautes, notamment s'il partage avant de payer un impôt (chapitres 122 et 123).

La clôture doit intervenir dans les trois ans de la dissolution, sinon le tribunal peut être saisi. La radiation se demande dans le mois de la publication de la clôture avec les comptes définitifs approuvés, l'attestation de parution, le certificat fiscal et une attestation de vigilance ou d'absence de salarié. Dans l'exemple du chapitre 124, un liquidateur qui omet la déclaration de résultat d'une SCI à l'IS dont l'IS atteint 55 750 € expose la société à 5 575 € de majoration en cas de dépôt spontané tardif. Elle passe à 22 300 € faute de dépôt dans les trente jours d'une mise en demeure (chapitres 123 et 124).

En liquidation judiciaire, le liquidateur représente la société et le gérant est dessaisi. En sauvegarde ou en redressement, le gérant garde en général la gestion sous la surveillance du juge-commissaire et du mandataire judiciaire. Les créanciers, associés titulaires de comptes courants compris, déclarent leurs créances dans les deux mois de la publication du jugement au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (chapitre 129).

Qui contacter selon la situation

SituationPremier interlocuteurEnsuiteChapitres
CréationExpert-comptable ou avocatNotaire si apport, banque, guichet unique, SIE10, 16, 21
AcquisitionBanque et notaireAssureur, SIE35, 36, 52
Option pour l'ISExpert-comptableSIE pour la notification71
Donation de partsNotaireExpert-comptable, guichet unique105, 107
Cession de partsNotaire, avocat ou expert-comptable habilitéSIE, greffe, banque117
Conflit entre associésMédiateur ou avocatJuge, administrateur provisoire30, 34
Contrôle fiscalExpert-comptableAvocat fiscaliste, commission, comité70, 132
Difficulté de trésorerieBanque et service des impôtsMandataire ad hoc, tribunal129
DissolutionAssociés et liquidateurNotaire, SIE, guichet unique122, 123

Organiser ses interlocuteurs pas à pas

  1. Dressez la liste des interlocuteurs de chaque société et, à part, de chaque associé.
  2. Notez pour chacun la compétence, le numéro de dossier, le canal de contact et la personne habilitée.
  3. Ouvrez les espaces en ligne de chaque société et de chaque associé ainsi que le compte du guichet unique.
  4. Formalisez les missions par une lettre de mission et une convention d'honoraires, avec le tableau de répartition des tâches (chapitre 103).
  5. Inscrivez les échéances au calendrier de la société (chapitre 102).
  6. Confirmez par écrit chaque échange oral important et classez-le au dossier permanent.
  7. Relisez le répertoire à chaque approbation des comptes et après tout changement de gérant.

Un échange oral ne protège personne. Après chaque appel important, adressez un message écrit qui résume la question, la réponse obtenue et le nom de votre interlocuteur, par la messagerie sécurisée lorsqu'elle existe. Conservez vous-même une copie annuelle des tableaux pluriannuels, des états de comptes courants et des preuves de dépôt, pendant dix ans au moins (chapitre 78). Le jour d'un changement de cabinet, d'un décès ou d'une mésentente, la société dispose ainsi de ses données sans dépendre d'un ancien prestataire (chapitre 103).

Les situations particulières

Dans un couple, l'expert-comptable tient les comptes de la société, pas ceux du couple. Faites valider par le notaire la qualification des apports et des avances. En cas de séparation, chaque associé consulte son propre avocat (chapitres 18, 19 et 103). Pour un associé mineur, le notaire identifie les actes soumis au juge des tutelles (chapitre 20). Pour des parts démembrées, la lettre de mission prévoit l'envoi des documents à l'usufruitier et au nu-propriétaire (chapitre 89). Un associé non-résident peut devoir désigner un représentant accrédité avant une vente ou une cession (chapitre 65). Avant une option pour l'IS, renégociez la lettre de mission, car le bilan d'ouverture et l'amortissement n'y figurent pas (chapitres 71 et 103).

Les erreurs fréquentes

ErreurConséquenceChapitres
Cession de parts par simple acte entre associés après le 27 juin 2026Nullité, refus d'enregistrement103, 117
Statuts modifiés non déposés après une cessionCession inopposable aux tiers97
Bénéficiaires effectifs non mis à jourMise en demeure, radiation d'office17
Demande adressée au SIP au lieu du SIEDélai perdu58, 59
Silence face à une proposition de rectificationAcceptation tacite70
Saisine du comité hors délaiForclusion132
Contrat d'assurance au nom de l'associéRefus ou retard d'indemnisation52
Partage avant paiement de l'impôtResponsabilité du liquidateur, majorations123, 124

Liste de contrôle

  • Le gérant et son suppléant sont connus de chaque interlocuteur de la société.
  • Le compte du guichet unique et l'espace professionnel de chaque société sont actifs.
  • Chaque modification statutaire est déclarée dans le mois.
  • Les bénéficiaires effectifs sont mis à jour dans les trente jours de chaque changement.
  • Les comptes des SARL et SAS sont déposés au greffe dans le délai.
  • Le SIE et le SIP compétents sont identifiés pour chaque déclaration.
  • La preuve de dépôt de toute option fiscale est archivée.
  • La lettre de mission de l'expert-comptable énumère sociétés, déclarations et missions exclues.
  • Une convention d'honoraires existe avec chaque avocat consulté.
  • Les devis du notaire séparent émoluments, honoraires, taxes et débours.
  • Toute cession de parts est confiée à un notaire, à un avocat qui contresigne ou à l'expert-comptable habilité.
  • Le seuil du commissaire aux comptes est vérifié chaque année pour les groupes.
  • Les courriers annuels d'information des cautions sont classés.
  • Les contrats d'assurance sont au nom de la société.
  • Le régime social du gérant rémunéré est confirmé par l'Urssaf.
  • La clause de médiation et le tribunal compétent sont connus avant tout conflit.
  • Les délais de réponse au contrôle et de saisine du comité sont notés dès réception.
  • Un rescrit est envisagé avant toute opération importante ou incertaine.
  • Le liquidateur provisionne les impôts avant toute répartition.

Voyez aussi le Guide du bailleur professionnel, Les interlocuteurs du loueur professionnel.